AbgeschautKommunen nutzen für Outsourcing Industrie-Know-how

Die Pfälzische Pensionsanstalt (ppa) in Bad Dürkheim, die für zahlreiche öffentliche Arbeitgeber in Rheinland-Pfalz personalwirtschaftliche Aufgaben übernimmt, hat die Abrechnungsprozesse an den Dienstleister BASF IT Services ausgelagert.

Gastbeitrag von Horst Dieter Kirchner, Ludwigshafen *

„Von der traditionsreichen Behörde zum modernen Dienstleister" – unter diesem Motto läuft bei der Pfälzischen Pensionsanstalt (ppa) in Bad Dürkheim bereits seit Ende 1998 ein umfassender Restrukturierungsprozess. Gegründet wurde sie im Jahr 1901 als freiwillige Versorgungskasse in der bayerischen Pfalz, die bei Dienstunfähigkeit ebenso einspringen sollte wie im Todesfall für die Hinterbliebenen. Im Laufe der Zeit kamen immer mehr Angebote hinzu – so zum Beispiel Versicherungen, Altersversorgung, Gehaltsabrechnungen und Beihilfeberechnungen.

Heute laufen jährlich rund 800.000 Gehaltsabrechnungen für mehr als 400 Arbeitgeber über die Entgeltberechnung des Dienstleisters. Insbesondere Kommunen, Sparkassen, Krankenhäuser und Non-Profit-Organisationen nutzen das Angebot, das neben der Berechnung und Auszahlung von Bezügen vor allem die Pflege der Stamm- und Basisdaten, die Erfüllung der gesetzlichen Abzugs-, Abführungs- und Nachweispflichten im Bereich von Steuern, Sozial- und Zusatzversicherung sowie die Abwicklung der Jahresabschlussarbeiten beinhaltet. Außerdem übernimmt die ppa den Vollzug der individuellen Inkassoverpflichtungen aus Forderungen, Abtretungen und Pfändungen sowie die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung.

Full-Service als externes Personalbüro

Dabei wählen die Kunden zwischen drei Grundvarianten, die jeweils individuell variiert und durch zusätzliche Dienstleistungen ergänzt werden können. Zur Dialogverarbeitung beispielsweise stellt die ppa ein komfortables IT-Verfahren auf ihrem Server dem Kunden zur Verfügung, damit dieser die Personalstammdaten direkt eingeben kann. Bei der Belegverarbeitung werden auf der Grundlage der Erfassungsbelege des Kunden alle abrechnungstechnischen Geschäftsvorfälle abgewickelt. Und schließlich bietet die ppa als „externes Personalbüro“ den Auftraggebern einen Full-Service. Mit Beginn des Jahres 2004 wurden zudem die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen, dass die Kommunen und kommunalen Einrichtungen der ppa auch die Festsetzung und Bearbeitung des Kindergelds übertragen können.

Jährlich bearbeitet das Unternehmen nach den jeweils gültigen landesrechtlichen Beihilfevorschriften etwa 50.000 Beihilfeanträge zu Krankheitskosten und Pflegeleistungen für öffentlich Bedienstete und Beihilfeberechtigte im Kirchendienst sowie Versorgungsempfänger. Im Service eingeschlossen ist ein eventuell erforderlicher Schriftwechsel zum Beispiel mit Gesundheitsämtern, Amts- oder Vertrauensärzten. Bei Rechtsstreitigkeiten erhalten die Arbeitgeber Unterstützung bei der Erstellung von Schriftsätzen. Dass sämtliche Anwender über aktuelle Entwicklungen im Beihilferecht unterrichtet werden, gehört zum Selbstverständnis des Dienstleisters.

Strategische Partnerschaft erweitert Angebot

Eine kürzlich vereinbarte Kooperation mit BASF IT Services verfolgt das Ziel, den ppa-Kunden aus dem öffentlichen Bereich – und hier vor allem den Personalämtern der Kommunen – ein neues, attraktives und maßgeschneidertes Dienstleistungspaket anbieten zu können. Neben einer Effizienzsteigerung soll damit vor allem eine neue Qualität im Service erreicht werden. Denn BASF IT Services bringt auf Grund seiner hohen IT- und HR-Kompetenz aus dem industriellen Sektor ideale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Partnerschaft mit.

Das Unternehmen der BASF-Gruppe zählt mit über 2.300 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 442 Millionen Euro im Jahr 2003 zu den europaweit führenden IT-Dienstleistern. Gleichzeitig ist BASF IT Services aber auch der größte Outsourcing-Anbieter in Rheinland-Pfalz und viele ppa-Kunden in den Kommunen kennen das Unternehmen aus der Arbeit für die BASF-Gruppe. Seit vielen Jahren leistet es entsprechende Services für die Gesellschaften des Chemiegiganten in Europa und zunehmend auch für externe Kunden. Jeden Monat werden beispielsweise für 100.000 Mitarbeiter und Pensionäre der BASF die Gehalts- und Rentenabrechnungen erstellt.

Der Kooperationsvertrag, der im April dieses Jahres unterzeichnet wurde, ist auf eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren ausgelegt. Er sieht vor, dass beide Partner auf Basis moderner Informationstechnologie eine umfassende Lösung für die Abrechnung der Geschäftsprozesse von Kunden im öffentlichen Dienst entwickeln. BASF IT Services stellt dafür das IT-System – bestehend aus einer SAP R/3 Plattform und entsprechenden Rechnerleistungen – bereit, wartet die komplette Anwendung und entwickelt sie gemeinsam mit der ppa weiter. Dabei wird das Know-how der ppa im Bereich der öffentlichen Verwaltung mit den Erfahrungen der Partners bei den IT-gestützten Human Resources Services kombiniert.

Neue Lösung für das Personalwesen im öffentlichen Dienst

Die Entscheidung für SAP R/3 als Basis für die gemeinsame Lösung liegt nicht nur in der Marktführerschaft dieser Standardsoftware begründet, sondern auch in den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten ihrer HR-Module. Und die gehen weit über das Thema Personalabrechnung hinaus. Aber auch die größere Transparenz für die Endkunden, die mit dieser Plattform möglich ist, spielte für die Entscheidung eine wichtige Rolle. So lassen sich damit auch so genannte Employee-Self-Services anbieten, die zu einer spürbaren Entlastung in den Personalabteilungen der Städte und Gemeinden führen. Denn damit können die Mitarbeiter beispielsweise künftig an jedem PC-Arbeitsplatz ihre Stammdaten selbst pflegen oder etwa ihre Urlaubsplanung vornehmen.

BASF IT Services hat bereits zahlreiche zusätzliche attraktive Sonderfunktionen auf Basis der HR-Module von SAP R/3 entwickelt; gemeinsam mit der ppa lassen sich nun noch stärker die Besonderheiten im öffentlichen Dienst – etwa beim Thema Besoldung – berücksichtigen. Die gemeinsame Lösung, die im Laufe des nächsten Jahres zur Verfügung stehen soll und die es in dieser Form bisher noch nicht am Markt gibt, könnte dann auch Kommunen außerhalb von Rheinland-Pfalz oder anderen Körperschaften angeboten werden.

Trend zum Business Process Outsourcing hält an

Während der Beginn der Outsourcing-Geschichte sehr infrastrukturlastig war und vor allem in der Auslagerung von Rechenzentrumsaufgaben bestand, wurden nach und nach auch die Applikationen als externalisierbar betrachtet. Business Process Outsourcing (BPO) stellt nun die ultimative Form der Auslagerung an externe Dienstleister dar, bei der Infrastruktur, Anwendungen und Prozessmanagement miteinander verschmelzen. Denn BPO bedeutet das Auslagern eines kompletten Geschäftsprozesses oder einzelner Teilprozesse und nicht nur des IT-Anteils.

Auf europäischer Ebene spielt vor allem Großbritannien eine deutliche Vorreiterrolle im BPO-Umfeld. Erklären lässt sich dies – so die Analysten des Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC) – durch die PFI (Public Financing Initiative). Die britische Regierung lagerte in den vergangenen Jahren auf Grund mangelnder Ressourcen viele Prozesse aus und ließ sie somit von externer Hand modernisieren. Verglichen mit Großbritannien steckt der deutsche BPO-Markt nach den Beobachtungen von PAC noch in den Kinderschuhen. Er ist weitgehend eher auf unkritische Processing-Leistungen beschränkt. Doch auch hier zu Lande beginnen Unternehmen und Behörden zunehmend „kritische“ Geschäftsprozesse (wie z. B. Personalwesen, Buchhaltung) auszulagern.

Die Anwender sind – so PAC – inzwischen „gereift“. Deshalb erwarten die Analysten eine Verdoppelung des deutschen Marktvolumens für BPO – von 1,8 Milliarden Euro in 2004 auf knapp 3,6 Milliarden Euro bis 2008. Dies entspricht einem durchschnittlichen jährlichen Wachstum von ca. 17 Prozent. Die Marktforscher der Gartner Group sind bei ihren Prognosen etwas vorsichtiger und erwarten in diesem Segment für Europa bis zum Jahr 2007 eine durchschnittliche jährliche Steigerungsrate von 6,8 Prozent auf ein Volumen von dann insgesamt 33 Milliarden Euro. Die Bereitschaft für die Auslagerung von transaktionsintensiven Aufgaben wie etwa die Gehaltsabrechnung – so die Analysten – nimmt jedoch weiter rasant zu und wird zunehmend auch auf Unternehmensprozesse wie Personalwesen, Finanzen, Buchhaltung und Beschaffung ausgedehnt. Auch für die öffentliche Verwaltung – so die Gartner Group – ist die komplette Auslagerung solcher Abläufe eine sinnvolle Alternative, um Kosten zu sparen und die Qualität zu verbessern.

Laut der PAC-Studie „Business Process Outsourcing Germany 2004“ erhoffen sich die Kunden vom Business Process Outsourcing vor allem erhebliche Kosteneinsparungen, die je nach Segment zwischen 25 bis 30 Prozent liegen können. Zum anderen werden eine engere Fokussierung auf die Kernkompetenzen sowie die Erhöhung der Flexibilität möglich. Zusätzlich bietet BPO Möglichkeiten zur Risikoverteilung, zur besseren Kostentransparenz und Planbarkeit, zu bilanziellem Engineering und so weiter.

* Horst Dieter Kirchner ist Director Sales bei BASF IT Services in Ludwigshafen

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