Abmahnung aussprechenWas Arbeitgeber beim Verfassen einer Abmahnung beachten müssen
Wer ständig zu spät kommt oder krankfeiert, verstößt gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten. Arbeitgeber haben dann das Recht, eine Abmahnung auszusprechen. Verbunden mit der nochmaligen Chance, das (vertragswidrige) Verhalten künftig abzustellen, stellt die Abmahnung die Vorstufe zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses dar. Will der Arbeitgeber aus verhaltensbedingten Gründen kündigen, muss im Vorfeld eine erfolglose Abmahnung wegen eines gleichartigen oder ähnlichen Pflichtverstoßes vorausgegangen sein.
Doch nicht jede Abmahnung ist wirksam und nicht jede Abmahnung berechtigt zu einer nachfolgenden ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung. Was muss beim Verfassen der Abmahnung beachtet werden?
Abmahnung
Bei einer Abmahnung handelt es sich um die formale Aufforderung einer Person an eine andere, ein bestimmtes Verhalten künftig zu unterlassen. Grundsätzlich sind Abmahnungen für jeden Bereich zivilrechtlicher Unterlassungsansprüche einsetzbar. Besondere Bedeutung erlangt dieses Instrument allerdings im Arbeitsrecht. Hier geht es darum, dem Arbeitnehmer unmissverständlich aufzeigen, dass der Arbeitgeber mit einem bestimmten Verhalten oder einer bestimmten Leistung des Arbeitnehmers nicht einverstanden ist.
Form
Die Abmahnung sollte schriftlich erfolgen. Zwar kann eine Abmahnung auch mündlich ausgesprochen werden, aus Beweisgründen empfiehlt sich aber generell die Schriftform. Wichtig dabei ist: Schreibfehler oder Zahlendreher in Bezug auf den abgemahnten Sachverhalt führen zur Unwirksamkeit der Abmahnung. Spricht der Arbeitgeber die Abmahnung mündlich aus, sollte sie dokumentiert und vom abgemahnten Mitarbeiter gegengezeichnet werden.
Frist
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber bei einer Abmahnung keine Frist beachten. Allerdings sollte der Arbeitgeber mit der Abmahnung nicht zu lange warten. Bleibt die Reaktion des Arbeitgebers lange aus, kann der Arbeitnehmer rechtlich gesehen davon ausgehen, dass das Fehlverhalten keine Konsequenzen nach sich zieht. Die spät ausgesprochene Abmahnung kann dann unwirksam werden.
Inhalt
Der Arbeitgeber sollte auf den korrekten Inhalt der Abmahnung achten. Wird die Abmahnung nämlich fehlerhaft oder unvollständig ausgesprochen, entfaltet sie rechtlich keine Wirkung. Dies kann Folgen für den Arbeitgeber haben, wenn sich etwa in einem nachfolgenden Kündigungsschutzprozess zeigt, dass die Abmahnung rechtlich gar keinen Bestand hatte
Außerdem sollte in der Abmahnung nur ein Abmahnungsgrund behandelt werden. In der Praxis neigen Vorgesetzte oft dazu, gleich mehrere Fehlverhalten am Stück abzumahnen, was häufig zur Unwirksamkeit der Abmahnung führt. Laut Rechtsprechung ist eine Abmahnung erst dann wirksam, wenn sie folgende Eigenschaften besitzt:
Dokumentationsfunktion
Der Arbeitgeber muss den konkreten Sachverhalt benennen, durch den der Arbeitnehmer gegen den Arbeitsvertrag verstoßen haben soll.
Hinweisfunktion
Der Arbeitgeber muss darauf hinweisen, dass er ein solches Fehlverhalten in Zukunft nicht dulden wird.
Warnfunktion
Der Arbeitgeber muss die konkrete Maßnahme (z.B. Kündigung) benennen, die er vornehmen wird, wenn der Arbeitnehmer nochmals das gleiche oder ein ähnliches Fehlverhalten an den Tag legen wird.
Wie sollte die Abmahnung formuliert sein? Das Fehlverhalten des Mitarbeiters sollte zeitlichen genau benannt werden.
Zeitliche Einordnung des Fehlverhaltens
„Am Montag, 06. Juli 2015, haben Sie Ihre Arbeit erst um 9.00 Uhr und damit 60 Minuten verspätet aufgenommen.“
Im Anschluss sollte konkret benannt werden, gegen welche Regelung der Arbeitnehmer verstoßen hat. Also zum Beispiel gegen einen bestimmten Paragrafen des Arbeitsvertrags. Außerdem sollte die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen erfolgen.
Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen
„Sollten Sie Ihr pflichtwidriges Verhalten wiederholen, behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte vor und können auch eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses nicht ausschließen.“
Grundsätzlich gilt: Spricht der Arbeitgeber wiederholt Abmahnungen aus, ohne tatsächlich die Kündigung folgen zu lassen, verliert die Abmahnung möglicherweise ihre Warnfunktion und wird somit entwertet.
Verhältnismäßigkeit
Der Arbeitgeber muss im Rahmen seiner Fürsorgepflicht auf das Wohl und die Interessen seiner Arbeitnehmer achten. Eine Abmahnung muss daher im Hinblick auf das gerügte Verhalten auch verhältnismäßig sein, denn schließlich wird mit einer Kündigung gedroht. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist eine Abmahnung dann nicht verhältnismäßig, wenn sie dem Arbeitnehmer unverhältnismäßig große Nachteile zufügt und wenn dem Arbeitgeber auch weniger schwerwiegende Maßnahmen möglich gewesen wären, die seinen Interessen ebenso gut Rechnung getragen hätten oder ihm zumindest zumutbar gewesen wären.
Eine Abmahnung ist deshalb unzulässig, wenn sie aus geringfügigem Anlass (Bagatelle) ausgesprochen wird. Ob es sich um eine solche handelt, muss im konkreten Einzelfall – meist erst vor Gericht – entschieden werden. Um eine Abmahnung aussprechen zu können, muss also ein gewichtiger arbeitsrechtlicher Verstoß vorliegen. Liegt kein gewichtiger Verstoß vor, so kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch belehren, ermahnen oder verwarnen.
Anhörung
Ein vorheriges Gespräch beziehungsweise eine Anhörung des Arbeitnehmers vor dem Ausspruch der Abmahnung ist rechtlich gesehen nicht notwendig. Dies ist nur im öffentlichen Dienst der Fall. Auch der Betriebsrat muss vor dem Ausspruch der Abmahnung weder gehört noch davon unterrichtet werden.