AbsageschreibenAbsagen richtig formulieren und besser verkraften

Absagen sind das leidige Thema sowohl für Bewerber als auch für Unternehmen. Bewerber dürfen sich nicht entmutigen lassen - Unternehmen dürfen nicht diskriminierend formulieren.

Oft ist von Jobsuchenden zu hören, dass sie von vielen Unternehmen entweder gar keine, schlecht formulierte oder wenig aussagekräftige Absagen erhalten. Dass solche Reaktionen den Bewerber nicht gerade motivieren, weiter am Ball zu bleiben und neue Bewerbungen zu verschicken, ist verständlich. Unternehmen können ihr Image schädigen, wenn sie ihre Bewerber mit Floskeln abspeisen oder sich überhaupt nicht melden. Diskriminierungen müssen sie auch unbedingt vermeiden. Das führt dazu, dass sie so wenig wie möglich Erklärungen abgeben, denn manche Bewerber suchen gerade zu nach persönlichen Angriffen in den Absagen, um dagegen zu klagen. Das bestätigt auch der Bewerbungsberater Gerhard Winkler:

„Absagen ist für ein Unternehmen immer eine rechtliche Gratwanderung, denn manche abgewiesene Bewerber versuchen mit allen Tricks, eine gefühlte Diskriminierung durchzusetzen.“

Das hat den Nachteil für die Bewerber, dass sie nicht erfahren, was sie das nächste Mal besser machen könnten, wenn sie eine Absage erhalten, in der nichts Konkretes steht.

Was bei Absagen gesetzlich zu beachten ist

Seit August 2006 ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Kraft. Dieses müssen Arbeitgeber bei der Formulierung von Absagen an Bewerber beachten. Das Gesetz soll Menschen vor Diskriminierung schützen.

Stichwort

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, auch Antidiskriminierungsgesetz genannt, trat 2006 in Kraft. Unternehmen sollen im Rahmen der Personalbewertung oder Personalauswahl sicherstellen, dass keine einzelne Person benachteiligt wird, wenn es um die Merkmale geht, die in § 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) benannt sind.

Demnach darf niemand benachteiligt werden „… aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität“. Mögliche Benachteiligungen sind zu verhindern oder zu beseitigen. Das betrifft insbesondere die Auswahl von internen oder externen Bewerberinnen oder Bewerbern auf eine freie Stelle.

Auch nett gemeinte Absagen können gegen das Gesetz verstoßen, weil die Aussagen negativ beziehungsweise diskriminierend ausgelegt werden können. Daher lautet der Rat von Experten oft, sich bei den Absagen auf das Nötigste zu beschränken. Winkler sagt.

„Jeder juristisch beratene Arbeitgeber wird heute keinen Grund für die Absage nennen und darauf verweisen, dass ein besser qualifizierter Bewerber eingestellt wurde. Zugleich wird er das gesamte Auswahlverfahren dokumentieren und die Bewerber-Unterlagen noch zwei Monate lang behalten. (Innerhalb von zwei Monaten nach einer Absage kann man dagegen klagen.)“

Hans Gottlob Rühle, Direktor des Arbeitsgerichts Marburg, gibt auf www.bewerbungsmappen.de Praxistipps rund um das Thema Bewerbung und Arbeitsrecht. Auch er schreibt dort, dass es jedem Arbeitgeber dringend zu empfehlen sei, in Absageschreiben möglichst alle diskriminierenden Bemerkungen zu unterlassen. Je neutraler die Absage sei, um so geringer sei die Gefahr einer Diskriminierung und Klage. Rein arbeitsplatz- und qualifikationsbezogene Argumente seien zwar rechtlich nicht zu beanstanden. Gleichwohl könne dadurch ein Bewerber auch tief verletzt sein. Verletzungen zu vermeiden, müsse grundsätzlich ein Anliegen der Arbeitgeberseite sein.

Wenn Sie als Arbeitgeber eine Klage wegen ihres Absageschreibens unbedingt vermeiden wollen, sollten Sie das beachten:

Teilen Sie in dem Schreiben kurz Ihr Bedauern mit, dass Sie den Bewerber nicht einstellen werden.
Begründen Sie ihre Entscheidung nicht.
Treffen Sie auch telefonisch keine Aussagen darüber, warum Sie sich für den Mitbewerber entschieden haben.

Es kann für das Unternehmen sehr kostspielig werden, wenn ein Bewerber sich aufgrund der Absage diskriminiert fühlt, dagegen klagt und Schadenersatz fordert.

AGG-Hopper suchen nach Absagen mit Diskriminierungen

AGG-Hopper bewerben sich bei Unternehmen pro forma mit dem Ziel, dass sie nach einer Ablehnung Entschädigungszahlungen und Schadenersatzansprüche aufgrund von diskriminierenden Äußerungen stellen können. Kaum war das Schutzgesetz gegen Diskriminierung 2006 in Kraft getreten, wurden die ersten Fälle des AGG-Hoppings bekannt. Mittlerweile ist jedoch etwas Ruhe eingekehrt, zum Vorteil für die Unternehmen. Abzocker, die das Gesetz als Geldquelle sehen, haben bei der Justiz regelmäßig schlechte Karten. Denn noch aus der Zeit vor Inkrafttreten des AGG gab es die Rechtsprechung, dass Kläger, die nicht ernst gemeinte Bewerbungen verschicken, kein Recht auf eine Zahlung haben. Trotzdem sollten sich Arbeitgeber vor AGG-Hopping schützen:

Hervorgehobene Diskriminierungsmerkmale in den Bewerbungsunterlagen sind ein erstes Anzeichen von AGG-Hopping. Achten Sie darauf.
In den Absagen sollten Sie nicht auf diese Merkmale eingehen.
Nennen Sie keinerlei Gründe für die Ablehnung.
Geben Sie kein Feedback am Telefon oder persönlich.
Bewahren Sie die Bewerbung zwei Monate lang auf, damit Sie die Ablehnung begründen können.

Bewerber sind frustriert

Selbst wenn Arbeitgeber gesetzeskonforme Absagen verschicken, sind Bewerber unzufrieden damit. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn eine Ablehnung ist und bleibt eine Ablehnung ohne Chance auf den Job. Bewerbungsexperte Winkler betont:

„An einer Absage stört die meisten Bewerber der Umstand, dass sie nicht genommen wurden. Ich bin Bewerbungsberater und impfe meinen Klienten ja kompetitives Denken ein. Sich dem Wettbewerb stellen bedeutet aber auch, dass man es akzeptiert, nur Rang zwei oder schlechter geschafft zu haben. Man muss es auch aushalten können, dass man wegen seines Gesichts oder der schlechten Tagesform nicht genommen wurde. Ich finde, man diskutiert in der Regel auch nicht nach einem verlorenen Spiel mit der Gegenseite, weshalb man es nicht geschafft hat. Man analysiert für sich oder mit seinem Trainer das Ganze.“

Damit diese Reflexion möglich ist, hätten Bewerber gerne auch ein qualifiziertes Feedback. Doch das bekommen sie kaum noch. Für viele steigert das die Unzufriedenheit.

Nette Formulierungen verbessern Arbeitgeberimage

Wer keine Standardformulierungen in Absageschreiben verwenden möchte, muss vorsichtig sein, damit er nicht gegen das AGG verstößt. Es gibt allerdings auch kreative Absageschreiben, die rechtlich nicht problematisch sind. Solche zu finden, ist nicht immer einfach. Personalabteilungen könnten dazu zum Beispiel die Marketing- und die Rechtsabteilung involvieren, um die Absageschreiben zu optimieren. Im Marketing sitzen kreative Köpfe, die neue Ideen für Formulierungen geben und die Juristen prüfen, ob dabei gegen Gesetze verstoßen wird. Das kommt dann im Endeffekt dem ganzen Unternehmen zugute, weil mit guten Absagen das Image nicht leidet und sich sogar verbessern kann.

Unternehmen heben sich von ihren Mitbewerbern ab, wenn sie sich bei der Formulierung der Absageschreiben mehr Mühe geben. Das Unternehmen tut damit nicht nur den Bewerbern, sondern auch sich selbst einen Gefallen – immerhin baut es damit ein positives Arbeitgeberimage auf. Und gefragte Talente bewerben sich lieber in Häusern, die für guten Ton und Umgang stehen.

Wie Sie als Bewerber besser mit Absagen umgehen

Eine Absage, in der ehrlich steht, warum es nicht geklappt hat, wird es wohl kaum noch geben, weil Arbeitgeber eine mögliche Klage auf jeden Fall verhindern möchten. Deshalb sind auch telefonische Nachfragen oft erfolglos. Trotz allem ist es für Bewerber aber wichtig, zu analysieren, warum eine Absage, anstatt des Jobangebots im Briefkasten liegt. Die Analyse müssen die Bewerber entweder für sich selbst machen oder einen professionellen Bewerbungs- oder Karriereberater beauftragen. Zuerst könnte aber die Selbstanalyse helfen. Hier ein paar mögliche Gründe für die Absage:

Schon die Stellenbeschreibung hat zu wenig oder gar nicht auf Ihre Qualifikation gepasst. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass es oft mehr bringt, sich auf weniger Stellen zu bewerben, die aber besser passen, als in wilden Aktionismus zu verfallen. Denn das hagelt dann meistens noch mehr Absagen, die frustrieren können.
Die Bewerbung ist zu spät angekommen und die Stelle ist schon besetzt.
Ihre Bewerbungsunterlagen weisen Mängel auf: zum Beispiel ist das Foto nicht ansprechend, es sind viele Fehler im Text, das Anschreiben ist zu lang und zu wenig originell, der Lebenslauf ist unschön formatiert, die Bewerbung per E-Mail ist mit zu vielen Anhängen versehen und so weiter.
Es gibt unter den vielen Bewerbern einen, der besser auf die Stelle passt.

Aus dem letztgenannten Grund können die Bewerber nicht viel für Ihre nächsten Bewerbungen lernen, außer dass sie schlicht und ergreifend damit leben müssen, dass es immer jemanden geben kann, der nach Ansicht des Arbeitgebers besser auf die Stelle und zu dem Unternehmen passt. Laut Gerhard Winkler müssen Bewerber nicht immer die Gründe einer Absage verstehen.

Tipp für Bewerber

So schwer es auch sein mag, lassen Sie sich nicht entmutigen! Nehmen Sie die Absage nicht persönlich. Bedenken Sie, dass die Person, die die Absage verfasst, Sie oft nicht kennt. Der Fehler liegt also nicht bei Ihnen, sondern ist zum Beispiel ein unglücklicher Zufall: Personaler haben ihre Präferenzen und diese können Sie nicht vorab kennen – entweder die Bewerbung gefällt oder eben nicht. Außerdem sind Stellen in vielen Fällen bereits intern vergeben, obwohl sie öffentlich ausgeschrieben wurde. Es ist teilweise sehr willkürlich, welcher Bewerber Erfolg hat. Lassen Sie sich nicht beirren und machen Sie weiter, irgendwann wird es klappen!

Bewerbungsexperte Winkler rät Bewerbern, sich möglichst von Anfang an persönlich ins Spiel zu bringen: „Bewerber sollten sich direkt mit dem Unternehmen in Kontakt setzen und die schriftliche Bewerbung als den zweiten Schritt ansehen. Sie sollten Fürsprecher, Agenten oder Mittler einschalten. Bei Sofortabsagen ist es sinnvoll, das eigene Kompetenzprofil zu prüfen und nach Defiziten abzuklopfen. Es ist besser, sich nur auf Offerten zu bewerben, wenn man die Anforderungen verstanden und wenn man gute Argumente hat.“

Für Winkler liegt der Hauptgrund für Absagen ganz eindeutig daran, dass sich die Bewerber auf die falschen Stellen bewerben. Deshalb sollten sie sich: „nur auf Jobs bewerben, für die sie eine reale Chance haben. Das klingt grausam, aber fehlende fachliche Eignung ist ein Hauptgrund für die Nichteinstellung. Für den fachlich geeigneten und psychisch stabilen Bewerber sind Absagen allenfalls Anlässe, das Vermarkterverhalten weiter zu entwickeln. Das Ziel ist ein Deal und irgendwann klappt bei jedem der Deal.“

Als Bewerber Jobangebote absagen

Es kommt hin und wieder auch vor, dass Unternehmen einem Bewerber eine Stelle anbieten und dieser dann kein Interesse mehr hat. Umgekehrt sollten auch Bewerber, die einem Unternehmen für eine Stelle absagen müssen, sich immer korrekt und freundlich verhalten. Wer weiß, was die Zukunft bringt, und ob sie nicht doch gerne einmal einen Job dort hätten.

Am besten wendet sich der Bewerber mit seiner Absage an den Ansprechpartner, den er aus der Personalabteilung kennt und mit dem er im Vorstellungsgespräch gesprochen hat. Eine ehrliche Absage, ohne dabei zu viel über den neuen Job zu verraten, ist am sinnvollsten, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Erwähnen sollte der absagende Bewerber auch, dass ihm die Entscheidung nicht leicht gefallen ist und er den Kontakt trotzdem aufrecht erhalten möchte, indem er sich beispielsweise meldet, wenn für ihn eine Stelle in dem Haus infrage kommen sollte.

Absagen anstatt bewerben

Der Satiriker Jürgen Sprenzinger hat den Spieß einmal umgedreht und sich auf Stellenanzeigen nicht beworben, sondern den Unternehmen gleich eine Absage darauf geschickt. In dem Buch „Sehr geehrter Herr Hornbach, um ein Haar hätte ich mich bei Ihnen beworben – Absagen auf unverlangte Stellenanzeigen“ hat er seine Absagen und die entsprechenden Reaktionen darauf veröffentlicht.

Ein Unternehmen zum Beispiel, das eine Empfangssekretärin suchte, erhielt ein Schreiben von dem Satiriker, in dem er auf die geschlechtsspezifische Diskriminierung hinweist: "Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich die Anzeige als gegenstandslos betrachte und mich nicht bei Ihnen bewerben kann. Der Hauptgrund ist: Ich bin keine Empfangssekretärin, sondern männlichen Geschlechts."

Oder auf eine Annonce einer Bäckerei, die einen Verkaufsleiter suchte, schrieb er Folgendes: "Vielen Dank für Ihre Stellenanzeige in meinem Exemplar der Augsburger Allgemeinen und das Vertrauen, das Sie damit meiner Person entgegengebracht haben. Leider konnte ich aufgrund der Vielzahl der Stellenanzeigen Ihre Stellenanzeige nicht berücksichtigen und muss daher von einer Bewerbung für eine Tätigkeit in Ihrem Haus absehen." Die Reaktionen der Personalabteilungen waren sehr unterschiedlich. Die einen antworteten gar nicht, andere ließen sich etwas Gewitztes einfallen.