Affe auf der SchulterSo vermeiden Sie die Rückdelegation von Aufgaben

Die Rückdelegation von Aufgaben an den Chef nennt man auch Monkey Business. Wie können Chefs diese Situation verhindern?

Warum leiden Führungskräfte oft unter Zeitmangel, während ihren Mitarbeitern die Arbeit ausgeht? Eine Antwort dafür kann in der Rückdelegation von Aufgaben liegen: Als Führungskraft haben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen, die dieser erledigen soll. Nach einer gewissen Zeit kommt er zu Ihnen und erklärt, dass er irgendwie nicht vorankommt. Darauf antworten Sie: „Ja, ich kümmere mich darum.“ Ein fataler Fehler, denn damit hat der Mitarbeiter die Aufgabe an Sie zurückdelegiert. In der Fachsprache wird dieses Spiel von Delegieren und Rückdelegation von Aufgaben als Monkey Business bezeichnet.

Monkey Business

Der Begriff Monkey Business wurde von den Managementberatern William Oncken und Donald L. Wass geprägt. Sie haben dieses Phänomen der Rückdelegation von Aufgaben an den eigenen Vorgesetzten als ein Kernproblem von Führungskräften erkannt.

Oncken und Wass verwenden dafür das Bild eines Affen: Bei einem Mitarbeiter, der eine Aufgabe erfüllen soll, sitzt ein Affe auf der Schulter. Mit diesem geht er zu seinem Chef, und der Affe springt auf dessen Schulter. Die Folge: Der Mitarbeiter hat sich seines Problems entledigt und nun hat es sein Chef. Passiert das mehrmals, kann das die komplette Arbeitszeit des Chefs auffressen.

Wie können Sie die Rückdelegation von Aufgaben an Sie als Führungskraft vermeiden?

Klare Trennung zwischen Mitarbeiter- und Führungsaufgaben

Als Führungskraft müssen Sie eine klare Grenze zwischen den operativen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter und Ihren eigenen Aufgaben ziehen. Können nur Sie die Entscheidung treffen, ist es eine Führungsaufgabe. Fehlen Ihnen dafür jedoch wichtige Informationen, ist es die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter, diese zu beschaffen. Als Regel gilt: Die Mitarbeiter warten nicht darauf, dass Sie als ihr Vorgesetzter etwas erledigen, sondern Sie warten auf Ihre Mitarbeiter!

Aufgaben klar und mit Terminzusage delegieren

Als Führungskraft, die diesen „Affen“ auf ihrer Schulter sitzen hat, sollten Sie versuchen, diesen schnellstmöglich wieder loszuwerden. Dies schaffen Sie, wenn Sie nur klare Aufgaben an die Mitarbeiter übertragen und delegieren. Erläutern Sie, worum es geht, warum es wichtig ist, was Sie erwarten, und was die Mitarbeiter für diese Aufgabe außerdem wissen sollten. Lassen Sie sich vom betroffenen Mitarbeiter bestätigen, dass er die Aufgabe verstanden hat und dass er sie erledigen wird – am besten mit Terminzusage.

Termin vereinbaren und kurzes Klärungsgespräch führen

Wenn der Mitarbeiter nicht mit dem Ergebnis zu Ihnen kommt, sondern meint, er komme mit der Aufgabe nicht voran und brauche Ihre Hilfe, dann sollten Sie einen Gesprächstermin anberaumen, bei dem das Problem des Mitarbeiters beleuchtet wird. Ein solches Gespräch sollte nicht länger als 5 bis 15 Minuten dauern.

In diesem Gespräch erklärt der Mitarbeiter seine Aufgabe. Es sollte klar werden, was seinem Stellenprofil und seiner Kompetenz entspricht und was Sie als Vorgesetzter von ihm erwarten. Klären Sie: Was genau ist das Problem? Was genau braucht der Mitarbeiter von Ihnen, um mit seiner Aufgabe weiterzukommen?“

Aus den Antworten können sich folgende Situationen und ihre Lösungen ergeben:

Die Aufgabe ist zu schwierig

Stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, die Aufgabe zu erledigen, dann sollte er sich dafür qualifizieren, oder er holt sich Unterstützung von einem erfahrenen Kollegen. Ist das nicht möglich, ist die Aufgabe für den Mitarbeiter endgültig erledigt. Dann muss der Vorgesetzte sie an einen anderen, kompetenteren Kollegen delegieren.

Der Mitarbeiter braucht Informationen

Der Mitarbeiter kommt nicht voran, weil er wichtige Informationen braucht. Sie erklären, dass er sich diese selbst beschaffen muss. Gegebenenfalls geben Sie ihm einen Tipp, wo er sich informieren kann.

Eine Entscheidung muss getroffen werden

Der Mitarbeiter kommt nicht weiter, weil zunächst eine Entscheidung getroffen werden muss, die er nicht selbst treffen kann. Sie bitten ihn, alle Informationen bereitzustellen, damit Sie entscheiden können. Danach muss der Mitarbeiter die Aufgabe entsprechend der Entscheidung weiterbearbeiten.

Oder: Der Mitarbeiter soll von sich aus eine Lösung vorschlagen und erläutern. Sie bewerten den Lösungsvorschlag und entscheiden, ob er so umgesetzt wird. Wenn ja, muss sich der Mitarbeiter wieder darum kümmern.

Der Mitarbeiter wünscht eine Rückmeldung zu seiner Arbeitsweise

Der Mitarbeiter erklärt, dass er sich unsicher ist, ob er die Aufgabe richtig anpackt und löst. Lassen Sie sich erklären, wie der Mitarbeiter vorgeht und versichern Sie ihm, dass er so auf dem richtigen Weg ist und er mit der Aufgabenbearbeitung fortfahren soll.

Im anderen Fall korrigieren Sie ihn und erklären, was er ändern soll. Anschließend bearbeitet er die Aufgabe entsprechend. Ist er nicht in der Lage, seine Arbeitsweise zu ändern, wird diese Arbeit beendet und der Mitarbeiter erhält eine neue Aufgabe.

Reflex des Helfen-Wollens überwinden

Wenn Sie Rückdelegation deshalb zulassen, weil Sie denken, Ihre Mitarbeiter hielten Sie sonst für nicht kompetent, nicht durchsetzungsfähig oder entscheidungsschwach, sollten Sie versuchen, dieses Denkmuster zu überwinden. Dabei handelt es sich um den Relfex des Helfen-Wollens: Wofür bin ich da, wenn ich meinem Mitarbeiter nicht helfen kann? Lernen Sie zu akzeptieren, dass es gerade kein Zeichen von Schwäche oder Inkompetenz ist, wenn sie von Ihren Mitarbeitern eine eigenständige Lösung eines Problems erwarten.

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