AllroundtalentDie moderne Sekretärin muss ein Computergenie sein - und vieles mehr

Die Sekretärin von heute muss ein echtes Allroundtalent sein. Immer wichtiger werden im Büroalltag exzellente Computerkenntnisse. Weiterhin muss die Sekretärin ein hohes Maß an Loyalität haben und verständnisvoll sein. Das reicht aber noch nicht aus: Als rechte Hand des Managers sollte sie auch über betriebswirtschaftliche Kenntnisse und mindestens eine Fremdsprache verfügen.

Dies zeigt eine bundesweit repräsentative Studie von TNS Emnid im Auftrag von Leitz. Loyalität steht für die Führungskräfte im heutigen Büroalltag an erster Stelle. Eine Sekretärin muss sogar fast eine Seelentrösterin sein, die dem Chef bei seinen Sorgen und Problemen immer zur Seite steht.

Im heutigen Büroalltag hat die Sekretärin Einblicke in geheime und wichtige Informationen, organisiert die Arbeitsabläufe und ist erste Ansprechpartnerin ihres Chefs auch in privaten Fragen.

„Das Berufsbild der Sekretärin ist viel komplexer geworden. Sehr wichtig sind neben der fachlichen Kompetenz nach wie vor die Soft Skills wie beispielsweise soziale Kompetenz sowie Zuverlässigkeit und Umsicht“,

sagt Viera Schleidt vom Verband European Management Assistants (EUMA). Im internationalen Berufsverband, der in 26 Ländern vertreten ist, sind nicht nur klassische Sekretärinnen vereinigt. Ein Großteil der Büroangestellten trägt mittlerweile Titel wie Office Manager, persönliche Assistenz oder Team Leader

87 Prozent der Manager mit Sekretärin zufrieden

Die Studie der Büroartikelmarke Leitz hat ergeben, dass 87 Prozent der Führungskräfte mit der eigenen Sekretärin zufrieden sind. Das sind hervorragende Noten, die Deutschlands Vorzimmerdamen von den Managern erhalten.

Ein zentrales Ergebnis der Leitz-Studie ist dabei der gestiegene Anspruch an die technischen Fähigkeiten. Die Sekretärin von heute muss geradezu ein Computergenie sein und den PC als wichtigstes Arbeitsgerät perfekt beherrschen. 90 Prozent der befragten Manager halten Computer- und Internetkenntnisse für unabdingbar. Fast alle Tätigkeiten im Büro laufen über den Bildschirm der Sekretärin – von der Korrespondenz über die Reisebuchung bis zur Abrechnung. Gerade in den Office-Programmen muss eine Sekretärin fit sein. Sie schreibt nicht nur Briefe, sondern pflegt Datenbanken, erstellt Grafiken und Präsentationen, recherchiert im Internet und aktualisiert manchmal sogar Websites. Wer hier nicht mithalten kann, hat schlechte Karten im Arbeitsalltag.

„Der Computer ist heutzutage der Mittelpunkt des Büros. Im digitalen Zeitalter verbringen Arbeitskräfte mindestens zwei Drittel ihrer Zeit vor dem Bildschirm. Als Sekretärin sollte man immer auf dem neuesten Stand sein, um mit der Entwicklung Schritt zu halten“,

so Dr. Wilhelm Bauer, Institutsdirektor am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO.

Kommunikation auch in fremden Sprachen

Die Leitz-Studie brachte einen weiteren interessanten Punkt zutage: Von jeder dritten Sekretärin (32 Prozent) werden inzwischen Fremdsprachenkenntnisse erwartet. Ob größere, mittelständische oder kleinere Unternehmen, die Globalisierung schreitet weiter voran und Englisch wird im Business-Alltag immer wichtiger. Obwohl nicht jedes Unternehmen international tätig ist, sind für Anrufe im Ausland oder einfache Korrespondenz Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil.

„Viele Stellenanzeigen zeigen, dass mindestens eine Fremdsprache heute zum gängigen Qualifikationsprofil einer Sekretärin gehört und oft sogar eine zweite Fremdsprache Voraussetzung ist“,

beschreibt Ard-Jen Spijkervet, Vice President Marketing Europe bei Esselte Leitz, die gestiegenen Anforderungen an die einstigen Vorzimmerdamen.

Grundsätzlich kommt es jedoch immer auf das individuelle Aufgabenfeld an. Je nach Unternehmen und Branche sind gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Französisch, Spanisch und inzwischen sogar Russisch oder Chinesisch sinnvoll. Spijkervet dazu:

„Eine Hauptaufgabe des Sekretariats ist Kommunikation. Wer hier mit Fremdsprachenkenntnissen punkten kann, hat es im Berufsalltag leichter.“

Klassische Sekretariatsaufgaben machen 50 Prozent aus

Die Studie von Leitz untersuchte auch weitere Arbeitsfelder der Sekretärinnen. Fast 50 Prozent der Zeit fällt in den Bereich der klassischen Sekretariatsaufgaben. Hierzu zählen:

  • Korrespondenz und Mailwechsel,
  • Telefon,
  • Ablage sowie
  • Reiseplanung.

Neben Organisation und Koordination (etwa 25 Prozent) werden aber 13 Prozent der Arbeitszeit durch Aufgaben in Anspruch genommen, die in Eigenregie ausgeführt werden.

Eine Sekretärin ist nicht mehr die Vorzimmerdame von einst, sondern die rechte Hand des Managers. Kein Wunder, dass eigenverantwortlichem Arbeiten im Sekretariatsalltag eine Schlüsselrolle zukommt.

Je höher die Position des Chefs, umso mehr gilt es, ihm den Rücken zu stärken und komplizierte Aufgaben selbst zu bewältigen. Eine Tendenz, die auch die Leitz-Studie belegt: So halten es 42 Prozent der befragten Manager heute für wichtig, dass ihre Sekretärinnen über betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen. Ein Indiz dafür, dass die Anforderungen an das Sekretariat inzwischen drastisch gestiegen.

Multitalente in Deutschlands Büros

Neben den Anforderungen an die heutigen Sekretärinnen wollte die Studie vor allem herausfinden, wie zufrieden die Führungskräfte Deutschlands mit ihren Mitarbeiterinnen im Office Management sind. Dabei vergaben die Manager gute Noten: rund drei Viertel der Sekretärinnen werden den hohen Ansprüchen ihrer Vorgesetzten gerecht und dürfen sich daher als wahre Multitalente bezeichnen.

Schließlich werden von der Chefetage nicht nur Fachkompetenz und Einfühlungsvermögen verlangt, daneben sind auch soziale Kompetenzen und ein souveränes Auftreten gefragt. 76 Prozent der Sekretärinnen scheinen einen ausgesprochen guten Draht zu ihren Vorgesetzten zu haben: Ihnen wird Verständnis für die Persönlichkeit des Chefs bescheinigt.

Auch in puncto Belastbarkeit müssen die Sekretärinnen einiges aushalten. Dieses Kriterium erfüllen die Goldstücke des Büros ebenfalls mit Bravour. 81 Prozent der Chefs haben keine Klagen und nur acht Prozent sind mit ihren engsten Mitarbeiterinnen nicht zufrieden.

Mangel an Eigeninitiative und Teamarbeit

Nachholbedarf gibt es noch in den Bereichen Eigeninitiative und Engagement sowie Teamarbeit. Mit jeweils 69 und 62 Prozent wurden diese Faktoren bei den persönlichen Sekretärinnen als am wenigsten erfüllt bewertet. Hier können sich die Mitarbeiterinnen vom Führungspersonal eine Scheibe abschneiden.

In einer zunehmend komplexen Arbeitswelt reichen Grundtugenden wie Disziplin und Fleiß nicht mehr aus. Wer selbst aktiv wird, mitdenkt und eigene Ideen entwickelt, dem eröffnen sich neue Handlungs- und Gestaltungsspielräume, auch im Sekretariat.

Zur Studie

Leitz hat im Oktober 2008 250 Manager der Top-Ebene und mittleren Chefetage von großen und mittelständischen Unternehmen befragt.

[po; Quelle: Esselte Leitz GmbH & Co. KG; Bild: Fotolia.com]

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