Angebote schreibenMit Proposal Management steigern Sie den Erfolg Ihrer Angebote

Sales Controlling ist gut, reicht allein aber nicht aus

In den meisten Vertriebsabteilungen werden die Anzahl von Leads, Opportunities, eingereichter Angebote und Abschlüsse gewissenhaft gemessen. Sie sind Teil von Zielvereinbarungen und elementarer Bestandteil von Sales Meetings. Auch dienen die Lead zu Angebot- und Angebot zu Abschluss-Raten oftmals als Kennzahlen für den Vertriebserfolg.

Diese zahlenmäßige Überprüfung des Vertrieberfolges hat sich als durchaus notwendig erwiesen, denn ohne regelmäßige Kontrolle, Zielvereinbarungen und Incentivierungen läuft es in den wenigsten Vertriebsteams nachhaltig gut. Gleichwohl hat sich dieser rein zahlengetriebene Ansatz über die Zeit hinweg als nicht hinreichend erwiesen. Die zahlenmäßige Auswertung, dem Sales Controlling allein, fehlt in vielen Aspekten die Aussagekraft hinsichtlich Ansatzpunkte für Optimierung. Die Auswertung wird zwar durch die persönlichen Berichte der einzelnen Vertriebsmitarbeiter ergänzt, ist aber immer subjektiv, oft getrieben von einer gewissen Rechtfertigung.

Proposal Management steigert die Qualität und den Erfolg von Angeboten

Dieser Entwicklung folgend setzen große, erfolgreiche Salesteams immer häufiger auf sogenannte Proposal Manager, deren ausschließliche Aufgabe es ist, das Vertriebsteam bei (großen) Deals zu unterstützen, die Angebotsqualität zu sichern und zum Erfolg zu führen. Ein weiterer Aspekt ihrer Arbeit ist es auch, dafür Sorge zu tragen, die Gesamtqualität im Angebotsprozess nachhaltig zu steigern.

Fokus hierbei liegt insbesondere bei der Angebotserstellung beziehungsweise der Qualitätssicherung der Angebote. Denn obwohl Termine und Verhandlungen oft lange geplant und vorbereitet sind, werden insbesondere Angebote oft nachlässig, oder zu schnell geschrieben und eingereicht. So leiden Aussagekraft, Formulierungen und die Anpassung an den Kunden. Die Folge: Die eher schlechten Angebote werden ausgesiebt und schaffen es nicht in die Verhandlungsphase zu kommen. Und das, obwohl Produkt als auch Preis in vielen Fällen passen würden. Die Angebotsqualität hinkt aber weit hinter der Produktqualität hinterher.

Ein Eigentor, dem die Proposal Manager vorbeugen. In Amerika gibt es diese Funktion schon länger, in Deutschland wird sie erst nach und nach populär. So wurde beispielsweise die deutsche Verbandsniederlassung der internationalen APMP (Association of Proposal Management Professionals) erst 2007 - 20 Jahre nach der internationalen Gründung - aktiv.

Angebotsstandards, eine kosteneffiziente Maßnahme

Für kleine Unternehmen und Teams ist ein eigenständiger Proposal Manager oftmals nicht finanzierbar. Auch in Firmen, die eine große Anzahl von Angeboten mit vergleichsweise kleinen Umsätzen erstellen, kann der sinnvolle und innovative Ansatz des Proposal Managers selten kosteneffizient umgesetzt werden. In solchen Fällen braucht es also eine andere Methode mit der gleichen Wirkung: Steigerung der Angebotsqualität und Sicherung des Angeboterfolges.

Eine mögliche Alternative zum expliziten Proposal Management ist, einmal Zeit und Aufmerksamkeit in die Angebotsqualität zu investieren und Angebotsstandards zu etablieren. Hierbei werden Themen wie:

1. Zielgruppe, Bedarfsanalyse, Nutzenargumentation,
2. Form, Inhalte, Sprache, Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit, sowie
3. den Prozess der Angebotserstellung, -Übergabe und -Qualitätssicherung

definiert und dann über das gesamte Vertriebsteam standardisiert eingeführt. Indem die Standards einmal ordentlich definiert werden, kann sichergestellt werden, dass die Gesamtqualität und auch die Effizienz in der Erstellung von Angeboten für das gesamte Team steigen.

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