AnordnungenSo bewegen Sie Ihre Mitarbeiter

Noch nie wurde zwischen Chefs und Angestellten so schnell kommuniziert wie heute. Aber auch effizient? Nehmen Sie einen hohen Mailverkehr, zahlreiche Rückfragen und zögernd anlaufende Projekte zum Anlass, die Wirksamkeit Ihrer Anweisungen zu erhöhen.

Das Wichtigste zuerst nennen

Jeder kennt dieses ärgerliche Gefühl: Man liest einen längeren Text oder hört dem Gesprächspartner am Telefon geduldig zu - und stellt erst ganz am Ende fest, dass man überhaupt nicht betroffen ist. Solche Effekte senken natürlich die Bereitschaft Ihrer Angestellten, längeren Ausführungen aufmerksam zu folgen. Ihre Maßnahme: Stellen Sie stets zu Beginn klar, wer gemeint ist und worum es geht. In einer E-Mail sollte daher zum Beispiel im Betreff stehen: „Abteilung Lager - Änderung der Lieferzeiten“ oder „Projektgruppe Intranet - Vorstellung des neuen Redaktionssystems“. Ein weiterer Vorteil: Sind Sie unsicher, wer von der Nachricht betroffen ist, können Sie trotzdem einen größeren Verteiler wählen.

Anordnungen klar formulieren

Gerade wenn Führungskräfte Widerstand befürchten, neigen sie dazu, Ihr Anliegen zu umschreiben. Dies führt häufig zu Missverständnissen in der Belegschaft, weil keiner einordnen kann, was die Neuerungen bedeuten. Ihre Maßnahme: Formulieren Sie deshalb Ihre Botschaft so klar wie möglich, auch wenn sie unangenehm ist: „Ab Juni fangen täglich drei Lagerarbeiter zwei Stunden später an und übernehmen dafür am Abend den neuen Spätdienst zwischen 18 und 20 Uhr.“ Um die Akzeptanz zu erhöhen, liefern Sie eine Begründung: „Durch die neuen Lieferzeiten soll der starke Abfertigungsdruck zwischen 16 und 18 Uhr vermindert werden.“

Weitere Schritte verdeutlichen

Wenn Mitarbeiter von einer Information zwar betroffen sind, aber nicht wissen, wie es weiter geht, passiert häufig zunächst einmal nichts. Ihre Maßnahme: Klären Sie auch den weiteren Ablauf. Im Beispiel der Lagerarbeiter wäre dies die Änderung des Einsatzplans: „Bitte melden Sie sich bis spätestens Ende dieser Woche bei unserem Lagerleiter, Herrn Müller, und tragen Sie sich für mindestens vier Tage im Monat für den Spätdienst ein.“ Befürchten Sie unerwünschte „Nebenwirkungen“, sprechen Sie diese an: „Durch die neue Regelung sollen keine zusätzlichen Überstunden entstehen“.

Hilfestellung geben

Wie reagieren Mitarbeiter, die mit Ihrer Anordnung nicht zurecht kommen? Selbstverständlich könnten sie bei Ihnen rückfragen, aber viele werden dies aus Angst, sich eine Blöße zu geben, nicht tun. Ihre Maßnahme: Nennen Sie deshalb Möglichkeiten, wo sich die Mitarbeiter Informationen holen können: zum Beispiel bei anderen Personen (hier etwa der Lagerleiter oder ein Mitarbeiter aus dem Personalbüro), aber auch in Aushängen, früheren Rundschreiben oder im Intranet.

Diese Grundsätze sollten Sie in der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern beachten:

Wahrheit: Die in Ihrer Kommunikation enthaltenen Informationen sollten sachlich korrekt sein.

Klarheit: Immer die Sache klar beim Namen nennen, Umschreibungen geben Betroffenen sonst Gelegenheit, Ihre Anweisungen misszuverstehen oder zu ignorieren.

Widerspruchsfreiheit: Alle Informationen und Anweisungen sollten nicht anderen Informationen und Anweisungen, die früher gegeben wurden, widersprechen.

Betroffenheit: Es muss immer klar werden, an wen genau sich die Botschaft richtet.

Aktionsverdeutlichung: Es muss klar werden, was als nächstes zu passieren hat.