Arbeit organisierenDokumente im Team gleichzeitig bearbeiten

Damit mehrere Bearbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, müssen alle Zugriff auf das Dokument haben. Mit Cloud-Diensten wie OneDrive von Microsoft oder GoogleDrive ist das möglich. In Office 2016 ist OneDrive voll integriert und wird bei allen Office-Programmen als Standardspeicherort angeboten. Auch bei GoogleDocs werden Dokumente standardmäßig auf dem Cloud-Speicher GoogleDrive abgelegt.

Die Vorgehensweise bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten ist fast identisch: Ist ein Dokument auf OneDrive oder GoogleDrive gespeichert, kann es über eine Freigabe-Option anderen Nutzern zugänglich gemacht werden. Bei der Freigabe kann festgelegt werden, ob das Dokument nur eingesehen oder auch bearbeitet werden kann. Bei Microsoft Office können auch nur bestimmte Passagen eines Dokuments zur Bearbeitung freigegeben werden.

Die Bearbeiter des Dokuments müssen lediglich mit einem Internet-Zugang und einem E-Mail-Konto ausgestattet sein, um das Dokument bearbeiten zu können. Das notwendige Programm wird online zur Verfügung gestellt. Die Online-Versionen von Word, Excel und PowerPoint sind genauso wie GoogleDocs kostenlos. Bearbeiter müssen weder bei Microsoft noch bei Google ein eigenes Konto haben, um das Dokument bearbeiten zu können.

Ist das Dokument freigegeben, erhält jeder Bearbeiter eine E-Mail mit einer Benachrichtigung über die Freigabe und einen Link, der den direkten Zugriff auf das Dokument ermöglicht. Das Dokument wird dann im Browser-Fenster angezeigt und kann online bearbeitet werden. Microsoft-Office-Nutzer können das Dokument auch mit der lokalen Office-Version bearbeiten.

Sämtliche Bearbeitungen werden allen anderen Bearbeitern im Online-Dokument in Echtzeit angezeigt. Dabei wird protokolliert, wer welche Änderungen vornimmt, so dass die Historie des Dokuments sichtbar gemacht werden kann. Je nach Office- beziehungsweise GoogleDocs-Version können die Bearbeiter während der Bearbeitung auch per Chat oder Video-Chat miteinander kommunizieren.

Die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist grundsätzlich mit allen aktuellen Office-Versionen und mit den kostenlosen GoogleDocs möglich. Den vollen Funktionsumfang mit unbegrenztem Speicherplatz, Video-Chats und zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen gibt es aber erst in den entsprechenden Business-Versionen.

Wenn es um das gleichzeitige gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten geht, müssen aber nicht zwangsläufig Office-Programme eingesetzt werden. Die gemeinsame Dokumentbearbeitung ist auch in viele Video-Chat- und Online-Konferenzsysteme, wie zum Beispiel Skype und TeamViewer integriert, die in der Grundversion ebenfalls kostenlos genutzt werden können. Der volle Funktionsumfang steht dabei aber auch erst in den kostenpflichtigen Versionen zur Verfügung, wie etwa bei Skype for Business.