SteuerrechtArbeitskleidung absetzen – von Wäsche bis Anschaffung

Ob in der Gastronomie, beim Bäcker oder im Handwerk – in vielen Branchen tragen Mitarbeitende Arbeitskleidung. Wie kann man die Kosten für Anschaffung und Pflege der Kleidung steuerlich geltend machen? Die folgenden Regeln sollten Sie beachten, um Steuern zu sparen.

Arbeitskleidung ist ein Überbegriff. Er umfasst die Kategorien

• Berufskleidung,
• Dienstkleidung und
• Schutzkleidung.

Berufskleidung wird von den Mitarbeitenden angeschafft – sofern nicht anders vereinbart. Sie ist zweckmäßig und auf die Bedingungen am Arbeitsplatz sowie auf die Tätigkeit abgestimmt. Zur Berufskleidung gehören zum Beispiel:

• der Hosenanzug einer Büroangestellten mit direktem Kundenkontakt
• Anzughose und Hemd eines Außendienstmitarbeiters
• die schwarze Bluse, schwarzes Hemd und schwarze Hose des Verkaufspersonals im Einzelhandel

Viele Unternehmen stellen den Angestellten frei, welche Kleidung sie während der Arbeitszeit tragen.

Die Dienstkleidung wird vom Arbeitgeber vorgeschrieben. Sie muss während der Arbeit getragen werden, um das Unternehmen, eine bestimmte Rolle oder Aufgabe nach außen sichtbar zu machen. Typisches Beispiel ist die Uniform der Polizei.

Zur Schutzkleidung gehören alle Kleidungsstücke, die explizit vor Gefahren schützen. Dazu zählen etwa:

• Schnittschutzkleidung
• Strahlenschutzkleidung
• Frostbekleidung

Bezahlen muss die Arbeitskleidung entweder der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber. Wer die Kleidung angeschafft hat, kann die Kosten mit der nächsten Steuererklärung geltend machen.

Im Allgemeinen beschafft der Arbeitgeber die Dienstkleidung. Deshalb gehört sie ihm auch und muss von den Arbeitnehmern auf Verlangen zurückgegeben werden.

Generell muss der Arbeitgeber für die Anschaffung der Arbeitskleidung aufkommen, wenn es sich um Schutzkleidung handelt.

Wie häufig und in welcher Höhe der Arbeitgeber die Kosten für Berufskleidung übernimmt, regeln die Vertragspartner schriftlich:

• im Arbeitsvertrag
• im Tarifvertrag (sofern vorhanden)
• in der Betriebsvereinbarung

Gibt es eine Betriebsvereinbarung, bestimmt der Betriebsrat laut § 87 Abs. 1 BetrVG mit.

Mitarbeitende müssen für die Kleidung selbst aufkommen, wenn es sich um Kleidung ohne besondere Kennzeichnung handelt.

Beispiel: Mitarbeitende bezahlen Berufskleidung

Legt die Belegschaft im Büro Wert auf schicke Kleidung, kommt der oder die Einzelne für die Kosten auf. Natürlich stärkt es die Corporate Identity, wenn zum Beispiel alle Büroangestellten weiße Blusen oder Hemden und schwarze oder beige Stoffhosen tragen.

Aber: Dass der Arbeitgeber durch eine positive Außenwirkung vom einheitlichen, eleganten Kleidungsstil der Mitarbeitenden profitiert, spielt bei der Frage nach der Kostenübernahme keine Rolle.

Manchmal kann nicht klar zwischen privater Kleidung und Berufskleidung unterschieden werden. Handelt es sich um Arbeitskittel, Sicherheitsschuhe oder spezielle Helme, geht der Gesetzgeber von der rein beruflichen Nutzung aus.

Der Fiskus sieht auch ein, dass Bestatter einen schwarzen Anzug speziell zum Arbeiten benötigen. Bei weißen Blusen und schwarzen Anzughosen für Mitarbeitende im Büro sieht das anders aus – wie oben beschrieben.

Beispiel 1: Berufskleidung im Handwerk

Absetzbar ist Berufskleidung dann, wenn das Logo des Arbeitgebers sichtbar aufgedruckt oder aufgenäht ist. Das trifft auf viele Handwerksbetriebe zu: Der Name des Betriebs steht zum Beispiel groß auf der Rückseite des T-Shirts oder Polohemds.

Beispiel 2: Berufskleidung im Einzelhandel

Im Einzelhandel ist es üblich, dass das Logo etwa sichtbar im Brustbereich des Poloshirts angebracht wird. Dann handelt es sich um Berufskleidung, für welche der Arbeitgeber aufkommt. Dieser kann die Kosten absetzen.

Als Berufskleidung lässt der Fiskus unter anderem gelten:

• Sportkleidung für Sportlehrerinnen und Sportlehrer
• Soutanen und andere besondere Gewänder für Geistliche
• Anzüge und Kostüme für (einige) Mitarbeitende von Fluggesellschaften

Handelt es sich eindeutig um Arbeitskleidung, werden die Kosten geltend gemacht als

• Betriebsausgabe oder
• in Form von Werbungskosten (§ 9 EStG Werbungskosten).

Der Fiskus schließt aus:

• Brillen
• Unterwäsche
• Schmuck
• sonstige Accessoires, die nicht der Sicherheit dienen

Wer etwa beim Juwelier arbeitet, kann die Anschaffungskosten für eine Uhr nicht geltend machen, nur weil er sie beim Arbeiten trägt. Das gilt unabhängig von der Bitte des Arbeitgebers, die Mitarbeitenden mögen sich elegant kleiden und Schmuck tragen.

Bringen Arbeitgeber oder Mitarbeitende die Arbeitskleidung zur Reinigung, dürfen die Reinigungskosten abgesetzt werden. Die Belege werden aufbewahrt und auf Anforderung beim Finanzamt eingereicht.

Reinigt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter die Arbeitskleidung zu Hause, sind auch diese Kosten steuerlich relevant. Berücksichtigt werden:

• Stromkosten
• Wasserkosten
• Kosten für das Waschmittel
• die Abnutzung der Waschmaschine

Waschkosten für Arbeitskleidung berechnen

Die Kosten pro Waschgang variieren – je nachdem, ob es sich um 60-Grad-Wäsche, Kochwäsche oder Feinwäsche handelt. Derzeit (Stand 2022) belaufen sich die Kosten laut dem Verbraucherzentrale Bundesverband im 1-Personen Haushalt auf:

• 0,77 EUR pro Waschgang für Kochwäsche
• 0,76 EUR pro Waschgang für den 60-Grad-Waschgang
• 0,88 EUR pro Waschgang von Pflegeleichtwäsche

Die Kosten beziehen sich jeweils auf 1 Kilogramm Wäsche.

Gut zu wissen: Die Anschaffungskosten für die Waschmaschine werden über einen Zeitraum von zehn Jahren abgeschrieben.