ArbeitsorganisationZwölf Tipps, wie Sie effizienter arbeiten

Jeden Tag bemühen Sie sich darum, die Gewinne Ihres Unternehmens zu steigern und die Kosten zu senken. Aber was ist mit Ihnen selbst? Setzen Sie Ihre Arbeitskraft optimal ein? Versuchen Sie, ob Sie sich mit diesen zwölf Tipps verbessern können.

1. Fangen Sie jeden Tag effizient an

In vielen Fällen werden Sie sich für Ihre Arbeitstage mehr vorgenommen haben, als Sie dann wirklich bewältigen konnten. Nehmen Sie vor dem Feierabend kurz Zeit, notieren Sie die unerledigten Aufgaben und strukturieren Sie sie: Mit denen, die überschaubar sind und die sich ohne Kommunikation mit anderen erledigen lassen, beginnen Sie den nächsten Arbeitstag. Dann delegieren Sie alle Aufgaben, wo das möglich und sinnvoll ist. Auf diese Weise beginnen Sie jeden Tag mit einer Fülle an erledigten Aufgaben, und zwar bevor wieder neue Anforderungen Ihren Arbeitsrhythmus unterbrechen.

2. Seien Sie pünktlich

Als Chef sollten Sie Ihren Mitarbeitern eigentlich ein Vorbild an Pünktlichkeit sein. Damit Ihnen das auch gelingt, sollten Sie 50 Prozent Ihrer Zeit für unvorhergesehene Termine und Anrufe blockieren. Dadurch kommen Sie nicht in Versuchung, zu viele Verabredungen zu treffen. Legen Sie Termine möglichst gleich Morgens, dann ist die Gefahr, dass andere Arbeiten Sie am pünktlichen Erscheinen hindern, nicht so groß. Pufferzeiten zwischen Terminen helfen, dass sich eine einzelne Zeitüberschreitung nicht gleich auf alle Termine am Tag auswirkt.

3. Nutzen Sie das Telefon

Das Telefon ist als direktes Kommunikationsinstrument besonders nützlich, weil man damit Vorgänge nachhaltig besprechen und dann endgültig abschließen kann. Suchen Sie deshalb bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel ohne Aufschub (zum Beispiel eine Anweisung zu geben oder eine Entscheidung zu treffen) zu erreichen.

4. Optimieren Sie Ihre E-Mail-Kommunikation

Viele Chefs nutzen einen der Hauptvorteile von E-Mails nicht: Man ist im Gegensatz zu Telefonanrufen nicht gezwungen, sie sofort zu bearbeiten. Gewöhnen Sie es sich deshalb an, Ihre E-Mails nicht mehr als drei- oder vier mal am Tag abzurufen. Dadurch vermeiden Sie es, dass Sie ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen werden. Auch Ihre Mitarbeiter erziehen Sie dadurch, dass dringende Angelegenheiten nicht mehr über E-Mail geschickt, sondern gleich telefonisch oder persönlich vorgebracht werden.

5. Setzen Sie Ideen um

Gehören Sie auch zu jenem Chef-Typ, der jeden Tag gute Ideen hat, sie aber häufig nicht umsetzen kann? Dann sollten Sie für einen Automatismus sorgen: Führen Sie ständig Papier und Kugelschreiber mit sich und notieren Sie sich jede Idee, die Ihnen spontan kommt. Ihre Assistenz soll dann vor jeder Mitarbeiterbesprechung Ihre Ideen in Reinschrift bringen und diese dann vortragen. Scheinen diese nach einer Diskussion verfolgungswürdig, übernimmt ein Mitarbeiter die Umsetzung. Die Assistenz hakt dann in regelmäßigen Abständen nach, was daraus geworden ist. Auf diese Weise verhindern Sie, dass gute Ansätze im Sande verlaufen.

6. Erstellen Sie ein Experten-Netzwerk

Die Unternehmenswelt wird immer komplizierter, und die Fallstricke (zum Beispiel im Arbeitsrecht) immer vielfältiger. Auch wenn Sie sich selbst auf dem laufenden halten, können Sie nicht alles wissen. Entwickeln Sie deshalb systematisch (und nicht zufällig) ein Expertennetzwerk: Schreiben Sie sich eine Liste mit Themen (IT, Arbeitsrecht, Vertragsrecht, Personalbeschaffung, etc.) und notieren Sie sich die Experten, die Sie schon kennen. Versuchen Sie dann nach und nach, die bestehenden Lücken zu füllen und damit für jede schwierige Situation einen kompetenten Ansprechpartner zu haben.

7. Betriebsrat: Kooperation spart Zeit

Streit in der Sache ist gut und kann effizient sein. Streit wegen atmosphärischer Störungen ist einfach nur Zeitvergeudung. So gibt es zum Beispiel Firmen, in denen die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat reibungslos und partnerschaftlich läuft, und andere, in denen bei jeder betrieblichen Maßnahme die Anwälte eingeschaltet werden. Streben Sie nach Möglichkeit eine kooperative Zusammenarbeit an. Informieren Sie die Betriebsräte deshalb frühzeitig über geplante Neuerungen und suchen Sie regelmäßig das Gespräch. Wenn sich Betriebsräte ernstgenommen fühlen, dämpft dies die Streitlust meist wehr wirksam.

8. Reisezeit, Arbeitszeit

Zeit ist für Sie stets ein knappes Gut. Sparen Sie deshalb, wo Sie können. So sollten Sie überlegen, ob Sie Reisen nicht durch Video- oder Telefonkonferenzen ersetzen können. Das geht durch Dienstleister wie zum Beispiel die Deutsche Telekom völlig ohne eigene Technik, so dass keine Anschaffungskosten anfallen. Versuchen Sie auch, so zu reisen, dass Sie während dessen arbeiten können, zum Beispiel bei Zugfahrten oder mit einem Chauffeur. Nehmen Sie sich auch grundsätzlich etwas zu Arbeiten mit, wenn Sie unterwegs sind - so können Sie unvorhergesehene Pausen besser nutzen.

9. Lassen Sie kein Schreibtischchaos zu

Die Zeit, verlegte Unterlagen und Notizen zu suchen, sollten Sie sich sparen. Führen Sie als erste Regel ein, dass niemand mehr einfach etwas auf Ihrem Schreibtisch ablegen darf - es muss persönlich an Sie übergeben werden, damit Sie auch wissen, was sich in Mappen und Papierstapeln befindet. Als zweite Regel räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf - das sind meist nur wenige Minuten pro Tag, erspart Ihnen aber deutlich mehr Suchezeit während des nächsten Arbeitstages.

10. Entscheiden Sie sofort

Aufgeschobene Entscheidungen werden oft gar nicht mehr getroffen, und die Sache erledigt sich - nicht selten zum Schaden Ihres Unternehmens - von selbst. Treffen Sie deshalb bei jedem Problem eine Entscheidung. Entweder in der Sache, in dem Sie sofort eine abschließende Entscheidung fällen. Oder aber in der Vorgehensweise: „Dafür benötigen wir noch die Lieferscheine aus der Buchhaltung. Besorgen Sie diese und sprechen Sie mich heute Nachmittag darauf an, dann kann ich das entscheiden.“

11. Beenden Sie das Hamsterrad

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die gleichen Probleme immer wieder auftreten? Dann sollten Sie das „Rad“ nicht immer wieder neu erfinden, sondern die gefundenen Lösungen oder die Lösungswege dokumentieren. Im einfachsten Fall führen Sie eine Datei oder einen Aktenordner, in dem Sie notwendige Informationen nachvollziehbar ablegen. Gewöhnen Sie sich auch als Arbeitsschritt an, zu überlegen, wie man eine gefundene Lösung (zum Beispiel der Einsatz eines Personalberaters, die Schaltung einer Werbeanzeige oder das Buchen eines Hotels über ein Internetangebot) für spätere Gelegenheiten nutzbar halten kann.

12. Lassen Sie sich helfen

Jede Arbeit, die nicht Sie selbst tun müssen, sollten Sie delegieren. Denn da Ihre Kapazitäten naturgemäß beschränkt sind, ist Ihre Wirkung als Chef begrenzt, wenn Sie alles selbst machen. Wenn Sie es aber schaffen, dass die Dinge auch dann erledigt werden, wenn nicht alles über Ihren Schreibtisch läuft, können Sie weit mehr leisten als jene, die als Einzelkämpfer arbeiten.

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