ArbeitszeitSünden im Zeitmanagement verursachen hohe Kosten

Führungskräfte bekommen im Schnitt rund 30.000 E-Mails pro Jahr. Eine Studie zum Thema Verschwendung von Arbeitszeit in Unternehmen.

Im Top-Management werden jedes Jahr Tausende Stunden an Arbeitszeit vergeudet. Der Grund: Besprechungen nehmen immer mehr zu, zugleich müssen immer mehr E-Mails bearbeitet werden. Dies sind Ergebnisse der Studie „Managing Your Scarcest Resource“ der Managementberatung Bain & Company, in der das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht wurde. Hinzu kommt: Die vertane Zeit bringt enorme Kosten mit sich, weil die Arbeitszeit vom Top-Management nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen.

Führungskräfte erhalten rund 120 E-Mails am Tag

Den Studienergebnissen zufolge verschwenden Unternehmen Zeit wie keine andere Ressource. Die wenigsten Firmen haben Strukturen, mit denen sich quantifizieren lässt, womit das Top-Management und die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Laut der Studie erhalten Führungskräfte heute durchschnittlich rund 30.000 E-Mails pro Jahr. Bei durchschnittlich 250 Arbeitstagen pro Jahr wären dies rund 120 E-Mails pro Tag. In den 1970er-Jahren mussten sie sich gerade einmal mit rund 1.000 Anfragen und Mitteilungen befassen, wie Bain mitteilt. Sollte sich diese Entwicklung fortsetzen, würden Top-Manager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden.

Zum Teil gehen rund 7.000 Stunden pro Jahr für Meetings drauf

Darüber hinaus verbringt die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – ein Wert, der seit 2008 stetig steigt. Die Sitzungen des Top-Managements summieren sich laut Bain-Studie zum Teil auf zirka 7.000 Stunden pro Jahr. Würden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzu addiert, fielen insgesamt rund 300.000 Stunden an. Zudem halten sich Führungskräfte durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Dabei finden laut Bain-Studie viele Meetings häufig nur aus reiner Gewohnheit statt.

Ein weiteres Ergebnis: Kontraproduktives Konferenzverhalten nimmt zu. Beginnt eine Sitzung nur fünf Minuten zu spät, entspricht dies etwa acht Prozent der Kosten, die für dieses Meeting anfallen. In einem der untersuchten Unternehmen hätten 20 Prozent der Konferenzteilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt.

Vor allem in großen Unternehmen wird Zeit verschwendet

Speziell in Konzernen, so die Studie weiter, hat die Verschwendung von Arbeitszeit durch Besprechungen und E-Mails seine Ursache in der Unternehmenskultur, ist aber auch systemisch bedingt. So prägten sich im Zeitverlauf in großen Organisationen komplexe Mechanismen aus, die einer ständigen „Wartung“ bedürften, um reibungslos zu funktionieren. Die dadurch entstehenden Prozesse bindeten intern Ressourcen und verringerten das Zeitkontingent, das für Kundendienst und Kundenpflege benötigt wird.

Die meisten Zeitmanagementsysteme seien auf einzelne Handlungen fokussiert, erklären die Studienautoren. Sie würden Mitarbeitern beispielsweise empfehlen, Besprechungen sinnvoll auszuwählen und E-Mails auf das Notwendigste zu beschränken. Doch viele Unternehmenskulturen funktionierten heute anders. Wer E-Mails oder Einladungen zu Besprechungen ignoriert beziehungsweise nicht zeitnah beantwortet, riskiere es, Kollegen und Vorgesetzte zu verärgern. Nur innovative Unternehmen würden eine Kultur pflegen, in der Zeit als ebenso knappe Ressource betrachtet wird wie Kapital – und in die auch ebenso umsichtig investiert wird.

Quelle: Bain & Company

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