AufgabendelegationWas Sie beachten sollten, bevor Sie eine Aufgabe delegieren

Mach mal! So einfach sollten es sich Führungskräfte nicht machen, wenn sie eine Aufgabe an Mitarbeiter delegieren. Fünf Fragen zur Aufgabendelegation können helfen.

Erfolgreiches Delegieren erfordert einen klaren Delegationsauftrag. Um diesen herauszuarbeiten, sollten Sie als Führungskraft die folgenden fünf Fragen beantworten.

Welche Aufgabe wollen Sie delegieren?

Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll. Klären Sie, welche Aufgabe Sie delegieren. Generell sollten Sie zwischen einmalig und wiederholt anfallenden Aufgaben unterscheiden. Da Delegieren zunächst einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt sich Delegieren vor allem bei wiederholt anfallenden Aufgaben.

Wer soll die Aufgaben übernehmen?

Legen Sie fest, wer die Aufgabe übernehmen soll. Klären Sie, welche Anforderungen mit der Aufgabe verbunden sind und welche Qualifikationen sie erfordert. Überlegen Sie dann, wer aus Ihrem Team die oder der Richtige für die Aufgabe sein kann. Klären Sie Ihre Motivation für die Übertragung der Aufgabe, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Warum möchten Sie gerade diese Person mit der Aufgabe betrauen?
  • Spielen neben fachlichen auch soziale Aspekte eine Rolle?
  • Was halten Sie von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter?
  • Welche Erfahrungen haben Sie mit der Person gemacht und was genau erwarten Sie jetzt?

Wie soll die Aufgabe erledigt werden?

Legen Sie fest, welche Befugnisse Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter erhält, welche Vorgaben die Person einhalten muss und wie oft Zwischengespräche stattfinden sollen. Erklären Sie der Person die Aufgabe und das damit verfolgte Ziel. Wenn Sie selbst konkrete Erwartungen und Vorstellungen haben, sollten Sie diese einbringen.

Fragen Sie nach den Ideen und Vorstellungen Ihrer Mitarbeiterin oder Ihres Mitarbeiters: Wie möchten Sie vorgehen? Denkt die Person in die gleiche Richtung wie Sie? Hören Sie ihr zu, um ihr Vertrauen zu gewinnen und ihre Vorstellungen kennenzulernen. Bestätigen Sie die Person, aber bringen Sie durch geschicktes Fragen auch Ihre eigenen Ideen ein.

Definieren Sie schließlich den Spielraum, den Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter beim Erledigen der Aufgabe erhält: Welche fachliche Verantwortung und welche Befugnisse erhält die Person? Legen Sie fest, wann Feedbacks oder Zwischengespräche stattfinden sollen.

Womit soll die Aufgabe erledigt werden?

Legen Sie die Ressourcen fest, die Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter für die Aufgabe benötigt. Überlegen Sie gemeinsam mit der Person, welche Hilfsmittel oder auch Unterlagen für die Umsetzung notwendig sind.

Wann soll die Aufgabe fertiggestellt sein?

Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Besprechen Sie den Zeitplan und bestimmen Sie den Endtermin sowie gegebenenfalls Termine für Zwischengespräche.

Freiraum bei der Aufgabenerfüllung lassen

Aus den Ergebnissen dieser Fragen können Sie nun den Delegationsauftrag formulieren und die Aufgabe übergeben. Während der Umsetzung sollten Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Freiraum gewähren, jedenfalls solange sie sich an die im Auftrag definierten Spielregeln halten. Erlauben Sie es also, wenn die Beschäftigten anders vorgehen als Sie es tun würden. Vielleicht kommen sie ja sogar zu einem besseren Ergebnis?

Reagieren Sie aber sofort und greifen Sie korrigierend ein, wenn im Feedbackgespräch deutlich wird, dass die Dinge in eine falsche Richtung laufen. Vermeiden Sie dabei direktive, demotivierende Vorgaben und versuchen Sie stattdessen, durch Fragen zu steuern. Beispiel: „Das ist prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie schon überlegt, dass …?“ Oder: „Darf ich aus meiner Erfahrung dazu etwas sagen?“

Verstehen Sie sich als Mentor, als erfahrene Ratgeberin, als eine Person, die ihr Gegenüber durch geschickte Fragen auf den richtigen Weg führt.

Dazu im Management-Handbuch

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