AufgabenplanungTo-do-Listen professionell erstellen und nutzen

Vielleicht kennen Sie das: Obwohl Sie eine Reihe von Aufgaben erledigen müssen, verschieben Sie diese einfach auf einen anderen Tag. Sie reden sich ein, dass Sie ja noch sehr viel Zeit haben und das schon irgendwie schaffen werden. Häufig werden diese Aufgaben dann bis zur letzten Minute hinausgezögert.

Der Soziologe Cyril Northcote Parkinson hat herausgefunden, dass wir nur so viel Zeit für eine Aufgabe benötigen, wie uns zur Verfügung steht. Wenn Sie sich beispielsweise vornehmen, ein Buch innerhalb eines Monats zu lesen, werden Sie auch einen ganzen Monat dafür brauchen. Falls Ihnen das Buch jedoch nur für eine Woche zur Verfügung steht, werden Sie das Buch auch schon in einer Woche durchlesen können.

To-do-Listen unterstützen uns dabei, ein Limit zu setzen. Wir werden viel mehr von Aufgaben angespornt, die wir vorher auf einer Liste festgelegt haben. Es erfüllt uns mit Stolz und Motivation, Aufgaben nach und nach abhaken zu können. Außerdem kann es immer wieder vorkommen, dass eine Aufgabe vergessen wird. Auf To-do-Listen bleiben unsere Aufgaben jedoch allezeit sichtbar.

Sie bieten somit das perfekte Werkzeug für schnelles und korrektes Arbeiten. Doch wie erstellt man nun eine solche To-do-Liste?

Bevor Sie mit der To-do-Liste beginnen, sollten Sie erst mal alle bevorstehenden Aufgaben neutral betrachten. Besonders wenn Sie viele Aufgaben vor sich haben, ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren und gelassen zu bleiben. Die besten Entscheidungen werden nämlich in einem emotional beruhigten Zustand getroffen. Machen Sie sich bewusst, dass Sie alle Aufgaben in Ruhe hintereinander erledigen können.

Holen Sie sich nun die notwendigen Utensilien, mit denen Sie die To-do-Liste verfassen werden. Dazu gehören:

• einige Schmierblätter,
• ein persönliches Notizbuch bzw. ein hochwertiges Blatt Papier und
• ein schön schreibender Stift.

Die Qualität Ihrer Utensilien spielt hierbei eine große Rolle – wenn Sie sich qualitative Schreibwaren zulegen, tritt ein psychologischer Effekt ein. Dieser bewirkt, dass Sie Ihre To-do-Liste mehr schätzen und die Aufgaben als deutlich wichtiger empfinden werden. Falls Sie nur ein Blatt aus dem Papiermüll holen und dort Ihre Aufgaben notieren, werden Sie diese auch nur als Müll beziehungsweise etwas Belangloses sehen.

Schreiben Sie nun alle Aufgaben, die Ihnen gerade spontan einfallen, erst mal auf ein Schmierblatt. Die Reihenfolge, Wichtigkeit, Kategorie und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben ist zu diesem Zeitpunkt erst mal nebensächlich. Wichtig ist nur, dass Sie an alle Aufgaben denken. Wenn Sie soweit sind und nun vor Ihrer Liste sitzen, haben Sie den ersten Schritt gemacht. Sie haben erkannt, dass es viele Aufgaben gibt, die Sie noch erledigen wollen.

Schreiben Sie nun die einzelnen Aufgaben in Kurzform auf. Das heißt Formulierungen wie: „Ich muss das Finanzamt anrufen, und über die Steuererklärung sprechen“ sollten in „Finanzamt anrufen“ geändert werden - das fördert die Übersichtlichkeit und macht die Liste smart.

Wer sich Prioritäten setzt und nur auf eine Aufgabe fokussiert ist, wird diese schneller erledigen können. Die Wichtigkeit Ihrer Aufgaben, sowie deren Dringlichkeit, sollte deshalb auch in Ihrer To-do-Liste deutlich sichtbar sein. Wenn Sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigen müssen, sollten Sie diese als „dringend“ einstufen. Andere Aufgaben, wie eine Sprache lernen, sollten möglicherweise als „wichtig“ gesehen werden.

Legen Sie nun die Reihenfolge fest. Was sollte am besten schon morgens erledigt werden? Was machen Sie nach der Arbeit? Welche Aufgaben können kurz vor dem Schlafengehen gemacht werden? Wer in nächster Zeit ein Buch lesen möchte, sollte dies am besten morgens machen, da wir dann eine bessere Auffassungsgabe haben. Kopien und Ausdrucke benötigen weniger Konzentration und könnten auch nachmittags erledigt werden. Nach einem erschöpfenden Arbeitstag wäre es sinnlos, einen anstrengenden Text zu verfassen, da Ihre Aufmerksamkeit bis zum Abend stark nachlässt. Überlegen Sie deshalb, welche Zeiten für die einzelnen Aufgaben am sinnvollsten sind und sortieren Sie diese dementsprechend.

Sicher gibt es in Ihrer Liste einige Aufgaben, die anspruchsvoll und langwierig sind. Vielleicht haben Sie sich Ziele wie finanzielle Freiheit oder den Bau eines neuen Hauses vorgenommen. Solche Aufgaben benötigen jedoch einige Zeit und können nur selten „mal eben“ erledigt werden. Teilen Sie diese Aufgaben deshalb in mehrere Teilaufgaben ein, welche Sie nach und nach bewältigen können. Mit dieser Methode bekommt sogar eine wirklich langfristige Aufgabe den Anschein, einfach und erreichbar zu sein.

Wer eine Aufgabe wie „das Bauen eines Hauses“ in eine To-do-Liste einfügt, wird dieses Ziel immer mehr nach hinten verschieben - der Erfolg bleibt dabei meist aus. Das liegt daran, dass diese Aufgabe aus vielen Teilaufgaben besteht, die zu abstrakt sind.

Eine konkrete, zeitliche Abmachung optimiert Ihre Arbeitsleistung. Legen Sie genau fest, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll. So vermeiden Sie Faulheit und sinnloses Aufschieben. Bleiben Sie dabei jedoch unbedingt realistisch und passen Sie die Aufgaben Ihren Fähigkeiten an. Die zeitliche Angabe soll Sie fordern, aber nicht überfordern. Knappe Zeitvorstellungen setzen Sie nur unter Druck und die Arbeitsqualität leidet.

Nehmen Sie für Ihre zeitliche Abmachung, das erste Parkinsonsche Gesetz zur Hilfe: Sie benötigen nur so viel Zeit für eine Aufgabe, wie Ihnen zur Verfügung steht.

Nun haben Sie Ihre Aufgaben nach Reihenfolge, Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Holen Sie sich jetzt ein sauberes Blatt, auf dem Sie Ihre Aufgaben strukturiert auflisten. Dieses Blatt bildet dann Ihre fertige To-do-Liste. Je nachdem welche Aufgaben auf der Liste stehen, werden Sie diese nun Tage, Wochen oder Monate aufbewahren. Achten Sie darauf, dass Sie die Aufgaben mit einem sauberen Stift, in Ihrer schönsten Schrift aufschreiben. Wer die To-do-Liste mit einem alten, stumpfen Bleistift verfasst, weist der Liste und den Aufgaben nur einen geringen Wert zu.

Auch wenn To-do-Listen ein wirklich hilfreiches Werkzeug auf dem Weg zum Erfolg sind, können diese Ihnen nicht die Arbeit abnehmen. Die Anfertigung der Liste ist nur der erste Schritt, erst jetzt beginnt die wirkliche Reise. Sorgen Sie dafür, dass Sie die Liste immer gut sichtbar aufbewahren und die festgelegten Aufgaben nach und nach zu Ende bringen. Bleiben Sie konsequent, machen Sie ausreichende Pausen und genießen Sie jeden bemerkbaren Fortschritt!

Folgendes Formular hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben zu planen und eine To-do-Liste zu erstellen.