AufgeräumtSo standardisieren Sie Ihre Büroorganisation

In der Produktion gibt es den Grundsatz: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.“ Das bedeutet, dass jeder weiß, wo sich bestimmte Hilfsmittel befinden. Dieser Grundsatz lässt sich recht einfach auf die Bürowelt übertragen: Ihre Unterlagen und Büro­utensilien müssen so aufgeräumt und organisiert werden, dass sie künftig schnell und problemlos gefunden werden. Es geht darum, den Dingen eine „Heimat“ zu geben. Darüber hinaus lohnt es sich, die Prozesse Ihres Büroalltags unter die Lupe zu nehmen. Auch hier lassen sich durch intelligente Standards Verschwendungen vermindern.

Manche meinen, Standards seien steril und würden die Kreativität einschränken. Ich lade Sie dazu ein, sich von dieser Vorstellung zu verabschieden und Standards positiv zu verstehen. In Japan heißt es: "Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art und Weise, etwas zu tun."

Standards haben folgende Funktionen:

Sie dienen dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern. Sie können als Grundlage für die Information, Schulung und Beurteilung von Mitarbeitern und Kollegen verwendet werden. Erreichte Standards bilden den Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen. Wenn Standards objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach gestaltet sind, dann verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten

Gewinnen Sie mehr Übersichtlichkeit durch Beschriftung

Alleine eine intelligente und durchgehend einheitliche Beschriftung ist ein wichtiger erster Schritt zur Standardisierung. Hier die wichtigsten Tipps:

1. Suchzeiten entstehen häufig dadurch, dass Aufbewahrungssysteme wie Folien, Ordner oder Mappen nicht gut beschriftet sind. Bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, machen Sie es sich zum Standard, alles sofort zu beschriften, und zwar möglichst eindeutig und intelligent. Möglicherweise legen Sie zusammengehörende Unterlagen in transparenten Sichthüllen ab. Worum es bei den Dokumenten geht, ist aber oft nicht auf einen Blick erkennbar.

So gehen Sie vor:
Legen Sie vorne in die Folien kleine Notizzettel mit der Inhaltsangabe ein. Das reduziert Suchzeiten. Wenn Sie diese Zettel mit einem dicken Filzstift beschriften, erleichtert das die Lesbarkeit.

2. Wichtige Informationen wie Adressen oder Termine vergangener Veranstaltungen müssen häufig in Hängeregistermappen oder Ordnern gesucht werden.

So gehen Sie vor:
Auf den Deckelinnenseiten von Mappen und Ordnern können Visitenkarten aufgeklebt bzw. angetackert werden. Es lohnt es sich auch, ein Inhaltsverzeichnis anzulegen.

Extra-Tipps:
Nutzen Sie Mappen für Notizen. Schreiben Sie beispielsweise die Termine der bisherigen Veranstaltungen auf. So erkennen Sie etwa auf einen Blick, dass die 10. Strategiesitzung oder die 25. Mitarbeiterversammlung und somit ein Jubiläum ansteht. Neben Terminen können auch wichtige Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummern etc. notiert werden. Das erleichtert die Adresssuche, wenn Sie keine zentrale Adressverwaltung im PC haben oder häufig unterwegs sind.

3. Ordnerrücken werden häufig unsystematisch, zu klein oder nicht aussagefähig beschriftet. Zudem stehen die Ordner oft schlecht sortiert im Regal.

So gehen Sie vor:
Beschriften Sie Ordner einheitlich mit Buchstaben, die nicht zu klein sind. Versehen Sie entsprechende Ordner zusätzlich mit Kunden- oder Lieferantenlogos. Das verkürzt die Zugriffszeiten spürbar.

Extra-Tipp:
Um noch mehr System in den Umgang mit Ordnern zu bringen, können Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich möglichst alle Mitarbeiter halten. Beispiel: Rot: Buchhaltung Gelb: Personal Grün: Planungen, Strategie Weiß: Schriftverkehr mit Kunden. Sie können alternativ dazu auch jedem Jahr eine neue Farbe geben: Buchhaltung 2007: Rot; 2008: Gelb etc.

4. In manchen Unternehmen stehen viele Ordner in einem Regal. Es dauert jedes Mal eine Zeit, bis der richtige Ordner gefunden wird. Soll der Ordner wieder an den richtigen Platz einsortiert werden, dauert es meist genau so lange.

So gehen Sie vor:
Bei alphabetischer oder chronologischer Ablage ist es wichtig, dass die Ordner im Regal immer an der gleichen Stelle stehen. Um die Orientierung zu erleichtern, können Sie über alle Ordner eines Regalbodens diagonal ein Klebeband anbringen.

Was der Tipp bewirkt:
Sie erkennen auf einen Blick, an welcher Position ein entnommener Ordner wieder eingestellt werden muss. Die Ordnung bleibt dauerhaft erhalten, da ein falsch eingestellter Ordner sofort auffällt.

Extra-Tipp:
Es lohnt sich, nicht nur Order zu beschriften, sondern auch Schränke, Regalböden und Lichtschalter. Faustregel: Überall dort, wo Sie nicht mit einem Blick erkennen, wonach Sie suchen, lohnt sich eine Beschriftung.

Im Sinne einer abteilungsweiten Verbesserung können Sie einzelne dieser Standards in Absprache mit Ihren Kollegen auch für allgemeingültig erklären, was den Nutzen nochmals steigern wird. Wichtig ist bei gemeinsam vereinbarten Standards vor allem, dass alle beteiligten Mitarbeiter die Standards akzeptieren und befolgen. Nur dann ist es möglich, das effizientere Arbeiten dauerhaft zu sichern.

Buchtipp:

Jürgen Kurz, Für immer aufgeräumt - Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro, GABAL Verlag, Offenbach, 2007

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