AusschreibungZuschlagskriterien für die Lieferantenbewertung festlegen

Für viele Unternehmen ist der Preis das Hauptkriterium bei einer Ausschreibung. Faktoren wie Kundenservice zum Beispiel spielen oft nur eine untergeordnete Rolle bei der Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten. Selbst dann, wenn Lieferanten ähnliche Preise anbieten. Diese Vorgehensweise bringt es häufig mit sich, dass Unternehmen von den Leistungen ihrer Lieferanten im Nachhinein enttäuscht sind. Was also können sie tun, um Ausschreibungen erfolgreicher zu gestalten

Wählen Sie bei Ausschreibungen keine Scoring-Modelle mit absoluten Gewichtungen. Diese können immer dann in die Irre führen, wenn die Werte der Anbieter dicht beieinanderliegen. Wenn zum Beispiel alle in Frage kommenden Lieferanten ihre Leistungen zu einem ähnlichen Preis anbieten, dann wird das Hauptkriterium „Preis“ für die Auswertung nahezu irrelevant. Dennoch werden gleichzeitig alle anderen wichtigen Kriterien nicht ausreichend einbezogen, weil sie in einem Scoring-Modell mit absoluten Gewichtungen nachgeordnete Bedeutung erhalten haben.

Wählen Sie Ihre Bewertungskriterien nicht leichtfertig, sondern unterziehen Sie diese einer kritischen Betrachtung. Überlegen Sie sich bei der Vorbereitung der Ausschreibung, welche Angebote zu erwarten und welche alternativen Bewertungskriterien wichtig sind. Ziehen Sie hierzu die entsprechenden Fachabteilungen zur Unterstützung hinzu.

Um die Gewichtung der Bewertungskriterien korrekt zu wählen, sollten sich Einkauf und Fachabteilung vorbereitend fragen, wie die Unterschiede zwischen den Angeboten ausfallen werden und welche Bedeutung sie diesen Unterschieden beimessen. Vielleicht gibt es auch schon Erfahrungen aus vergangenen Ausschreibungen oder aus Ausschreibungen ähnlicher Warengruppen, die bei dieser Fragestellung helfen können.

Kommunizieren Sie die Bewertungskriterien schon vor der Ausschreibung an die Lieferanten. Um den Ansprüchen der Fachbereiche und des Einkaufs gerecht zu werden, müssen die Lieferanten genau wissen, was gefordert wird. Allgemeingültige Kriterien wie zum Beispiel Qualität, Kosten und Lieferpünktlichkeit reichen nicht aus, um den Lieferanten zu verdeutlichen, worauf es Ihnen ankommt. Präzisieren Sie daher die Auswahlkriterien, sodass die Lieferanten wissen, welche Informationen sie liefern müssen.

Für die Gewichtung der Bewertungskriterien bietet sich die Methode der so genannten „Swing-Gewichtung“ an. Dazu bestimmen Sie den Wertbeitrag des besten und des schlechtesten Zulieferers zu jedem einzelnen Kriterium. An der Differenz des besten und schlechtesten Zulieferers bemisst sich jeweils die Gewichtung des Kriteriums. Dabei gilt: Je größer die Differenz zwischen den Wertbeiträgen, umso stärkeres Gewicht erhält das Kriterium. Die „Swing-Gewichtung“ führt zu deutlich verlässlicheren Ergebnissen als das absolute Punkte-Bewertungsverfahren und nimmt gleichzeitig nicht mehr Zeit in Anspruch.

Stellen sie die Methode mit ihren Vorteilen dem Fachbereich vor. Weil der Fachbereich mit dem oder den ausgewählten Lieferanten zusammenarbeiten muss, wird er einer optimierten Lieferantenauswahl erfahrungsgemäß offen gegenüberstehen.

Gestalten Sie Ihre Ausschreibung flexibel. Falls Sie den Fachbereich von der „Swing-Gewichtung“ nicht überzeugen konnten, behalten Sie es sich vor, die schon vor der Ausschreibung veröffentlichten Bewertungskriterien neu zu gewichten, wenn die Werte zu nahe beieinanderliegen. Dann erhalten Sie ein valides Ergebnis.