Balanced ScorecardAuch im Einkauf sinnvoll

Der weltweite Einkauf gehört heute zum Tagesgeschäft vieler Unternehmen und unterstützt sie beim Erzielen von Einsparungen. Diese Entwicklung bringt eine neue Dynamik ins Einkaufsumfeld, denn mit der wachsenden Reichweite des Einkaufsmarkts und dem Fortschritt im Bereich der Informationstechnologie steigt die verfügbare Datenmenge sprunghaft an. Damit erlangt der Einkauf einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, der sich diese Informationsressourcen zu Nutze macht.

Um der Datenmasse Herr zu werden und frühzeitig über neueste Markt- und Produkttendenzen informiert zu sein, reicht der Einsatz herkömmlicher Kennzahlen nicht aus. Kennzahlen, die zu Zeiten eines begrenzten und stabilen Wirtschaftsumfelds noch zuverlässig funktionierten, wirken heute oft statisch und vergangenheitsbezogen. Sie spiegeln nur einen kleinen Ausschnitt der Unternehmensrealität wider. Außerdem sind sie oft kontraproduktiv für eine effiziente Einkaufssteuerung. Ein modernes Kennzahlensystem hingegen sollte Folgendes leisten:

• Verlässlichen Überblick über den Einkauf und Einkaufsmarkt verschaffen
• Den Entscheidungsprozess unterstützen
• Bei der Definition von Einkaufszielen helfen

Funktionsübergreifend hat sich insbesondere in global agierenden Unternehmen die Balanced Scorecard (BSC) als Instrument zum Steuern komplexer Prozesse und zum Erreichen definierter Ziele bewährt. Folglich liegt es nahe, die klassische BSC um die Dimension „Lieferanten“ zu erweitern, denn hierdurch wird eine Basis für das „Number-Crunching“ – die professionelle Zahlen- und Datenbearbeitung und -auswertung im Einkauf – geschaffen. Eine Balanced Scorecard im Einkauf (E-BSC) hat folgende Vorzüge:

• Sie verschafft den Entscheidern mit wenigen Kennzahlen einen Überblick über den Einkauf.
• Sie erleichtert es ihnen, Unternehmensziele in messbare Einkaufsziele zu übersetzen.

Beim Einführen einer E-BSC und bei der praktischen Arbeit mit ihr sollten Unternehmen auf Folgendes achten:

Die Grundlage für das Formulieren treffsicherer Kennzahlen ist eine Datenbasis von hoher Qualität. Stellen Sie fest, welche Daten Ihnen in welcher Qualität und Form zur Verfügung stehen. Ihre Datenbasis muss konsistent und korrekt sein.

Das Ausarbeiten und Einführen einer E-BSC ist die Kür des Einkaufscontrollings. Zuvor muss aber die Pflicht erfüllt werden: Wenn noch keine konsistente und korrekte Datenlage besteht, müssen Sie zunächst für Ordnung sorgen, denn auch das ausgefeilteste Kennzahlensystem kann inkonsistente Daten nicht in zufriedenstellende Ergebnisse verwandeln.

Die E-BSC bildet die im Einkauf relevanten Dimensionen „Finanzen“, „Mitarbeiter“, „Lieferanten“, „Kunden“ und „interne Prozesse“ ab. Achten Sie zur Wahrung der Ausgewogenheit darauf, dass in jeder Dimension ungefähr die gleiche Anzahl an Kennzahlen verwendet wird.

Die Ausgewogenheit der E-BSC muss auch beim Abbilden der einzelnen Dimensionen gewahrt werden. Wählen Sie nicht nur finanzielle Kennzahlen aus, die die Vergangenheit beleuchten, sondern ziehen Sie auch Frühindikatoren für künftige Einsparungen hinzu – zum Beispiel die Anzahl der regelmäßig untersuchten Einkaufsmärkte.

Behalten Sie bei der Auswahl der Kennzahlen den erforderlichen Aufwand für das Erheben und Auswerten der Daten im Auge. Der Aufwand der Erhebung muss im richtigen Verhältnis zum Nutzen der Kennzahlen stehen. Stellen Sie sicher, dass der Großteil der Kennzahlen im alltäglichen Betrieb erhoben werden kann. Stimmt das Verhältnis von Aufwand und Nutzen nicht, werden die Kennzahlen nach kurzer Zeit nicht mehr in der erforderlichen Frequenz erhoben und das Projekt droht zu scheitern. Zudem gilt: Das Verwenden von Kennzahlen macht nur Sinn, wenn diese auch konsequent als Entscheidungsgrundlage genutzt werden.

Ein weiterer Fallstrick, über den Unternehmen häufig stolpern, ist die unsachgemäße Definition der Kennzahlen. Immer wieder konstatiert man in Unternehmen, dass sie Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage verwenden, die nicht das messen, was sie vorgeben zu messen. Seien Sie also sorgfältig beim Definieren der Kennzahlen. Schwammige oder ungenaue Definitionen verleiten zu falschen Schlüssen, was gravierende Auswirkungen mit sich bringt – für den Einkauf und das gesamte Unternehmen.

Die Sorgfaltspflicht gilt insbesondere bei der Definition komplexer Kennzahlen mit verschiedenen Input-Größen. Beschränken Sie sich deshalb am Anfang auf wenige, klar definierte und einfach nachvollziehbare Kennzahlen, um zunächst Erfahrung mit deren Erhebung und deren Einsatz zu sammeln. Gehen Sie erst danach komplexe Messungen an.

Gehen Sie von Anfang an strukturiert vor, um den Erfolg des Kennzahlensystems zu sichern. Holen Sie Ihre Mitstreiter schon bei der Einführung der E-BSC an Bord und entwickeln Sie die Kennzahlen mit den relevanten Stakeholdern. Hierdurch stellen Sie sicher, dass alle Sichtweisen einbezogen werden. Zudem wird so die Machbarkeit der Datenerhebung gewährleistet und die Akzeptanz für das Kennzahlensystem erhöht. Das ist wichtig, denn wer lässt seine Leistung schon gerne messen?

Sobald die E-BSC in Ihrem Unternehmen eingeführt ist, sollten Sie die Kennzahlen einsetzen. Übersetzen Sie mit ihrer Hilfe zunächst die Unternehmensziele in Einkaufsziele. Vereinbaren Sie konkrete Kennzahlen als Ziele mit Ihrem Einkaufsleiter. Das macht die Ziele und den Erfolg der Abteilung transparent und messbar.

In einem zweiten Schritt können und sollten Sie die Gesamtziele der Einkaufsabteilung auf deren Unterabteilungen und die einzelnen Mitarbeiter übertragen. Der Grad der Zielerreichung auf Mitarbeiterebene erleichtert in der Folge Entscheidungen über die Höhe des variablen Vergütungspakets der Einkäufer. Um die Vergleichbarkeit und Transparenz sicherzustellen, sollten Sie bei der Leistungsmessung aller Mitarbeiter – vom Einkaufsleiter bis zum strategischen Einkäufer – die gleichen Kennzahlen verwenden.

Mit einer E-BSC können Unternehmen einen fundierten Überblick über den Erfolg ihrer Einkaufsabteilung gewinnen. Die E-BSC erleichtert den Entscheidern in den Unternehmen zudem das Ableiten und Kommunizieren von Unternehmenszielen und deren Herunterbrechen auf die Einkäuferebene. Wenn bei der Einführung und Verwendung der E-BSC die oben erwähnten Punkte beachtet werden, kann der Einkauf im globalisierten Einkaufsmarkt auch mit der erforderlichen Professionalität agieren.