BenchmarkingIn fünf Schritten zu internen Leistungsvergleichen

In vielen Abteilungen eines Unternehmens fallen die gleichen Arbeiten an: Termine müssen geplant, Informationen dokumentiert sowie Krankheits- und Urlaubsvertretungen organisiert werden. Meistens löst jeder Verantwortungsbereich solche Aufgaben für sich selbst – und unterschiedlich gut. Identifizieren Sie diese Tätigkeiten, denn sie sind die Grundlage Ihres Vergleichs.

Legen Sie fest, was Sie untersuchen möchten. Bei der Vertretungsfrage kann zum Beispiel das Schwanken der Anwesenheitsquote oder die Zahl der Überstunden darauf hindeuten, wie gut das Problem gelöst ist. Beide Kennzahlen sollten möglichst niedrig sein. Stimmen Sie die einzelnen Messpunkte mit den Bereichsleitern ab, denn damit fördern Sie die Bereitschaft, die Änderungsvorschläge später auch umzusetzen. Anschließend lassen Sie die Daten über einen sinnvollen Zeitraum hinweg erheben, zum Beispiel drei Wochen lang.

Bei der Analyse untersuchen Sie zunächst die Extrempunkte: Wer hat die besten, wer die schlechtesten Werte? Fallen bestimmte Teams oder Abteilungen auf, hinterfragen Sie die speziellen Gegebenheiten, um sicher zu gehen, dass der Befund mit der Arbeitsweise zu tun hat. Denn eine stark schwankende Besetzung könnte auch dadurch begründet sein, dass zu bestimmten Zeiten viel, zu anderen dagegen wenig zu tun ist. Zu berücksichtigen sind auch Sonderfaktoren, die das Bild verfälschen, wie zum Beispiel eine Grippewelle.

Untersuchen Sie die Arbeitsweise der betrachteten Abteilungen und stellen Sie sich Wege vor, die Leistung zu erhöhen. Konzentrieren Sie sich dabei schwerpunktmäßig auf die Frage, was die Besten gut handhaben, und nicht darauf, was bei den Schlechteren falsch läuft. Schließlich möchten Sie ja in erster Linie nicht Kritik üben, sondern erreichen, dass man von den „Gewinnern“ des Benchmarking lernt.

Wenn Sie die beste Lösung herausgefiltert haben, entwickeln Sie aus der Diskussion mit den Bereichsleitern und dem Feedback der Mitarbeiter ein verbindliches Konzept, das für alle gilt. Besprechen Sie auch, wie diese „Best Practices“ von allen umgesetzt werden können. Dieser Plan sollte für alle verbindlich und zeitlich festgelegt sein, damit die Aktion nicht im Sande verläuft und einfach jeder so weitermacht wie bisher.