BenchmarkingVorteile und Ziele

Vergleichs- und Best-Practice-Analysen zeigen Chancen im Wettbewerb auf. Sie erhöhen die Motivation der Mitarbeiter und erzeugen kontinuierliche Verbesserungen.

Neben dem Benchmarking im ursprünglichen Sinn, also der Analyse von Best-in-Class-Unternehmen, gewinnt vor allem das metrische Benchmarking immer mehr an Bedeutung. Die Kennzahlen in einer Benchmarking-Studie sind daher ein zentraler Aspekt. Richtig dargestellt sind sie der Baustein für Analysen, Empfehlungen und Verbesserung von Tätigkeiten.

Benchmarking

Das Benchmarking ist das Verfahren, das eigene Unternehmen, die Produkte oder Prozesse mit der Benchmark zu vergleichen und Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Oft werden dabei nur ausgewählte Prozesse und nicht das gesamte Unternehmen verglichen.

Eine Benchmark ist ein Referenz- oder Vergleichswert (als Unternehmen insgesamt oder als ausgewählter Prozess), mit dem sich Unternehmen, Produkte oder Prozesse vergleichen. Der Referenzwert gilt als der beste in seiner Branche oder im Vergleich mit allen anderen.

Wenig Erhebungsaufwand beim Benchmarking mit Kennzahlen

Der erste Schritt für die Entwicklung einer soliden Kennzahlenbasis ist eine klare Definition. Ohne klare Definitionen der Kennzahlen verfügen die Teilnehmer über unterschiedliche Standards, was einen genauen Vergleich unmöglich macht. Sobald die Kennzahlen gebildet sind, werden die Daten gesammelt und analysiert. Dafür kommt häufig die so genannte Leistungslückenanalyse (Gap-Analyse) zwischen den einzelnen Teilnehmern und einem ausgewählten Standard („Best in Class“) zum Einsatz.

Die Vorteile des Benchmarking mit Kennzahlen: Neben der relativ unkomplizierten Informationsbeschaffung durch Benchmarking-Datenbanken besteht auch meist ein geringer Erhebungs- und Analyseaufwand. Damit die Ergebnisse von Benchmarking-Projekten den hohen Erwartungen entsprechen, muss auf die Aussagekraft einer Vergleichsanalyse geachtet werden. Diese hängt wesentlich von der Qualität der für die Vergleichsanalysen genutzten Benchmarking-Datenbank ab.

Untersuchungen belegen, dass nahezu 50 Prozent aller Benchmarking-Projekte wegen der nicht ausreichenden Qualität der Daten scheitern. Hier besteht auch gleichzeitig das größte Verbesserungspotenzial. Abhilfe könnte eine vermehrte Nutzung von Benchmarking-Datenbanken mit vergleichbaren Datensätzen schaffen.

Benchmarking einzelner Teilbereiche im Unternehmen

Gute Benchmarking-Datenbanken ermöglichen es, nationale und internationale kennzahlenbasierte Vergleichsanalysen durchzuführen. Auch einzelne Bereiche im Unternehmen wie Produktion, Einkauf, Logistik, Produktentwicklung oder Personalmanagement lassen sich analysieren. Von Vorteil sind spezielle Direktvergleiche mit Konkurrenzunternehmen des Auftraggebers. Der Wettbewerber muss dem Vergleich dann aber zustimmen.

Branchenunabhängige Analysen hingegen machen deutlich, welche Innovationschancen es gibt und wie man sich von Wettbewerbern differenzieren kann. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, einzelne betriebliche Funktionen mit branchenfremden Spezialisten zu vergleichen, etwa die Logistik eines Massenfertigers mit einem Logistikunternehmen.

Ziele des Benchmarking konkret formulieren

Das Ziel eines Benchmarkings sollte zu den strategischen Zielen des Unternehmens passen. Auch die Teilziele sollten so konkret wie möglich formuliert werden. Beispiel: Wir wollen unsere Produktentwicklungsprozesse optimieren. Oder: Die Effektivität des Marketings soll erhöht werden. Nachdem die Zielsetzung definiert und die untersuchten Bereiche bestimmt wurden, werden die relevanten Kennzahlen beim Auftraggeber erfasst und einem umfassenden Validierungsprozess unterzogen.

Dieser Validierungsprozess ist notwendig, um eine höchstmögliche Genauigkeit der Daten zu erreichen. Die erhobenen Daten werden anonymisiert in die Datenbank eingegeben und können – je nach Aufgabenstellung und Ziel – mit Unternehmen aus allen Ländern verglichen werden. Dabei spielt die Auwahl der geeigneten Benchmarking-Partner eine wichtige Rolle. Die Werte werden mit dem Durchschnitt der Branche und den Besten der Branche verglichen.

Neben dem Branchenvergleich besteht die Möglichkeit, die Werte des Auftraggebers mit den Besten einer geographischen Region, einer bestimmten Unternehmensgröße, eines vorgegebenen Umsatzbereichs, der Anzahl der Mitarbeiter und des Volumens der jeweiligen Transaktionen zu vergleichen.

Benchmarking steigert die Motivation der Mitarbeiter

Der Ergebnisreport beinhaltet typischerweise eine umfassende Stärken- und Schwächendarstellung sowie die Verbesserungspotenziale. Die Vergleiche mit dem Durchschnitt und den Besten der Branche zeigen, welche Optimierungsschritte in Angriff genommen werden sollten, um das eigene Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.

Der „Quasi-Wettbewerb“ und die Vergleichsanalysen erhöhen außerdem die Leistungs- und Veränderungsbereitschaft der Beschäftigten. Die Motivation der Führungskräfte und Mitarbeiter, besser als Wettbewerber oder Branchenführer zu werden, stachelt den Ehrgeiz an. Gleichzeitig erhöhen der Vergleich und die damit verbundene Transparenz der eigenen Schwachstellen die Dringlichkeit, die für Veränderungsprojekte unerlässlich ist. Der Vergleich mit den Besten unterstützt das Unternehmen somit beim Setzen von aktuellen Maßstäben für den Wettbewerb.

Ziel ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Die Erfahrung zeigt, dass insbesondere die Unternehmen, die global agieren und sich gegenüber scharfer Konkurrenz behaupten müssen, regelmäßig Vergleichsanalysen durchführen. Ziel ist es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu initiieren und zu etablieren, der notwendig ist, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft zu erhalten. Auch mittelständische Unternehmen profitieren von Vergleichsanalysen, da ihnen die Ergebnisse zeigen, welche Prozesse und Methoden verbessert werden müssen und wie sie Innovationspotenziale besser ausschöpfen.

Studien belegen, dass sich zum Beispiel durch branchenexterne Vergleiche außergewöhnliche Verbesserungen erzielen lassen, da diese Vergleiche über brancheninterne Paradigmen hinausgehen. Benchmarkings zahlen sich daher für den Auftraggeber in kürzester Zeit aus. Die spezielle Methodik von Benchmarking-Projekten erlaubt es, diese in bestehende Managementprozesse und Veränderungsprojekte zu integrieren. Überdies unterstützen die Benchmarks Methoden wie Balanced Scorecard (BSC), Prozessmanagement, Supply Chain Management, Lean Management oder Six Sigma.

Dazu im Management-Handbuch

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