BerichterstattungAufsichtsräte fühlen sich nicht immer ausreichend informiert

Aufsichtsratsmitglieder fühlen sich nicht immer vollständig oder ausreichend informiert. Dies ist ein wesentliches Ergebnis des dritten Aufsichtsrats-Panels, das von der Fachzeitschrift "Der Aufsichtsrat" in Kooperation mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO Deutsche Warentreuhand AG im Frühjahr 2008 durchgeführt wurde.

Befragt nach den drei wichtigsten Informationsquellen für ihre regelmäßige Überwachungstätigkeit nannten die Experten vor allem das laufende Berichtswesen sowie die Information durch den Vorstand beziehungsweise die Geschäftsführung. Für nur 29 Prozent stellen die Berichte des Abschlussprüfers eine der drei wichtigsten Informationsquellen dar. Unternehmensinterne Quellen stehen deutlich im Vordergrund, nur fünf Prozent der Detailnennungen bezogen sich auf externe Daten. Informationen erreichen den Aufsichtsrat im Wesentlichen unmittelbar durch den Vorstand. Regelfall ist die zunächst schriftliche Information, die durch mündliche Berichte im Rahmen der Aufsichtsratssitzungen ergänzt wird. Aber auch die Informationsvermittlung außerhalb der Sitzungen scheint heute kein Ausnahmefall zu sein.

Informationen zu pauschal

42 Prozent der Befragten halten eine Kritik an der Informationsversorgung des Aufsichtsrats für angebracht. Hauptkritikpunkte sind dabei Zeitverzug und unzureichende Qualität der Informationen. Hinsichtlich des Qualitätsaspekts wiegen für die Befragten zu pauschale und unsystematische Informationen besonders schwer.

Dem Abschlussprüfer kommt bei der Informationsversorgung des Aufsichtsrats offenbar nur eine untergeordnete Rolle zu. Die Berichterstattung des Abschlussprüfers sowie der Informationsaustausch mit ihm wurde von drei Vierteln (76 Prozent) der Befragten, 45 Aufsichtsrats-, Beirats- und Verwaltungsratsmitgliedern, als nur eine - zwar wichtige, aber gleichwertige - Informationsgrundlage neben anderen bewertet. Nur für ein Viertel stellt die Berichterstattung des Abschlussprüfers "mit die wichtigste Informationsquelle" dar. Für zwei Drittel der Befragten ist der Informationsgehalt der Berichte des Prüfers regelmäßig ausreichend, das verbleibende Drittel beurteilt die Informationen als "oft nicht ausreichend". Bezogen auf Verständlichkeit und Ausführlichkeit der Informationen sieht sich die Hälfte der Befragten nicht ausreichend oder ausführlich genug vom Abschlussprüfer informiert. Ein Viertel fühlt sich zwar verständlich, aber nicht ausreichend informiert, und gar jeder Zehnte fühlt sich weder ausreichend noch genügend ausführlich mit Informationen versorgt.

Informationsversorgung festlegen

Hinsichtlich der Verantwortung für eine ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats sehen zwei Drittel der Befragten das Überwachungsgremium selbst in der Pflicht. Ein Drittel hält eine "Bringschuld" des Vorstands für angemessen und effizient. Die Mehrzahl der Befürworter einer "Holschuld" des Aufsichtsrats möchte diese in gesetzlichen Regelungen oder in Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex abgesichert sehen. Eine Beschränkung der "Holschuld" auf Ausnahmefälle wie Unternehmenskrisen oder die Neubesetzung des Vorstands halten 42 Prozent für angemessen. Eine Ergänzung der Regelberichterstattung auf konkreten Wunsch aus der Mitte des Aufsichtsrats sehen allerdings 91 Prozent der Befragten als sinnvoll an. Zwei Drittel sprechen sich für eine verbindliche Festlegung der Informationsversorgung des Aufsichtsrats in einer internen Informations- oder Berichtsordnung aus.

Bei der Kommunikation zwischen den Aufsichtsratsausschüssen und dem Plenum favorisieren mehr als zwei Drittel (71 Prozent) der Befragten zeitnahe, zusammenfassende schriftliche Berichte über die Arbeit der Ausschüsse an alle Aufsichtsratsmitglieder. Die ausschließlich mündliche Berichterstattung in den Sitzungen des Plenums darf als wenig verbreitete Praxis (27 Prozent) gelten.

Zwei Drittel der Experten sind der Ansicht, dass ein vorstandsunabhängiger Bezug von Informationen durch den Prüfungs- beziehungsweise Bilanzausschuss im Ausnahmefall möglich sein sollte. Nur 15,5 Prozent sind dezidiert der Auffassung, dass alle Informationen ausnahmslos über den Vorstand gehen und auch in dessen Anwesenheit diskutiert werden sollten.

Bei der Sicherstellung der Vertraulichkeit der Informationen und der Verschwiegenheit der Aufsichtsratsmitglieder benennen 60 Prozent der Experten Probleme. Am häufigsten werden die Mitbestimmung, die Zusammensetzung des Aufsichtsrats und die öffentlich-rechtliche Organisation von Unternehmen als Ursachen genannt. Mehr als zwei Drittel sehen aber in der vollständigen Information der Aufsichtsratsmitglieder einen dominanten Anspruch, der selbst unter Inkaufnahme möglicher Vertraulichkeitsbrüche im Einzelfall sichergestellt sein muss.

Hinweis

Eine Zusammenfassung der Ergebnisse der dritten Panel-Befragung wird in der Mai-Ausgabe von "Der Aufsichtsrat" veröffentlicht, die am 15. Mai 2008 erscheint. Eine Kurzfassung der Studie kann auf Anfrage unter ar.redaktion@fachverlag.de bezogen werden.

[po; Quelle: BDO Deutsche Warentreuhand AG, Bild: Fotolia.com]

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