BeschaffungWie Sie als Einkäufer Ihren Ruf aufpolieren

Strategische Einkäufer sind oft als „Bestellschreiber“ verkannt. Um diesem Eindruck zu begegnen und als gleichwertiger Partner angesehen zu werden, sollten sie drei Maßnahmen umsetzen.

Aufbau von Produkt- und Beschaffungsmarktwissen

Damit Sie gegenüber Lieferanten, internen Kunden und Fachbereichen immer optimal aussagefähig sind, ist es notwendig, die Funktionsweise und Zusammensetzung von Artikeln sowie den dahinterstehenden Beschaffungsmarkt vollständig zu verstehen. Nur so kann der Beschaffungsmarkt optimal abgegrenzt und Innovationen identifiziert werden. Erst dadurch wird es möglich, günstige Preise zu erzielen und dadurch Einsparungen zu realisieren. Ausgangspunkt sind dabei die Analyse der bestehenden Lieferanten und die Durchführung einer ABC-Analyse.

Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie Ihre Materialgruppen richtig priorisieren. Sie hilft Ihnen, volumenstarke Materialgruppen sowie Lieferanten zu identifizieren, um signifikante Einsparungen zu erzielen. Die Ergebnisse der ABC-Analyse sollten bei der Einkaufsoptimierung entsprechend berücksichtigt werden. Die Analyse der Lieferanten erfolgt hinsichtlich ihrer Stärken und Schwächen sowie der Möglichkeit, sich an zukünftige Anforderungen anzupassen und anschließend mit den Wettbewerbern zu vergleichen.

Damit Ihr Wissen über die relevanten Produkte und den Beschaffungsmarkt Ihrer Materialgruppe immer auf dem aktuellsten Stand bleibt, sollten Sie es mit Hilfe verschiedener Quellen wie etwa Verbände, Datenbanken, Messen oder Fachzeitschriften weiter ausbauen und kontinuierlich auffrischen. Darüber hinaus sollten Sie laufend Kontakt zu den bekannten Lieferanten und anderen relevanten Marktteilnehmern pflegen sowie regelmäßige Ausschreibungen durchführen, um bestehenden und neuen Lieferanten eine Chance zu geben.

Diese Schritte sind notwendig, um die Auswahl von Lieferanten sinnvoll zu leiten und im Unternehmen die Bereitschaft für Produkttests und Lieferantenwechsel zu fördern. Je komplexer eine Materialgruppe ist, desto mehr Zeit wird für den Aufbau von Produktwissen und die Analyse des Beschaffungsmarktes benötigt.

Kontakt und Austausch mit internen Kunden

Die Basis für einen erfolgreichen strategischen Einkäufer bildet der intensive Kontakt zu internen Kunden wie etwa dem Marketing oder dem Qualitätswesen. Dieser sollte systematisch aufgebaut und gepflegt werden. Daher ist es wichtig, Interesse für die Aufgaben interner Kunden zu entwickeln und das Wissen über den Beschaffungsmarkt mit ihnen zu teilen. Dadurch können Sie vermeiden, dass Entscheidungen von Lieferanten am Einkauf vorbei getroffen werden.

In regelmäßigen Meetings können Sie relevante Innovationen und mögliche Anpassungen im Sinne der Beschaffungsoptimierung kommunizieren und mit Ihren internen Kunden diskutieren. So werden nicht nur relevante Entwicklungen am Markt berücksichtigt, sondern auch ein Raum für gegenseitige Kritik und Diskussion geschaffen. Hierdurch wird eine schnelle Kommunikation von Anforderungen und Problemen anderer Fachbereiche gewährleistet, wodurch auch die Lösungsfindung beschleunigt werden kann.

Realisierung und Kommunikation von Einkaufserfolgen

Durch den Aufbau von Produkt- und Beschaffungsmarktkenntnissen entwickeln Sie ein Gefühl für den Markt. Dadurch erkennen Sie Trends frühzeitig und können den Einkaufsprozess flexibel an die Gegebenheiten anpassen. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen auch in rückläufigen Märkten Einsparungen zu realisieren, indem Sie sich im Voraus vertraglich die vereinbarten Preise sichern.

Ebenso wichtig wie die Erzielung genannter Einsparungen sind die Kommunikation und der Nachweis dieser Erfolge vor Ihren internen Kunden als auch vor dem Top-Management. Sie sollten bei dem Ausweis Ihrer Einkaufserfolge berücksichtigen, dass Ihre realisierten Einsparungen GuV-wirksam sind und das Top-Management diese auch in der Unternehmensbilanz wiederfinden kann.

Dazu im Management-Handbuch

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