BesprechungMeetings effizient durchführen

Für viele Mitarbeiter sind Meetings eine gute Möglichkeit, ihre bezahlte Arbeitszeit zu verschwenden. Zumindest, wenn die Meetings keine Ergebnisse bringen und nicht effizient sind. Deshalb sollten Sie als Verantwortlicher und Moderator einer Besprechung darauf achten, dass diese professionell durchgeführt wird.

Meetings dienen offiziell dem Informationsaustausch, der Lösungssuche und der Entscheidungsfindung. Obwohl das oft nicht gewährleistet ist, schätzen Mitarbeiter diese Zusammenkünfte: Sie frischen alte Kontakte auf und pflegen wichtige Beziehungen zu Entscheidungsträgern. Einige Führungskräfte nutzen Meetings gern zum informellen Austausch und als Stimmungsbarometer für Themen, die das Unternehmen bewegen. Manche Mitarbeiter haben Meetings als Bühne für ihre Selbstdarstellung entdeckt und hoffen, durch glänzende Beiträge ihre Karrierechancen zu verbessern.

Reflektieren Sie:

• Welche Gründe haben Sie, ein Meeting zu besuchen?
• Gibt es außer der Lösungssuche und Entscheidungsfindung eine andere Zielsetzung, die Sie in einem Meeting verfolgen können, damit es sich für Sie lohnt, dabei zu sein?

Gründe, warum Meetings nicht effizient ablaufen oder sogar scheitern, gibt es viele: Unter dem Motto, „Da müssen wir jetzt mal etwas machen“, sitzen willkürlich zusammengerufene Mitarbeiter an einem Tisch, ohne eigentliche Zielsetzung und Agenda.

Es wird kein Zeitrahmen festgelegt, nichts visualisiert. Die Sitzungen dauern zu lange und haben kein Ergebnis. Vielredner werden nicht gebremst und Besprechungsleiter greifen nicht ein. Manchmal weiß der Chef vorher schon, welches Ergebnis erreicht werden soll, und steuert die Diskussion entsprechend. Er wundert sich dann nur, warum die Mitarbeiter nicht so wollen, wie sie eigentlich sollten. Niemand fühlt sich für den Verlauf des Meetings und für die Einhaltung von Gesprächsregeln verantwortlich. Stattdessen klagen alle über die vertane Zeit.

Reflektieren Sie:

• Welchen Beitrag haben Sie bereits geleistet, damit Meetings scheitern?
• Was müsste passieren, damit Sie hinterher nicht sagen, das Meeting hätten Sie sich sparen können?
• Haben Sie die Macht und die Position, etwas an der Besprechungskultur zu ändern?
• Mit wem müssten Sie sich verbünden?
• Auf welche Argumente wird man hören, um die Moderation von Meetings zu verbessern?

Nicht immer ist eine Besprechung das ideale Mittel, um Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen. Vieles lässt sich auf dem kleinen Dienstweg erledigen oder im vertraulichen Gespräch mit den zuständigen Entscheidungsträgern. Ein Meeting, das niemand braucht, kann gestrichen werden. Damit können die Teilnehmer diese Zeit effizient für andere Aufgaben nutzen.

Reflektieren Sie:

• Müssen Sie bei jedem Meeting dabei sein?
• Was passiert, wenn Sie fehlen oder Ihre Zeit auf ein sinnvolles Maß begrenzen und danach die Besprechung verlassen?
• Müssen Sie zwangsweise dabei sein zu Themen, die Sie nicht interessieren?
• Vielleicht können Sie diese sinnlose Zeit sinnvoll nutzen, indem Sie während des Meetings schon unauffällig die Arbeiten machen, die später sowieso im Büro auf Sie warten werden?
• Vielleicht finden Sie während der Besprechung auch jemanden, an den Sie diese Arbeiten delegieren können?

Damit Meetings effizient ablaufen, können Ihnen folgende Regeln helfen:

• Berufen Sie kein Meeting ohne konkrete Zielsetzung und Agenda ein.
• Sprechen Sie die Themen und Vorgehensweisen vorher mit den internen Auftraggebern und Entscheidungsträgern ab, damit später keine bösen Überraschungen entstehen und die Diskussionen aus dem Ruder laufen.
• Laden Sie nur Teilnehmer ein, die etwas zu den Themen beitragen können.
• Benennen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen und geben Sie vorher das Besprechungsziel und den Zeitbedarf an.
• Verteilen Sie die Tagesordnung spätestens drei Tage vor dem Meeting.
• Erscheinen Sie pünktlich und vorbereitet zur Sitzung.
• Schalten Sie die Smartphones aus und lassen Sie keine Störungen von außen zu.
• Beginnen Sie pünktlich.
• Erinnern Sie die Teilnehmer an den Zeitrahmen, den Sie mit der Tagesordnung und Einladung angekündigt haben. Halten Sie sich daran, und beenden Sie das Meeting pünktlich.
• Schließen Sie jeden Besprechungspunkt mit einem Ergebnis ab: mit einer Entscheidung oder Maßnahme.
• Halten Sie die Ergebnisse sofort schriftlich fest.
• Vertagen Sie ein Thema, wenn absehbar ist, dass die geplante Zeit dafür nicht ausreicht.
• Schreiben Sie dazu auf, welche Punkte noch offen sind und wie diese (später) bearbeitet werden.
• Begrenzen Sie die Redezeit oder nehmen Sie einen Wechsel in der Moderation vor, wenn der Moderator die Vielredner nicht bremsen kann.
• Machen Sie spätestens nach 60 bis 90 Minuten eine Pause und legen Sie bei mehr als sechs Teilnehmern Kommunikationsregeln fest.

Besprechungen brauchen Regeln, an die sich alle Besprechungsteilnehmer halten. Damit alle Teilnehmer auch wirklich gleichberechtigt sind, hat es sich in der Praxis als hilfreich erwiesen, wenn Sie diese Regeln vorher gemeinsam festlegen und für alle sichtbar, zum Beispiel auf einem Flipchart, festhalten:

• Wir lassen ausreden und hören zu.
• Jeder Beitrag ist wichtig.
• Wir bringen die Gedanken auf den Punkt und halten uns kurz.
• Wir diskutieren offen ohne persönliche Angriffe.

Sollten dann die alten Meeting-Gewohnheiten wieder aufbrechen, können Sie als Besprechungsteilnehmer freundlich auf die Regeln hinweisen und so auf eine Disziplinierung hinwirken.

Fertigen Sie schon während der Besprechung ein einfaches Ergebnisprotokoll an, indem Sie namentlich benennen, wer was bis wann zu tun hat. So halten Sie nach jedem Tagesordnungspunkt fest, was besprochen wurde und welche Beschlüsse gefasst wurden. Außerdem haben Sie damit ein Ergebnis, für das sich die Besprechungszeit gelohnt hat.

Spätestens drei Tage nach dem Meeting erhält jeder Teilnehmer das Protokoll und verpflichtet sich, die Aufgaben konsequent und termingerecht zu erledigen. Sofern eine Aufgabe erledigt ist, erhält der für das Thema Verantwortliche (zum Beispiel die Führungskraft) eine kurze Rückmeldung. Kann die Aufgabe nicht erledigt werden, sollte derjenige, die die Aufgabe übernommen hat, eine Lösung finden. Ist dies nicht möglich, erhält der Themenverantwortliche hierüber unmittelbar eine Information mit der Bitte um Unterstützung.