Best PracticeErfolgsbaustein Mentorenprinzip

Das „House of Finance“ ist ein neues, weltweit eingesetztes Personalentwicklungs- und Trainingsprogramm des Konzerns Deutsche Post World Net (DPWN). Es bewährt sich als Instrument der Strategieumsetzung und verzahnt Bildungsmaßnahmen mit den Anforderungen des operativen Geschäfts.

Es war eine Herausforderung, als Mitte 2005 im Konzern Deutsche Post World Net beschlossen wurde, sämtliche Bildungsaktivitäten des Finanzbereichs weltweit neu aufzustellen. Ziel des zu errichtenden „House of Finance“ war es, die bislang jeweils individuell gesteuerten Bildungsaktivitäten auf eine gemeinsame Basis zu stellen und dafür zu sorgen, dass die Personalentwicklung an allen Standorten einer einheitlichen Strategie folgt. Dadurch sollen Synergieeffekte erreicht und der informelle Austausch innerhalb der verschiedenen Finanzfunktionen sowie zu den operativen Geschäftseinheiten als deren „interne Kunden“ gefördert werden.

Zunächst wurde der Qualifizierungsbedarf der Finance Community ermittelt, zu der die Zentralbereiche mit den Funktionen Konzernrechnungswesen und Controlling, Investor Relations, Corporate Finance, Interne Revision, Steuern und Compliance gehören. Darüber hinaus wurden die Chief Financial Officers (Leiter Finanzen) der operativen Unternehmensbereiche mit einbezogen. Für die Analyse wurden alle Zentralbereichsleiter und Leiter Finanzen interviewt sowie sämtliche Abteilungsleiter befragt. Die Ergebnisse bildeten die Basis für die Konzeption des Programms.

Die Anforderungen an die Inhalte der einzelnen Trainingsbausteine wurden in einer zweiten Interviewrunde mit den Top-Führungskräften erhoben und weiter spezifiziert. Nachdem die Konzeption des Programms House of Finance stand, wurde ein Katalog gestaltet und ein Webportal programmiert. Die Versendung des Katalogs an die Zielgruppe sowie die Liveschaltung des Portals erfolgte im ersten Quartal 2006, im zweiten Quartal fanden dann die ersten Veranstaltungen statt.

Seitdem dient das House of Finance als zentrale Bildungsplattform des Finanzbereichs – und mittlerweile auch als Anlaufstelle für andere Konzernangehörige, die finanzbezogene Trainingsangebote nutzen möchten. Da der Finanzbereich des Konzerns in aller Welt vertreten ist, sollten die Leistungen global verfügbar sein. Zunächst jedoch fanden die Seminare in der Konzernzentrale in Bonn und an einigen weiteren europäischen Standorten statt. Seit dem laufenden Jahr werden auch Veranstaltungen international an weiteren Konzernstandorten wie Singapur, Fort Lauderdale, Madrid, Moskau, Nairobi, Bahrain, Dubai und Hongkong durchgeführt.

Aufbau des House of Finance

Konzeptionell gliedert sich das House-of-Finance-Angebot in vier farblich dargestellte Bereiche (Stockwerke). Das blaue Stockwerk (Personal Skills) fokussiert auf die sozialen oder kommunikativen Kompetenzen, die laut Bedarfsanalyse für die Kernzielgruppe der Finanzexperten besonders relevant sind. 2006 waren es 14 englische und 13 deutsche Seminarthemen, 2007 sind es 19 englischsprachige Seminare. Für das House of Finance wurden neue Maßnahmen speziell konzipiert, etwa drei Seminare zu interkultureller Kompetenz mit den Schwerpunkten USA, China und Deutschland oder ein finanzspezifisches Präsentationstraining.

Das grüne Stockwerk (Allgemeine Finanzthemen und Wissen über den Konzern) unterscheidet Fachseminare von bereichsübergreifendem Interesse sowie Überblicksseminare zu den operativen Geschäftsfeldern des Konzerns. Zu Themen wie etwa „Business Knowledge“ gibt es kompakte Experteninputs zu Geschäftsmodellen, Organisation, Produkten, Marktentwicklungen, Mitbewerbern und Kunden mit einer Exkursion zu einem oder mehreren Produktionsstandorten. 2006 enthielt dieses Segment 20 englischsprachige sowie ein deutschsprachiges Seminarthema, im Jahre 2007 sind es 20 englischsprachige sowie zwei deutschsprachige Themen.

Für fachliche Trainingsaktivitäten, die für einzelne Zentral- beziehungsweise Geschäftsbereiche der Finanzabteilung aufgesetzt wurden oder sich auf spezifische Zielgruppen innerhalb der Finance Community konzentrieren, ist das gelbe Stockwerk (Spezielle Fachthemen für Experten) reserviert. So gibt es Spezialseminare für Controller, Revisoren und Steuer- beziehungsweise Zollexperten sowie Kurse zum konzerneigenen Management-Informations-System CREST, in denen die Teilnehmer ihr Wissen zielgerichtet vertiefen können. Insgesamt umfasst der gelbe Bereich 42 Seminarthemen (30 englische, vier deutsche, acht deutsche und englische).

Auch das rote Stockwerk (Programme für Führungskräfte) hat eine eingegrenzte Zielgruppe: Führungskräfte mit Personalverantwortung. Die Themen werden in enger Abstimmung insbesondere mit der Konzernführungskräfteentwicklung ausgestaltet. Momentan beinhaltet das House of Finance hier die Kompetenzfelder Führung, Rhetorik und Verhandeln. Seit Beginn des Jahres 2007 werden den Führungskräften sorgfältig selektierte offene Managementprogramme international renommierter Institute empfohlen, um ihren individuellen Entwicklungsanforderungen zu entsprechen. 

Abb. 1: Struktur des House of Finance

Im House of Finance gibt es nicht nur das offene Programm. Sowohl Abteilungen als auch Bereiche haben zudem die Möglichkeit, Termine für geschlossene Inhouse-Trainings zu beauftragen. Damit die Teilnahme als bewusste Investition betrachtet wird, gehen sie zu Lasten der Kostenstellen der Teilnehmer. Die operative Durchführungsverantwortung liegt bei der zentralen Personalentwicklung, die seit April 2007 auch die konzeptionelle Steuerungsverantwortung innehat.

Webportal mit elektronischer Buchungsmöglichkeit

Das House of Finance-Angebot wird multimedial und auf vielen Kanälen kommuniziert, etwa in konzerneigenen Medien wie der Führungskräftezeitschrift oder im ressortinternen e-Magazin. Die Kernzielgruppe erhält zudem einen gedruckten Katalog. Als besonders erfolgreich erwies sich ein Informationsstand auf den jährlichen Konferenzen des Finanzressorts. Der zentrale Kanal für die Kommunikation mit interessierten Kunden ist indes das Internetportal www.house-of-finance.net.

House of Finance ist das erste konzerninterne Bildungsangebot überhaupt gewesen, das über ein Webportal mit elektronischer Buchungsmöglichkeit verfügt. Die elektronische Anmeldung unter Einhaltung des Beteiligungsrechts des Betriebsrats hat sich in kurzer Zeit so bewährt, dass sie schnell auf andere konzerneigene Bildungsangebote übertragen wurde. Wie erfolgreich ein Angebot ist, zeigt letztlich die Nachfrage. Und die kann sich sehen lassen: Von April bis Ende 2006 besuchten, durchschnittlich betrachtet, etwa 85 Prozent der Kernzielgruppe die Seminare – das sind rund 350 der zirka 400 Finance-Mitarbeiter in der Konzernzentrale.

Allein im ersten Halbjahr 2007 buchten bereits 975 Teilnehmer eine Veranstaltung. Das formulierte Ziel, dass jeder Angehörige des Zentralen Finanzressorts mindestens zwei Veranstaltungen des House of Finance besuchen soll, um den individuellen Entwicklungszielen optimal zu dienen, wird bereits nahezu erreicht. Besonders stark nachgefragt waren Controllingthemen, die Veranstaltungen zum Rechnungswesen nach IFRS, Seminare zum Verständnis der operativen Geschäftsbereiche sowie Projektmanagementkurse bei den Soft-skill-Themen.  

Abb. 2: Webportal des House of Finance, Screenshot

Um das Portfolio konsequent weiterzuentwickeln, wertet die Personalentwicklung unterjährig die aktuellen Buchungszahlen aus und leitet kurzfristig Handlungsmaßnahmen ab. Zum Beispiel werden bestimmte Themen gezielter beworben und Titel und Zielgruppenbeschreibungen modifiziert, um die Passung zwischen Seminar und Teilnehmern zu verbessern. In Abstimmung mit den Trainern werden bei Bedarf auch Didaktik und Inhalte justiert. Unter Einbezug der Führungskräfte und Mentoren werden zudem alle Konzepte immer wieder auf den Prüfstand gestellt, um vor allem die Praxisrelevanz weiter zu optimieren.

Quartalsweise tagt zudem ein Steuerungskomitee, das den Vorstandsbereich Finanzen und die Personalentwicklung informiert und Entscheidungen trifft. Daneben erfolgt ein Monitoring durch einen monatlichen Bericht der Personalentwicklung. Dieser regelmäßige Report gibt unter anderem Aufschluss über Buchungszahlen, den Auslastungsgrad der Seminare, die Rückmeldungen der Seminarteilnehmer sowie eine Übersicht über laufende Maßnahmen und anstehende Inhouse-Seminare.

House of Finance fördert Eigenverantwortung und -initiative

Ein herausragendes Merkmal des House of Finance ist das Mentorenprinzip. Bedeutung: Es gibt für jeden Kurs einen Mentor, der die konzeptionelle Verantwortung für das jeweilige Thema trägt. Die Gruppe der Mentoren besteht aus unmittelbar an den Konzernvorstand berichtenden Führungskräften, die für das jeweilige Themenfeld verantwortlich zeichnen und den gesamten Prozess von der Entwicklung und Ausgestaltung des Themas bis zur konkreten Seminarplanung begleiten. Sie überprüfen regelmäßig das Design und den Erfolg der Veranstaltung und stoßen eventuell notwendige Modifikationen an. Das Mentorenmodell stellt die enge Ausrichtung des Angebots am operativen Geschäft und an den Entwicklungsbedürfnissen des Finanzbereichs sicher.

Das House of Finance ist eingebunden in die umfassende Personalentwicklungssystematik „motiv8“, das ganzheitliche Personal- und Führungskräfteentwicklungskonzept des Konzerns. motiv8 deckt die Personalentwicklungs-Kernfunktionen Performance Management, Kompetenzmanagement, Potenzialanalyse und Nachfolgeplanung ab und stellt hierfür entsprechende Prozesse und Instrumente zur Verfügung. House of Finance ergänzt den motiv8-Prozess, indem es ein Trainingsportfolio bereitstellt, aus dem individuell passende Trainingsmaßnahmen für den persönlichen Entwicklungsplan – ein Instrument innerhalb motiv8 – ausgewählt werden können.

Abb. 3: House of Finance und motiv8

Die einzelnen Seminare des House of Finance wurden hinsichtlich ihrer Schwerpunkte in Inhalt und Lernzielen mit den acht Kompetenzen von motiv8 verknüpft. Eine weitere Stärke des House of Finance liegt darin, Eigeninitiative, Eigenverantwortung und Handlungskompetenz bei den Teilnehmern als auch bei den involvierten internen Referenten zu fördern. Denn es handelt sich um keine „Zwangsbeschulung“, sondern um ein maßgeschneidertes Angebot, das im Rahmen der individuellen Personalentwicklung selektiv genutzt werden kann und soll.

Der überwiegende Einsatz interner Experten als Trainer oder Referenten bei den Fachthemen ist ein Stück gelebtes Wissensmanagement und stellt für diese Mitarbeiter eine persönliche Entwicklungsmöglichkeit dar: als job enrichment und als Chance, sich in der Organisation zusätzlich „sichtbar“ zu machen. Das vorrangige Zurückgreifen auf interne Referenten hat auch einen weiteren erfreulichen Nebeneffekt: die Kosten werden niedrig gehalten. Mit dem House of Finance verfügt das Finanzressort von Deutsche Post World Net über ein innovatives und zukunftsweisendes Personalentwicklungs- und Trainingsprogramm.

Was das Konzept auszeichnet:

Bildung als Instrument der Strategieumsetzung:
Das House of Finance ist an der Strategie des Finanzressorts ausgerichtet und hilft, diese zu implementieren.

Spezialprogramm mit globaler Reichweite:
Das House of Finance richtet sich primär an eine klar definierte Zielgruppe (Finance Community), für die weltweit fachliche- und überfachliche Trainings bereitgestellt werden.

Einbettung in eine umfassende Personalentwicklungssystematik:
Dazu wird das House of Finance mit den Prozessen, Instrumenten und dem Kompetenzmodell von motiv8 verknüpft.

Dauerhafte Verzahnung von Bildungsmaßnahmen mit den Anforderungen des operativen Geschäfts:
Das Mentorenkonzept garantiert einen Rückkoppelungskreislauf.

State-of-the-Art in Sachen Kommunikation:
Die Angebotsbewerbung erfolgt multimedial und auf vielfältigen Kommunikationskanälen.

Überwiegender Einsatz interner Experten als Trainer/Referenten:
Dieses gelebte Wissensmanagement ermöglicht ein job enrichment und eröffnet die Chance, zusätzlich persönliche „Sichtbarkeit“ in der Organisation zu gewinnen. 

Kontakt:
Deutsche Post World Net

Walter Lindemann
Zentralbereichsleiter Personalentwicklung
E-Mail: w.lindemann@deutschepost.de

Thomas Raddatz
Senior Experte Personalentwicklung Grundsätze und Steuerung
E-Mail: thomas.raddatz@deutschepost.de

Hendrik Vater
Direktor und Leiter Vorstandsstab Finanzen
E-Mail: hendrik.vater@deutschepost.de

[Bild: DPWN]

Dazu im Management-Handbuch

Ähnliche Artikel