BetriebsfeierSteuerliche Behandlung von Betriebsfeiern mit Mitarbeitern und Kunden

Bei der steuerlichen Behandlung von Betriebsfeiern müssen Arbeitgeber wissen, welche Zuwendungen steuer- und beitragsfrei sind. Je nach Art der Veranstaltung gibt es verschiedene Steuervorteile.

Gerade Ausgaben für Betriebsfeiern rücken immer wieder verstärkt in den Fokus von Betriebsprüfern. Der Grund: Es kommt darauf an, wie die Gästegruppen zusammengesetzt und in welcher Höhe die Veranstaltungskosten veranschlagt sind. Diesbezüglich sind viele Unternehmen mit den geltenden Bestimmungen (noch) nicht vertraut. Deshalb empfiehlt es sich, ein erhöhtes Augenmerk auf die Planung, Organisation und Dokumentation von Betriebsfeiern zu legen.

Betriebsfeier

Bei einer Betriebsfeier handelt es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG). Dies kann zum Beispiel eine Weihnachtsfeier, ein Betriebsausflug oder eine Jubiläumsfeier sein.

Eine Betriebsfeier liegt nur dann vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Betriebsfeiern müssen grundsätzlich allen Arbeitnehmern offenstehen. Arbeitgeber können entweder alle Angestellten des Betriebs einladen oder alle Zugehörigen eines Betriebsteils, etwa einer Abteilung.

Zwei Betriebsfeiern pro Jahr sind steuer- und beitragsfrei

Grundsätzlich sind pro Jahr zwei Betriebsveranstaltungen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steuer- und beitragsfrei (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG). Dafür dürfen die Kosten je Mitarbeiterin beziehungsweise Mitarbeiter 110 Euro brutto nicht übersteigen. Das Finanzamt prüft genau, ob die Kosten für die Betriebsfeier im „üblichen“ Rahmen liegen, denn: Unternehmen übersehen bei der Ermittlung der Kosten oft auch Nebenkosten, wie etwa solche für die Saalmiete oder Künstlerhonorare. Diese müssen neben den Kosten für Speisen und Getränke, Fahrtkosten oder Eintrittsgelder unbedingt berücksichtigt werden.

Überschreiten die Kosten für die Betriebsfeier die Freigrenze, werden die gesamten Aufwendungen zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Deshalb können Arbeitgeber vorsorglich und zusätzlich zu den Gesamtkosten der Betriebsfeier pauschal 25 Prozent Steuern ans Finanzamt abführen.

Katalog von Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsfeier

Bei Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsfeier handelt es sich um alle Aufwendungen des Arbeitsgebers einschließlich Umsatzsteuer, die er gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsfeier aufwendet. Das sind insbesondere:

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Übernahme von Fahrtkosten und Übernachtungskosten
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft
  • Geschenke; auch eine nachträgliche Überreichung an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsfeier teilnehmen konnten; ausgenommen sind Barzuwendungen
  • Barzuwendungen zur zweckentsprechenden Verwendung von Speisen, Getränken, Tabakwaren, Süßigkeiten, Musik, künstlerischen Darbietungen oder Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen
  • Zuwendungen an Begleitpersonen von Arbeitnehmern
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen: zum Beispiel für Räume, Beleuchtung, Eventmanager, anwesende Sanitäter, Erfüllung behördlicher Auflagen, Trinkgelder, Stornokosten, Energie- und Wasserverbrauch in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers

Beispiel: Berechnung des Freibetrags für Zuwendungen an Mitarbeiter

Die Aufwendungen für eine Weihnachtsfeier belaufen sich auf 10.000 €. Es nehmen insgesamt 100 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer daran teil, wobei 25 jeweils von einer Person begleitet werden.

Zunächst werden die gesamten Aufwendungen durch die Anzahl der Teilnehmer (100) geteilt. Die Zuwendungen pro Teilnehmer betragen also 100 €. Der geldwerte Vorteil für 50 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (ohne Begleitung) beträgt 100 €, übersteigt somit nicht den Freibetrag von 110 €. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Begleitung (50) beträgt der geldwerte Vorteil aber 200 €, da jedem Arbeitnehmer jeweils 100 € für seine Begleitperson zugerechnet werden. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil beträgt also für diese Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer 90 €.

Betriebsfeier dokumentieren

Arbeitgeber versäumen es oft, zeitnah eine Dokumentation der Betriebsfeier zu erstellen. Doch nur dadurch haben sie gegenüber dem Finanzamt Argumente in der Hand. Besonders wichtig ist eine Dokumentation bei gemischten Gästegruppen, also zum Beispiel Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Kunden. In diesem Fall müssen die Teilnehmergruppen steuerlich getrennt voneinander behandelt werden, denn die Kosten für Geschäftspartner und Kunden sind nur teilweise abziehbar.

Arbeitgeber sollten daher eine detaillierte Teilnehmerliste führen, die den Status des jeweiligen Gastes dokumentiert und die sie von allen Gästen unterzeichnen lassen. So kann das Finanzamt die Aufteilung der Teilnehmer genau nachvollziehen.

Steuerliche Arten von Betriebsfeiern

Der Fiskus knüpft die Steuervorteile für Betriebsfeiern an enge Bedingungen. Immer wieder kommt es deshalb zu hohen Steuernachzahlungen.

Kombinierte Veranstaltungen

Die Verknüpfung von Veranstaltungen mit unterschiedlichem Anlass ist steuerlich oft problematisch. Erfolgt zum Beispiel im Anschluss an eine Betriebsversammlung eine Betriebsfeier, geht der Fiskus von einer Gesamtveranstaltung mit eher gesellschaftlichem Charakter aus und lehnt eine Trennung ab (BFH, Az. VI R 55/07). Arbeitgeber dürfen in diesem Fall die Freigrenze von 110 € pro Teilnehmer insgesamt nicht überschreiten. Ansonsten behandelt der Fiskus die Gesamtkosten als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, es sei denn, der Arbeitgeber nimmt eine Pauschalierung vor oder die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten eine Zuzahlung.

Geschlossener Teilnehmerkreis

Betriebsfeiern für einen begrenzten Personenkreis innerhalb des Unternehmens, etwa Abteilungsleiter, erkennt der Fiskus nicht als Betriebsveranstaltung an. Die Kosten gelten somit als Arbeitslohn. Auch die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent abzuführen, ist ausgeschlossen (BFH, Az. VI R 22/06). Arbeitgeber sollten Betriebsfeiern allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich machen, sodass keine Nachteile entstehen. Nur bei größeren Unternehmen akzeptiert das Finanzamt ausnahmsweise auch getrennte Feiern nach Abteilungs- und Mitarbeitergruppen.

Gemischte Gästegruppen

Bei Betriebsfeiern für einen gemischten Teilnehmerkreis sieht das Finanzamt besonders genau hin, denn die Bewirtung von Geschäftspartnern oder Kunden ist im Gegensatz zu der von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nur eingeschränkt abzugsfähig. Arbeitgeber müssen diese Personen deshalb getrennt dokumentieren, da es Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung gibt. Was häufig vergessen wird: Die eingeschränkte Absetzbarkeit gilt auch für freie Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Mitarbeiter anderer Unternehmen aus demselben Konzern.

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