BetriebsprüfungWorauf Sie beim Besuch des Finanzamts achten müssen

Bei der Betriebsprüfung geht es darum, Sachverhalte zu entdecken, die zu endgültigen Steuerausfällen, Steuererstattungen oder Steuervergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führen können. Das Recht zur Außenprüfung erhalten die Finanzbehörden über die Abgabenordnung (AO) und die Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO2000).

Grundsätzlich kann das Finanzamt die Außenprüfung jederzeit anberaumen, muss Ihnen dafür allerdings vorher Zeit geben beziehungsweise sich bei Ihnen anmelden. Gemäß der gesetzlichen Grundlagen muss dafür ein angemessener Zeitraum gewählt werden. Das heißt: Der Prüfer darf sich nicht heute anmelden und morgen vor der Türe stehen. Die BpO2000 spricht bei Großbetrieben von vier, in allen anderen Fällen von zwei Wochen Vorankündigungsfrist.

Erhalten Sie Nachricht vom Finanzamt, dass demnächst eine Betriebsprüfung ansteht, sollten Sie sich vergewissern, ob das Schreiben auch alle notwendigen Formalien erfüllt. Die Prüfungsanordnung muss folgende Punkte beinhalten:

• Rechtsgrundlagen der Außenprüfung
• Zu prüfende Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien und Zulagen
• Prüfungszeitraum
• Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung

Das Finanzamt kann, muss jedoch nicht den Namen des Betriebsprüfers, eines Betriebsprüfungshelfers und andere prüfungsleitende Bestimmungen in die Prüfungsanordnung aufnehmen. Wenn einer der zwingend notwendigen Punkte fehlt oder Sie sich nicht sicher sind, ob die Prüfungsanordnung korrekt verfasst wurde, sollten Sie Ihren Steuerberater beziehungsweise Rechtsanwalt konsultieren.

Grundsätzlich umfasst der Prüfungszeitraum drei Jahre beziehungsweise drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume. Allerdings kann es auch länger gehen, wenn „mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht“. Reagieren Sie also zügig, wenn das Finanzamt bei Ihnen einen längeren Prüfungszeitraum festsetzen sollte! Setzen Sie sich dann mit Ihrem Steuerberater in Verbindung und versuchen Sie herauszufinden, warum bei Ihnen länger als üblich geprüft werden soll.

Niemand kann sicher sagen, wann eine Betriebsprüfung stattfindet, denn gerade das ist Sinn und Zweck der Prüfung. Ein bestimmter Verdacht der Finanzbehörde muss dabei nicht zwingend gegeben sein. Eine Betriebsprüfung kann also prinzipiell jeden treffen, wobei die Chancen für eine Prüfung ungleich höher sind, wenn die Finanzbeamten Unregelmäßigkeiten oder ungewöhnliche Zahlungsvorgänge feststellen sollten. In folgenden Fällen kann dies vorkommen:

• Ein Unternehmer pflegt einen hohen und aufwendigen Lebensstil, der mit der geschäftlichen Situation, sprich der Einnahmenseite seines Unternehmens nicht in Einklang steht.
• Ein Unternehmen zahlt entweder gar keine Steuern oder kommt der Zahlungspflicht nur sehr unregelmäßig nach.
• In der Bilanz tauchen plötzlich große Vermögensposten auf, die aber durch die Einnahmeseite nicht erklärt werden können.
• Es ergeben sich ohne Grund stark schwankende Umsätze.
• Ein Unternehmen ändert seine Rechtsform.
• Bei älteren Betriebsprüfungen haben sich erhebliche Steuernachzahlungen ergeben.

Bevor die Außenprüfung beginnt, sollten Sie alle buchalterischen Belege zusammenstellen. Dies betrifft die Betriebsausgaben, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Gewinnermittlung oder das Fahrtenbuch. Überprüfen Sie diese Unterlagen auch noch einmal auf Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und auf eine erkennbar betriebliche Veranlassung, sonst riskieren Sie deren Aberkennung.

Die Aushändigung der Unterlagen kann auch beim Finanzamt erfolgen, das heißt dort findet dann auch die Betriebsprüfung statt. Diese Lösung bietet sich vor allem für Unternehmer an, die häufig unterwegs sind. Verfügen Sie über eigene Geschäftsräume, findet die Prüfung in der Regel dort statt, da sich der Prüfer direkt vor Ort einen Eindruck verschaffen kann.

Grundsätzlich werden bei einer Betriebsprüfung Ihre geschäftlichen Konten unter die Lupe genommen, jedoch nicht Ihre privaten. Ausnahmen gelten für eine GmbH. Der Grund: Qua Gesetz hat die Kapitalgesellschaft keinen Privatbereich. Werden also Unregelmäßigkeiten im betrieblichen Bereich festgestellt, kann der Fiskus die Privatkonten des geschäftsführenden Gesellschafters anfordern.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie Ihr Privatkonto von Ihrem Geschäftskonto trennen. Ansonsten kann der Prüfer erkennen, welche privaten Geldströme vorhanden sind. Verzichten Sie auf eine Trennung, führen Sie ein so genanntes gemischtes Konto, was dann automatisch zu einem betrieblichen wird und den Prüfern das Recht zur Einsicht gibt.

Genauso verhält es sich bei Unregelmäßigkeiten auf der Einnahmeseite und wenn der Prüfer daraufhin ein Strafverfahren einleitet. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, den Behörden ihre Privatkonten offenzulegen.

Alle Fragen des Betriebsprüfers müssen Sie vollständig und eindeutig beantworten. So steigt die Chance, dass eine drohende Steuernachforderung begrenzt oder eine Änderung der bisherigen Steuerbescheide sogar komplett vermieden werden kann. Offene Punkte lassen sich in einem Abschlussgespräch, an dem auch der Steuerberater oder der Rechtsanwalt teilnimmt, ausräumen.

Sollten Ihre Steuerbescheide nach der Schlussbesprechung doch angepasst werden, können Sie Einspruch dagegen einlegen. Wird dieser abgelehnt, bleibt als letztes Mittel die Klage vor der Finanzgerichtsbarkeit. Da dieses Verfahren aber mehrere Jahre in Anspruch nehmen kann, sollten Sie versuchen, sich bereits im Vorfeld mit der Finanzbehörde zu einigen.

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Betriebsprüfung um einen gewissen Zeitraum nach hinten zu verlegen. Dies kann dann der Fall sein, wenn Sie erkrankt sind und den Prüfern keine Auskunft geben können. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Steuerberater, der Sie bei der Betriebsprüfung unterstützt, erkrankt sein sollte. Eine Verlegung ist ebenso möglich, wenn auch ein Mitarbeiter Ihres Betriebs, den Sie für Auskünfte unbedingt brauchen, erkrankt sein sollte, sich im Urlaub oder auf Dienstreise befindet.

Sie sollten immer einen dieser triftigen Gründe anbringen können, damit das Finanzamt den Prüfungszeitraum nach hinten verlegt. Sind Sie bei der Terminabsprache jedoch unsicher oder stellen sich möglicherweise sogar stur, spielen Sie den Prüfern in die Hände und riskieren eine rasche Überprüfung. Am besten Sie verhalten sich also schon bei der Terminabsprache kooperativ, um das Klima zwischen den Prüfern und Ihnen nicht von vornherein unnötig zu belasten.

Gleichermaßen verhält es sich, wenn die Prüfer bereits ihre Arbeit machen und die dafür notwendigen Unterlagen bei Ihnen sichten. Bleiben Sie entspannt, seien Sie zuvorkommend und sorgen Sie für eine vertrauensvolle Atmosphäre.