BewerberauswahlSo realisieren Sie eine effiziente Personalbeschaffung

Wie können Sie die Bewerberauswahl effizient durchführen? Auch in Zeiten, in denen Bewerber rar werden, sollten Sie sich nicht dazu verleiten lassen, die Zahl der Bewerbungen zu maximieren und darauf zu hoffen, dass schon jemand dabei sein werde. Das kostet nur Zeit und Geld und bringt in seltenen Fällen den gewünschten Erfolg. Vielmehr gilt nach wie vor das Motto "Klasse statt Masse".

Streben Sie passende Bewerbungen mit ausreichender Qualität an

Unnötige Arbeit durch unpassende Bewerbungen vermeiden Sie, wenn Sie bereits im Ausschreibungstext klar und deutlich formulieren, wen genau Sie suchen. Um eine „Anforderungsinflation“ zu umgehen, sollte man sich auf die wesentlichen Kriterien beschränken. Denn mit zunehmender Anzahl der Kriterien steigt die Gefahr, dass aus Bewerbersicht die „eierlegende Wollmilchsau“ gesucht wird, die es ohnehin nicht gibt.

Vor diesem Hintergrund rechnet sich der Bewerber durchaus auch dann Chancen aus, wenn er nur die Hälfte des Anforderungskatalogs abdeckt. Vermeiden Sie Kriterien wie „teamfähig“, „motiviert“, „begeisterungsfähig“ und andere Attribute, die sich ohnehin nahezu jeder zuschreibt. Damit erhöhen Sie nur den Anteil der „erfüllten“ Kriterien, was aus Sicht des Bewerbers die Notwendigkeit der Erfüllung der restlichen Anforderungen relativiert. Durch die Bereitstellung elektronischer Bewerberfragebögen mit einem „K.O.-Kriterien-Check“ oder der Möglichkeit zur Gewichtung einzelner Anforderungen etc., können durchaus auch mehr Kriterien abgefragt werden, als in der Stellenanzeige aufgeführt sind.

Nur noch auf Internet-Stellenbörsen zu platzieren?

Nicht nur in Bezug auf Standardisierungsmöglichkeiten bietet die Internetanzeige viele Vorteile. Vielmehr werden auch bislang eher schwer zugängliche Bewerbersegmente durch komfortable Services der Stellenbörsen, wie etwa automatisierte „job-per-mail-Funktionen“ oder „Stellengesuchedatenbanken“ besser erreichbar. Und nicht zuletzt unter Kostenaspekten (Kosten pro Bewerbung) schneiden die renommierten Stellenbörsen in den meisten Fällen deutlich besser ab als die Printmedien.

Dennoch gibt es immer noch gute Gründe für die regionale und überregionale Anzeige in Tageszeitungen und Fachmagazinen: Es existieren nach wie vor Berufsfelder, die darüber einfach besser erreicht werden können, wenn auch sicherlich mit abnehmender Tendenz. Außerdem kann dabei ein zusätzlicher Imageeffekt erzielt werden. Denn Print-Stellenteile werden meist komplett durchgeblättert, fast alle Ausschreibungen werden dabei zumindest überflogen. Im Internet muss dagegen gezielt nach passenden Stellenangeboten gesucht werden.

Wenn nun die Bewerbungen da sind, was dann?

Im nächsten Schritt muss eine zielführende Vorauswahl getroffen werden. Da diese häufig nicht vom direkten Fachvorgesetzten vorgenommen wird, sollte ein detailliertes Briefing erfolgen, um ein „Aussieben“ eigentlich geeigneter Bewerber zu vermeiden. Zudem besteht besonders bei sehr hohem Bewerbungseingang die Gefahr, dass unbewusst Ersatzkriterien angelegt werden, um den Auswahlprozess zu beschleunigen.

So ist manchmal ein unvorteilhaftes Foto, der formale Aufbau der Bewerbung oder die Abneigung gegen bestimmte Bewerbungsformen (Papier vs. elektronisch) Anlass genug, der Bewerbung gegenüber negativ eingestellt zu sein. Dies hätte zur Folge, dass geeignete Bewerber erst gar nicht in die engere Wahl kommen. Ebenso oft wird übersehen, dass der auf die Stelle und ins Umfeld am besten „passende“ Bewerber gefunden werden muss und nicht etwa - wie bei einer Kaufentscheidung - der, den man zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis „einkaufen“ kann. Denn ein überqualifizierter Mitarbeiter wird auf Dauer ebenso wenig wie ein Unterqualifizierter die an ihn gestellten Anforderungen erfüllen.

Wie geht es nach der Vorauswahl weiter?

Telefoninterviews sind ein effizientes Mittel, um von interessanten Bewerbern einen umfassenderen Eindruck zu bekommen, fehlende Informationen einzuholen und offene Fragen zu klären. In einigen Fällen stellt sich bereits hier heraus, dass das Bild, welches man sich aufgrund der schriftlichen Unterlagen von dem Bewerber gemacht hat, nicht mit der Realität übereinstimmt. Das persönliche Interview ist mit wesentlich mehr Zeitaufwand und Kosten verbunden. Deshalb sollten hierzu nur diejenigen eingeladen werden, die mehr als die Hürde „Begutachtung der Bewerbungsunterlagen“ genommen haben.

Wann sollte man externe Hilfe, zum Beispiel Personalagenturen, zu Rate ziehen?

Das hängt ganz davon ab, welche internen Kompetenzen und Ressourcen zur Verfügung stehen und welche Zielsetzung grundsätzlich verfolgt wird. Auf jeden Fall empfiehlt es sich, Personalagenturen spätestens bei der Medienauswahl zurate zu ziehen. Hier können Unternehmen doppelt profitieren: Zum einen werden erfolglose Ausschreibungen aufgrund ungeeigneter Medienwahl vermieden. Darüber hinaus können insbesondere bei Insertionen im Internet in der Zusammenarbeit mit Personalagenturen Mengenrabatte, die sonst nur Großunternehmen aufgrund Ihres hohen Anzeigenvolumens erhalten, erzielt werden.

Was kosten solche Dienstleistungen?

Personalberatungen berechnen für komplexe Personalberatungsprojekte zwischen 25 bis 50 Prozent des Jahresgehaltes der zu besetzenden Stelle. Personalagenturen bieten häufig auch Teilschritte des Rekrutierungsprozesses nach Preis pro Einheit oder nach Zeitaufwand an. Diese Teilschritte reichen von der Formulierung der Stellenanzeige über die Anzeigenschaltung, Bewerber(vor)auswahl und -kommunikation bis hin zur Durchführung von Telefoninterviews, eignungsdiagnostischen Verfahren und persönlichen Bewerbungsgesprächen.

Was kann man gegen den Fachkräftemangel unternehmen?

Unternehmen sollten frühzeitig Bewerberpools anlegen und aktiv pflegen. Beispielsweise kann Interessenten angeboten werden, ihre Daten in strukturierter Form auf der Webseite zu hinterlassen, um zu gegebener Zeit darauf zurückgreifen zu können. Viele Unternehmen bauen bereits heute Kontakte zu örtlichen Schulen, Fachhochschulen und Hochschulen auf, um Ihren Nachwuchs zu sichern.