BewirtungskostenNur von der Steuer absetzbar, wenn sie geschäftlich oder betrieblich sind

Grundvoraussetzungen

Um überhaupt etwas von der Steuer absetzen zu können, muss die Bewirtung dem beruflichen oder betrieblichen Bereich zuzuordnen sein. Bei Selbstständigen ist das automatisch der Fall. Es gibt auch Fälle, bei denen Arbeitnehmer mit Bewirtungskosten konfrontiert werden, allerdings nur dann, wenn es sich um Mitarbeiter handelt, die einen möglichen oder bereits bestehenden Kunden zum Essen einladen, beispielsweise Außendienstmitarbeiter. In beiden Fällen ist der private Anlass für die Bewirtung ausgeschlossen. Eine Beförderung eines Mitarbeiters fällt nicht unter absetzbare Bewirtungskosten und wird von den Finanzämtern nicht anerkannt.

Unterscheidung nach dem Bewirtungsanlass

Entscheidend für die steuerliche Absetzbarkeit ist es, ob die Bewirtung aus betrieblichem oder geschäftlichem Anlass erfolgt. Geschäftlich ist sie dann, wenn es sich etwa um ein Essen im Zuge einer Geschäftsanbahnung, für die Pflege von bestehenden Kundenbeziehungen oder im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit handelt. Für die Absetzbarkeit aus geschäftlichem Anlass ist § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) maßgebend. Danach sind geschäftliche Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent von der Steuer absetzbar.

Was unter betrieblich veranlassten Bewirtungskosten zu verstehen ist, hat der Gesetzgeber nicht geregelt. In einem Urteil vom September 2007 (Az. I R 75/06) hat der Bundesfinanzhof (BFH) allerdings für Klarheit gesorgt. Einigermaßen kompliziert bleibt die Materie trotzdem, denn es gibt sehr viele Einzelfälle, die zu berücksichtigen sind. Unstrittig ist: Handelt es sich um betrieblich veranlasste Bewirtungskosten, sind diese zu 100 Prozent absetzbar. Eine betriebliche Bewirtung liegt gemäß den Richtlinien zum EStG (EStR) in folgenden Fällen vor:

• Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang wie das Reichen von Kaffee oder Tee zum Beispiel bei betrieblichen Besprechungen.
• Produkt- oder Warenverkostungen wie etwa im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Händler oder bei Messeveranstaltungen; Grund: Es besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren.
• Bewirtung der Arbeitnehmer ohne geschäftlichen Anlass, also zum Beispiel bei einer betriebsinternen Feier oder Fortbildungsmaßnahme.
• Freigetränke oder sogenanntes Kundschaftstrinken; Grund: Dieses setzt der Gesetzgeber mit einer Warenverkostung gleich.

Angemessenheit der Bewirtungskosten

Was angemessen ist, bestimmt sich ebenfalls nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Das entscheidende Stichwort hier: die allgemeine Verkehrsauffassung. Dieser unbestimmte Rechtsbegriff kann beispielsweise so interpretiert werden, dass ein erfolgreiches großes Unternehmen mit relativ hohem Umsatz mehr für ein Geschäftsessen ausgeben und damit auch im Sinne der 70-Prozent-Regel absetzen darf als ein einzelner Freiberufler etwa, bei dem sich der Umsatz in der Regel auf niedrigerem Niveau bewegt. Allerdings sind das nur Anhaltspunkte, denn auch beim Freiberufler können die Geschäfte durchaus sehr gut laufen, sodass höhere Bewirtungskosten durchaus gerechtfertigt sein können.

So muss eine Bewirtungsquittung aussehen

Eine ordnungsgemäße und von den Steuerbehörden anerkannte Quittung über Bewirtungskosten muss folgende Angaben enthalten:

• Ort der Bewirtung (Name und Adresse der Lokalität),
• Tag der Bewirtung,
• Einzelne Auflistung der Speisen und Getränke; Kosten der Bewirtung,
• Anlass der Bewirtung (hier müssen konkrete Angaben erfolgen, welchem Zweck die Bewirtung diente) und
• namentliche Nennung der bewirtenden Personen.

Es empfiehlt sich immer eine maschinelle Quittung. Über diese Möglichkeit verfügen auch die meisten Gastronomiebetriebe. Sollte diese Art des Belegs nicht möglich sein, sollte der Inhaber auf der handschriftlichen Quittung einfach einen Vermerk hinterlassen, dass eine maschinelle Ausstellung aus technischen Gründen nicht möglich war.