BuchhaltungDas Speicherproblem elektronischer Belege

Die Vorschriften zur Speicherung und Archivierung digitaler Belege sind schwer umzusetzen. Grund: die schnelle Überalterung der Speichermedien.

Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen – statt Papierbelegen müssen Unternehmen eine wachsende Zahl von digitalen Buchungsbelegen aufbewahren. Zwar gelten hierfür die gleichen Vorschriften wie für Papierbelege, doch sie sind teilweise schwieriger einzuhalten. Elektronische Belege können damit unter Umständen zur Steuerfalle für Unternehmen werden. Darauf weist der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) in einer Presseinformation hin. Hintergrund: Würden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, könne es passieren, dass die Finanzbehörden den betreffenden Jahresabschluss verwerfen und unvorteilhafte Schätzungen vornähmen. Unter Umständen drohten sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen.

Problem überalterter Verfahren und Speichermedien

Der BVBC weist zudem darauf hin, dass alle digitalen Buchungsbelege in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein müssen. Hier stelle sich die Frage nach den dafür geeigneten Verfahren und Speichermedien, die eine zuverlässige Datensicherung über bis zu zehn Jahren gewährleisten. „Die Speichermedien von heute sind die Museumsstücke von morgen“, betont Thomas Jung, Vorsitzender des BVBC Landesverbandes Nordrhein e.V., in der Presseinformation. Wer heute etwa Dateien von einer zehn Jahre alten Diskette einsehen wolle, stehe vor schier unlösbaren Herausforderungen.

Wichtig sei, so der BVBC weiter, alle eigenen elektronischen Belege, insbesondere Ausgangsrechnungen, unveränderbar im Original zu speichern. Sie sollten mit marktgängigen Formaten wie zum Beispiel Word, Excel oder XML erstellt und im PDF-Format abgespeichert werden. Auf spezielle Dateiformate hingegen sollten Unternehmen aufgrund der oft nur begrenzten Halbwertzeit verzichten.

Auch die Entscheidung, die Daten netzbasiert über Cloud-Anbieter zu speichern, sollten Unternehmen überdenken. Einige Provider würden im umkämpften Marktumfeld nicht bestehen, andere wiederum müssten bei einem Daten-Crash ihren Betrieb einstellen, betont der BVBC. „Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren“, rät BVBC-Datenexperte Jung. So könnten sie das Risiko von Datenverlusten minimieren und bräuchten keine laufenden Kosten schultern.

Bei der Archivierung Dokumente unterscheiden

Unternehmen sollten bei der Archivierung zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevanten Unterlagen unterscheiden, um Betriebsprüfern nicht zu viele Informationen preiszugeben, raten die Experten des BVBC. Prinzipiell sollten Unternehmen alle Belege eines Geschäftsjahres zusammen aufbewahren und Belegarten nicht nach ihren Verjährungsfristen trennen. „Beim Umsortieren werden aus Versehen leicht wichtige Dateien gelöscht“, warnt Thomas Jung.

Weiterhin empfehle es sich, die Datenarchivierung mit dem jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr zu starten, da die Menge und Vielfalt der elektronischen Buchungsbelege über die Jahre anwächst. Unternehmen könnten hier Erfahrungen bezüglich der Belegvielfalt sammeln und das Speichern früherer, datenärmerer Jahrgänge falle dann umso leichter.

Fazit des BVBC: Unternehmen sollten das Thema elektronische Datenspeicherung nicht auf die lange Bank schieben, sondern zur Chefsache machen. Viele Vorschriften würden Firmen ohnehin dazu zwingen, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Meldungen elektronisch abzugeben. Die sichere Langzeitarchivierung aller Dokumente sei ein logischer und unabdingbarer Folgeschritt.

Quelle: BVBC

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