BüroEigene Urlaubsvertretung organisieren

Viele Arbeitnehmer sind für ihren Arbeitgeber auch im Urlaub telefonisch oder per E-Mail erreichbar. Darunter leidet die Erholung und damit auch die Leistungsfähigkeit, wenn man wieder an den Arbeitsplatz zurückkehrt. Um den Urlaub ungestört zu verbringen und dadurch den Erholungswert zu maximieren, sollten Sie Ihre eigene Urlaubsvertretung so gut wie möglich organisieren. Was sollten Sie dabei beachten?

Lassen Sie sich möglichst nur von einer Person vertreten. Je mehr Personen Sie vertreten, desto höher ist der Abstimmungsbedarf und auch die Unruhe unter den Vertretern. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Person, die Sie vertritt, auch genügend Zeit dafür hat. Definieren Sie bestenfalls auch gleich einen Termin, wann die Rückübergabe Ihrer Urlaubsvertretung erfolgen kann, sobald Sie wieder im Unternehmen sind.

Erstellen Sie eine Übergabeliste, in der Sie alle offenen Vorgänge dokumentieren. Vermerken Sie auch die Priorität der jeweils offenen Punkte. Hinterlegen Sie zudem pro Aufgabe einen Termin, bis wann eine weitere Aktion erfolgen muss und definieren Sie möglichst genau, was zu tun ist. Besprechen Sie mit Ihrer Vertretung die Liste und klären Sie alle Fragen. Denken Sie in Ihrer Übergabeliste auch an regelmäßige Arbeiten wie zum Beispiel die Datensicherung oder das Öffnen der Post.

Gehen Sie sicher, dass die Kontaktdaten der Personen, die Ihre Vertretung kontaktiert, aktuell und verfügbar sind.

Erstellen Sie parallel zur Übergabeliste zudem noch eine Übersicht mit Aufgaben beziehungsweise Ideen, die Sie nach Ihrem Urlaub angehen möchten. So können Sie sicher sein, dass Sie die offenen Punkte nicht vergessen.

Verfügen Sie über Entscheidungsbefugnisse, wie zum Beispiel Prokura, stellen Sie sicher, dass während Ihrer Urlaubszeit ein Entscheidungsträger anwesend ist, der befugt und in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen. Stimmen Sie mit ihm ab, wie weit seine Kompetenzen gehen und was zu tun ist, wenn der Handlungsspielraum erschöpft ist.

Wenn Sie es nicht umgehen können, erreichbar zu sein, definieren Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung möglichst feste Zeitfenster, in denen Sie erreichbar sind. Falls Sie in einer Gruppe unterwegs sein sollten, stimmen Sie diese Zeitfenster mit Ihren Begleitern ab. Es ist auch sinnvoll festzulegen, wie Sie im Bedarfsfall kontaktiert werden möchten, falls Sie dringend gebraucht werden: per E-Mail, per SMS oder per Telefon.

Klären Sie den genauen Tag ihrer Rückkehr ins Unternehmen, um möglichen Missverständnissen vorzubeugen. Oft spricht nämlich jemand vom letzten Urlaubstag, während ein anderer dabei an den ersten Arbeitstag denkt.

Richten Sie den Abwesenheitsassistenten für Ihre E-Mails ein. Dieser kann den Absender einer E-Mail darauf hinweisen, dass Sie im Urlaub sind und Ihre E-Mails nicht gelesen werden. In der automatischen Abwesenheitsantwort können Sie auch alternative Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer nennen, bei denen sich der Absender gegebenenfalls melden kann. Oder Sie richten gleich eine Umleitung Ihrer E-Mails an Ihre Vertretung ein. Stellen Sie hierbei sicher, dass die Umleitung technisch einwandfrei funktioniert.

Wenn Sie eine direkte Durchwahl haben, dann richten Sie entweder einen Anrufbeantworter ein, oder Sie leiten eingehende Anrufe an Ihre Vertretung um.