BüroassistenzWie Chef und Chefsekretärin gut zusammenarbeiten

Chefsekretärinnen planen nicht nur Geschäftsreisen oder bearbeiten Post. Weil sie auch eigenverantwortlich Projekte übernehmen, sollten Chefs ihre rechte Hand gut kennen und wertschätzen.

Nicht jeder Chefsekretärin ist eine Aufstieg vergönnt wie der der ehemaligen Büroleiterin Lydia Deininger. Weil sich ihr Chef, der Ex-Daimler-Boss Jürgen Schrempp, in sie verliebte, gehörte sie sogar dem berüchtigten „Schrempps Küchenkabinett“ an. Ein kleiner Kreis mächtiger Leute, die die Fusion von Daimler-Benz und Chrysler im Jahr 1998 vorbereiteten.

Chefsekretärinnen brauchen eine gute Ausbildung

Nicht vielen Büroleiterinnen oder Chefsekretärinnen gelingt ein solcher „Karrieresprung“, der sie dann auch noch in die oberste Schaltzentrale der Macht führt. Trotzdem heißt das nicht, dass sich der Job der Chefsekretärin für alle anderen in Schreibarbeiten und Kaffeekochen erschöpft. Die – je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit – synonym verwendeten Bezeichnungen Chefassistentin, „Office Managerin“ oder „Personal Assistant“ deuten darauf hin, dass es um weit mehr geht.

Chefsekretärinnen müssen über eine gute Ausbildung verfügen, mit einer hohen Arbeitsbelastung – mitunter auch am Wochenende – umgehen und auch unter Zeitdruck schnell Entscheidungen treffen können. Je nach internationaler Ausrichtung des Unternehmens brauchen sie außerdem entsprechende Sprachkenntnisse, die sie in der Korrespondenz per E-Mail oder am Telefon einsetzen.

Chefsekretärinnen übernehmen auch eigene Projekte

Dienen und ausführen: Diese allgemeine, klassische Beschreibung der Tätigkeit einer Sekretärin ist nicht mehr zeitgemäß. Vor allem passt sie nicht zu einer Mitarbeiterin, die es bis ins Vorzimmer des Chefs geschafft hat. Da treffen es die Begriffe der „Co-Managerin“ oder „Alleskönnerin“ schon besser, denn Chefsekretärinnen sind nicht mehr nur Kummerkasten oder lebendiger Kalender, sondern immer häufiger auch in Projekte eingebunden, arbeiten eigenständig und übernehmen dafür die Verantwortung. Die Zusammenarbeit mit den mächtigsten Personen im Unternehmen verlangt zudem ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion. Chefsekretärinnen befinden sich also in einer absoluten Vertrauensposition.

Vom Begriff „Chefsekretärin“ muss der der Assistentin beziehungsweise Vorstandsassistentin unterschieden werden. Rund Zweidrittel aller Assistentinnen sind Teamassistentinnen, das heißt sie arbeiten für größere Abteilungen und mehrere Vorgesetzte, meist im Großraumbüro – nicht im Vorzimmer des Chefs. Eine direkte Nähe zu den Schalthebeln der Macht bleibt ihnen verwehrt. Vorstandsassistenten wiederum arbeiten dem Vorstand inhaltlich zu. Damit bereiten sie sich auf künftige Mangement- und Führungsaufgaben vor. Termine vereinbaren und organisieren, Geschäftsreisen buchen oder Gäste betreuen gehören in der Regel nicht zu ihren Aufgaben.

Gegenseitige Erwartungen von Assistenzkräften und Chefs

Chefsekretärinnen verbringen unter der Arbeitswoche oft mehr Zeit mit ihrem Chef als mit ihrer Familie, und häufig ist der Erfolg des Chefs auch ein Ergebnis der Arbeit seiner rechten Hand. Umso wichtiger ist es, dass die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert und mögliche Spannungen schnell wieder behoben werden. Wesentliche Stellschrauben dafür sind die Arbeitsweise und das Führungsvermögen des Chefs.

Schon 2009 kam die Umfrage „OfficeTeam Interim Survey“ des auf Fachkräfte auf Zeit im Büro- und Assistenzmanagement spezialisierten Personaldienstleisters OfficeTeam Interim zum Ergebnis: Die Hälfte der rund 2.800 Befragten Bürofachkräfte wünscht sich eine häufigere Anerkennung ihrer Leistungen, um die Zusammenarbeit mit ihrem Chef optimieren zu können. Rund ein Drittel würde gerne den persönlichen Kontakt zu ihrem Vorgesetzten mit regelmäßigen Gesprächen unter vier Augen intensivieren. Im Gegenzug erwarten deutsche Vorgesetzte folgende Verhaltens- beziehungsweise Arbeitsweisen ihrer Assistenzkräfte:

  • Schnelles Bearbeiten individueller Aufgaben
  • Selbständiges Bewältigen von Aufgaben nach Vorgabe eines allgemeinen Ziels oder Projekts
  • Erkennen zukünftiger Aufgaben und deren eigenständige Bearbeitung
  • Zu jeder Zeit verfügbar sein
  • Brainstorming-Partner für Problemdiskussionen sein

Chefs sollten ihre Chefsekretärin gut kennen

Weil Chef und Chefsekretärin eng zusammenarbeiten, ist die Demotivation seiner rechten Hand einer der schlechtesten Zustände, die eintreten können. Doch noch immer binden viele Chefs ihre Chefsekretärin nicht ausreichend ein oder halten etwa Informationen zurück. In der schlimmsten Konsequenz arbeiten beide am Ende nur noch als organisatorische Gemeinschaft zusammen. Aufgaben werden von der Chefsekretärin mehr schlecht als recht erfüllt, während der Chef – statt das eigene Führungsverhalten zu reflektieren – die unbefriedigende Situation bejammert.

Damit das nicht passiert, sollten Chefs sich regelmäßig fragen, ob und wie gut sie ihre Chefsekretärin eigentlich kennen. Dafür eignen sich gezielte Fragen, die die ehemalige Chefsekretärin Petra Balzer unter dem Pseudonym Katharina Münk in ihrem Buch „Denn Sie wissen nicht, was wir tun“ (Deutscher Taschenbuch Verlag dtv) formuliert hat:

Checkliste: Wie gut kennen Sie Ihre Sekretärin? Fragen Sie sich:

  • Ist sie ausgelastet, überfordert oder unterfordert?
  • Habe ich ihre Arbeit in letzter Zeit anerkannt oder – falls erforderlich – kritisiert?
  • Weiß ich, wie sie über mein Informations- oder Führungsverhalten denkt?
  • Wird sie ihren Anforderungen und Leistungen entsprechend vergütet und ist mir überhaupt ihr Gehalt bekannt?
  • Wie geht es ihr privat?

Chefs müssen Aufgaben delegieren können

Smartphone und Tablet bringen es mit sich, dass gerade jüngere Chefs meinen, ihre Termine und E-Mails selbst organisieren zu müssen. Die Folge: Sie betrachten das nicht mehr als Aufgabe ihrer Chefsekretärin. Ein gedanklicher Fehler, der schnell auch auf andere Aufgaben abfärben kann. Stattdessen sollten Chefs sich bewusst machen, dass sie bestimmte Aufgaben an ihre Chefsekretärin delegieren müssen, um selbst arbeitsfähig zu bleiben.

Delegieren ohne zu kontrollieren. Vertrauen statt Misstrauen aufbauen. Die Mitarbeiterin aufwerten statt abwerten. Das beginnt schon mit dem Zugeständnis einer eigenen E-Mail-Signatur, mit der die Chefsekretärin als eigenständig arbeitende und verantwortliche Person nach außen auftritt. Was also für die Zusammenarbeit in einem größeren Team gilt, gilt für die Zusammenarbeit zwischen Chef und Chefsekretärin erst recht. In Anlehnung an Petra Balzer sollten Chefs daher bestimmte ausführende Aufgaben ihrer engsten Mitarbeiterin überlassen:

Checkliste: Welche Aufgaben Chefs nicht selbst erledigen sollten

  • Andere Sekretärinnen anrufen
  • Protokolle selbst schreiben
  • Aktenordner selbst handschriftlich beschriften
  • Ohne das Beherrschen des Zehn-Fingersystems längere E-Mails schreiben
  • Flug-, Hotel- oder Tischreservierungen selbst vornehmen

Unsicherheit im Tun fordert Chefs heraus

Umgekehrt müssen auch Chefsekretärinnen über bestimmte Eigenschaften und Fähigkeiten verfügen, um die Zusammenarbeit mit dem Chef positiv zu gestalten. Gerade bei dominanten Vorgesetzten wirken sich Unsicherheit oder Zögerlichkeit im Tun kontraproduktiv aus. Die Botschaft: Sie denkt nicht mit. Im schlimmsten Fall sieht sich der Chef genötigt, bestimmte Aufgaben selbst zu erledigen.

Was Chefsekretärinnen besser nicht sagen und wie sie es stattdessen selbstbewusst und lösungsorientiert formulieren sollten, zeigt folgende Tabelle:

Quelle: Katharina Münk, „Denn sie wissen nicht, was wir tun“, dtv 2012

Schlechte Formulierung

Gute Formulierung

„Da muss ich erst einmal schauen.“

„Ich melde mich.“

„So schnell geht das aber nicht.“

„Ich melde mich spätestens übermorgen dazu.“

„Wie soll ich das denn machen?“

„Ich versuche es hinzubekommen.“

„Ich weiß nicht, ...“

„Da gibt es nur noch einen offenen Punkt.“

Souveränität ist also nicht nur eine Kernkompetenz von Chefs, sondern auch von Chefsekretärinnen. Im Besonderen gilt das, wenn Chefs selbst unsicher sind. Gerade bei neuen oder jungen Führungskräften, die das Unternehmen erst noch kennenlernen müssen, kann das der Fall sein. Den Respekt, den Chefsekretärinnen in der Zusammenarbeit selbst einfordern, sollten sie in einer solchen Situation ihrem Gegenüber selbst entgegenbringen. Das heißt: Zeit geben, um die neuen Aufgaben und das neue berufliche Umfeld kennenzulernen. Auch die Arbeitsabläufe im Verhältnis Chef Chefsekretärin müssen sich erst noch einspielen.

Verhalten gegenüber neuen Chefs

Neue Chefs bringen in der Regel Veränderungen. Dies können rein organisatorische wie etwa die Umgestaltung des Arbeitsplatzes, aber auch Veränderungen im Umgang miteinander sein. Stichwort: Führungsverhalten. Chefsekretärinnen müssen sich dabei auf die Persönlichkeit eines zunächst fremenden Menschen einstellen. Nur nett zu lächeln und so zu versuchen einen positiven Eindruck zu hinterlassen, reicht aber nicht aus.

Neue Chefs müssen den Eindruck gewinnen, sich auf ihre neue Mitarbeiterin verlassen zu können – in jeder Situation. Für den Anfang ist es deshalb hilfreich, den Chef bei der Einarbeitung so gut es geht zu unterstützen. Dazu gehört die ruhige und sorgfältige Erläuterung der betrieblichen Prozesse und der Abläufe, wie sie sich im Chefsekretariat etabliert haben. Hat der neue Chef das Gefühl, entlastet zu werden, ist das ein positiver Treiber für seine Wertschätzung.

Nichts vorgeben, was man nicht ist oder kann. Eine Regel, die auch für das Verhalten von Chefsekretärinnen gilt. Auch und gerade weil sie oft als „Alleskönnerinnen“ bezeichnet werden. Authentizität ist auch hier der richtige Ratgeber, denn wird Vorgegaukeltes entlarvt, ist der Vertrauensbruch vorprogrammiert beziehungsweise wird der Aufbau von Vertrauen wesentlich erschwert. Und Vertrauen ist gerade in einem Job unabdingbar, in dem Loyalität, Integrität und Verschwiegenheit zu den wichtigsten Kernkompetenzen zählen.

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