Bürokratie in UnternehmenDie Formel für weniger administrativen Ballast

Viele Unternehmen ertrinken in zu viel Bürokratie. Das ist hinderlich für die Entwicklung von Innovationen. Wie wäre es mit 50 Prozent weniger Administration, Formularwesen und Genehmigungsverfahren, fragt Anne M. Schüller.

Prozessbesessenheit, Reporting-Manie und verkrampfte Regelwerke sind eine kolossale Verschwendung von Zeit, Geld, Engagement und Talenten, die sich heute niemand mehr leisten kann. Bürokratie macht ein Unternehmen lahm und dumm, weil alles einem vordefinierten Weg folgen muss und in starren Verfahrensweisen versinkt.

Doch je träger eine Organisation, desto anfälliger ist sie für Überholmanöver. Von daher ist zunächst eine Transformation in einen agileren Zustand vonnöten. Alles, was eine Organisation schwerfällig macht, muss schleunigst weg. Und alles, was sie schnell macht, muss her.

Im Eilschritt die Zukunft erreichen heißt also zuallererst: Rigide Strukturen lockern, Festgefahrenes lösen, Altlasten entsorgen und Hürden entfernen, um flotter laufen zu können. Hiermit sind an dieser Stelle nicht die wie auch immer gearteten behördlichen Vorschriften gemeint, sondern überholte interne Unternehmensroutinen.

Unternehmenshandbücher sollten keine Gesetzbücher sein

Ganz ohne Strukturen und Regeln geht es natürlich nicht, schon allein deshalb ist 50 Prozent – plus/minus – ein vernünftiger Zielwert. Einleuchtende Funktionsvorgaben sichern ein notwendiges qualitatives Leistungsniveau. Und sie helfen, böse Fehler zu vermeiden. Solche Prozesse sind kluge Prozesse.

Dumme Prozesse hingegen verplempern wertvolle Zeit. Und sie sorgen für Stillstand. Denn wenn ein Handbuch zum Gesetzbuch wird, sind die Mitarbeiter vor allem damit beschäftigt, akribisch den vorbestimmten Arbeitsabläufen zu folgen. Selbst dann, wenn das der größte Unsinn ist. Am Ende wird das Ganze derart komplex, dass alles wie in einem Panzer erstarrt.

Also: „Entregeln“ Sie! Werden Sie wendig, pfiffig und schlank.

Mit weniger bürokratischem Gepäck arbeitet es sich leichter

Entschlackungsprogramme gehören in den tagtäglichen Ablauf, weil bei zunehmender Arbeitsdichte und steigender Komplexität schon jetzt kaum noch Raum für das Wesentliche bleibt. Und ständig werden den bereits überlasteten Mitarbeitern weitere Projekte aufgebrummt. Doch vor dem Obendrauf muss erst einmal unten etwas weg.

Wer die Zukunft erreichen will, tut sich leichter mit wenig Gepäck. Regeln, Standards und Normen von früher sind dabei nur hinderlich. Sie lähmen das Vorankommen, frustrieren die Mitarbeiter und verärgern die Kunden. Die entscheidende Frage ist demnach nicht: „Was brauchen wir noch?“ Sondern sie lautet zunächst: „Was muss weg?“ Hiernach stellt sich die Frage: „Was muss anders werden, damit wir zukunftsfit sind?“ Die Mitarbeiter wissen übrigens meist längst, was das ist.

An vielen Stellen lauern Bürokratiemonster

Zum Start fängt man am besten dort an, wo sich schnell etwas bewegen lässt. Dies ist auch deshalb sehr hilfreich, weil so erste Erfolgserlebnisse zügig sichtbar werden und im Unternehmen via Storytelling die Runde machen können.

Neben überflüssigem Papierkram, antiquierten Routinen, lästigen Arbeitsabläufen, unnötigen Verfahren, bremsenden Vorschriften und sonstigen Bürokratiemonstern kann man sich bei der Gelegenheit von vielen weiteren Monstern trennen. Zum Beispiel von Schreibstil-, Textbaustein- und Floskel-Monstern, von Kundenverärgerungsmonstern oder Meeting-, PowerPoint- und E-Mail-Monstern.

Internes Bürokratie-Entschlackungsprogramm starten

Das Programm „Kill a stupid rule“ wurde ursprünglich vom US-Banker Vernon Hill entwickelt. Er belohnte jeden Mitarbeiter mit 50 Dollar, der eine bestehende Vorschrift ausmachte und abschaffen half, die daran hinderte, die Kunden der Bank glücklich zu machen. Eine ideale Ausgangsfrage in diesem Sinn ist:

Von welchen untauglichen Standards, Regeln und Verfahren, und von welchem administrativen Unsinn sollten wir uns schnellstmöglich trennen?

Bitten Sie zum Beispiel im Rahmen eines Abteilungsmeetings die Anwesenden, sich zu zweit zusammenzusetzen und innerhalb von zehn Minuten so viele „stupid rules“ wie nur möglich zu finden, auf Haftzettel oder Moderatorenkärtchen zu schreiben und anonym an eine umgedrehte Pinnwand zu heften. Sie werden sich wahrscheinlich wundern, wie auf einmal die Funken sprühen und was so alles zusammenkommt.

Mitarbeiter sind ideale Lösungslieferanten

Um rasch in den Exzellenzbereich vorzudringen, stellen Sie hiernach folgende Frage:

Was ist die allerbeste Idee, wie wir es stattdessen besser machen können?

Diese Frage sollte exakt in dieser Form gestellt sein, weil sonst meist nur Allerweltslösungen vorgeschlagen werden. Wieder wird zu zweit gearbeitet. Jedes Tandem sucht sich einen Zettel an der Pinnwand aus und macht sich an die Verbesserungsarbeit. Aus meiner Workshop-Erfahrung heraus kann ich sagen: Die Leute werden unglaublich schnell fündig. Das meiste Wissen steckt nämlich schon längst im Unternehmen, es müsste nur herausgekitzelt werden.

Dazu im Management-Handbuch

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