BüroorganisationGünstiger drucken und hohe Folgekosten sparen

Mit diesen Spartipps fürs Drucken vermeiden Sie hohe Folgekosten durch Verbrauchsmaterialien und umgehen Kostenfallen.

Bereits bei der Kaufentscheidung legen Sie einen Großteil der Gesamtkosten fest. Wichtiger als die fixen Anschaffungskosten für den Drucker sind dabei meistens die variablen Verbrauchskosten, wobei letztere primär durch den Verbrauch von Toner beziehungsweise Tinte bestimmt werden. Je mehr Sie drucken, desto relevanter sind diese Verbrauchskosten und desto weniger wichtig werden die einmaligen Anschaffungskosten.

Beispiel für unterschiedliche Druckkosten

Drucken Sie nur 1.000 Seiten pro Jahr und gehen Sie für Ihren Drucker von einer Lebensdauer von vier Jahren aus, so schlägt ein Unterschied bei den Druck- beziehungsweise Verbrauchskosten pro Seite von 5 Cent letztlich durch einen Unterschied von 200 Euro zu Buche.

Drucken Sie dagegen 10.000 Seiten pro Jahr, erhöht sich die Differenz bei den Verbrauchskosten auf stattliche 2.000 Euro. Selbst wenn der Unterschied beim Seitenpreis lediglich 2 Cent beträgt, kommt bei der hohen Seitenzahl bereits eine Differenz von 800 Euro zusammen, beim geringen Druckbedarf sind es dagegen nur noch 80 Euro in vier Jahren.

200 oder 300 Euro Preisunterschied beim Kaufpreis sind bei hohem Druckaufkommen schon bei geringen Differenzen bei den Kosten pro Seite schnell ausgeglichen. Teurere Drucker mit geringen Seitenkosten amortisieren sich, wie das Beispiel zeigt, schnell.

Tintenstrahl- oder Laserdrucker?

Lange Zeit galt bei Druckern die Faustregel: Vergleichsweise billige Tintenstrahldrucker verursachen hohe Verbrauchskosten, während Laserdrucker zwar in der Anschaffung mehr kosten, dafür aber deutlich günstigere Druckkosten pro Seite aufweisen. Zudem hatten die Tintengeräte für geschäftliche Anwender oftmals den Nachteil, dass sie deutlich langsamer arbeiteten und schließlich auch die Qualität beim Textdruck zu wünschen übrig ließ.

Mittlerweile haben sich Technik und auch Preispolitik der Hersteller jedoch deutlich gewandelt. Bei der Druckgeschwindigkeit haben einige Tintenstrahler die meisten Lasergeräte ein- oder sogar überholt. Geräte, deren Druckkopf nicht nur einzelne Zeichen, sondern eine ganze Zeile abdeckt, kommen auf Druckgeschwindigkeiten von 50 oder 70 Seiten pro Minute. Auch die Qualität des Textdrucks ist besser geworden und ein Unterschied zu Lasergeräten kaum noch zu erkennen.

Vorsicht bei billigen Laserdruckern!

Für die Business-Tintenstrahlgeräte haben die Hersteller meist besonders große Tintenpatronen (XXL) im Angebot, die nicht nur hohe Reichweiten bieten, sondern häufig konkurrenzlos günstige Druckkosten pro Seite ermöglichen – meist sogar unter der von Laserdruckern. Eine andere Option ist es, Tinte in großvolumige Tintentanks nachzufüllen. Der Austausch ganzer Patronen wird damit überflüssig.

Bei den Laserdruckern müssen Sie dagegen aufpassen, denn hier setzen die Hersteller seit einiger Zeit auf dieselbe Preisstrategie wie bei den billigen Tintenstrahldruckern. Sie bieten die Geräte also zu einem recht günstigen Preis an, verkaufen aber dann die Tonerkartuschen zu umso höheren Preisen.

Vorsicht bei der Tinten- und Tonermenge!

Berücksichtigen Sie beim Preisvergleich auch die mitgelieferte Tinten- beziehungsweise Tonermenge. Häufig finden sich bei preiswerten Modellen nur Patronen oder Kartuschen mit geringer Reichweite. Somit verlieren scheinbar günstige Geräte ihren Preisvorteil, da sie mit dieser Startbefüllung nur wenige Seiten drucken können.

Nutzen Sie bereits einen Drucker, für den es noch keine günstigen XXL-Patronen gibt, können Sie prinzipiell auch auf Tinte von Drittanbietern ausweichen. Diese ist oftmals günstiger, allerdings müssen Sie hier auch mit einigen Nachteilen rechnen. Nicht immer ist die Qualität der Tinte so gut wie beim Original. Zudem besteht bei Tintenpatronen mit integriertem Druckkopf die Gefahr, dass diese bereits abgenutzt sind und es schnell zu Beeinträchtigungen kommen kann.

Multifunktionsgerät statt Drucker anschaffen

Multifunktionsgeräte punkten gegenüber Druckern durch ihre Vielseitigkeit: Sie ersparen Ihnen nicht nur die Anschaffung zusätzlicher Hardware, wie etwa Scanner, Kopierer oder Fax, sondern sparen Ihnen auch Kosten bezüglich Verbrauchsmaterialien, die Sie nur einmalig vorhalten müssen. Zusätzlich wird der Platzbedarf reduziert und auch der Stromverbrauch sinkt, wenn statt mehrerer Geräte nur eines betrieben werden muss.

Beim Kauf eines neuen Druckers oder Multifunktionsgeräts sparen Sie mitunter erheblich, wenn Sie nicht das neueste Modell wählen, sondern zu einem der Vorgängermodelle greifen. Oft sind die Neuerungen eher rudimentär, während es bei den wesentlichen Merkmalen zwischen den Modellversionen kaum einen Unterschied gibt.

Vor allem bei höherwertigen Business-Laserdruckern steht ein großes Angebot an Gebrauchtgeräten aus Leasing-Rücknahmen zur Verfügung; die Geräte sind generalüberholt und teilweise auch noch mit gut gefüllten Tonerkartuschen bestückt.

7 Spartipps für die Praxis

Ist die Entscheidung für einen bestimmten Drucker gefallen, sind die Kosten nur noch bedingt beeinflussbar. Allerdings gibt es selbst dann noch verschiedene Sparmöglichkeiten.

Testseite ausdrucken

Bei Tintenstrahldruckern kann es sinnvoll sein, hin und wieder einmal eine Seite auszudrucken, auch wenn dies eigentlich nicht notwendig ist. Dadurch ersparen Sie sich nach längeren Druckpausen intensive Druckkopf-Reinigungen, die ansonsten anfallen, um eingetrocknete Tintenrückstände am Druckkopf zu entfernen.

Schalten Sie die Drucker immer über die Ein-/Aus-Taste aus, damit der Druckkopf korrekt in seine Parkposition gebracht wird und dadurch das Risiko minimiert wird, dass die Tinte hier eintrocknet.

Restliche Tonerpartikel nutzen

Bei Laserdruckern kann es passieren, dass bei einem zu Ende gehenden Toner die Ausdrucke weiße Streifen aufweisen. Versuchen Sie durch vorsichtiges Schütteln der Kartusche auch noch die restlichen Tonerpartikel nutzbar zu machen, was die Reichweite nochmals um etliche Seiten erhöht.

Allerdings ist dieses Vorgehen nicht unproblematisch, wenn dadurch Tonerpartikel in die Raumluft abgegeben werden, die als gesundheitsgefährdend gelten.

Druckqualität verringern

Verringern Sie bei Ausdrucken für betriebsinterne Zwecke die Druckqualität, um den Tinten- oder Tonerverbrauch zu reduzieren. Die Lesbarkeit der Ausdrucke leidet im Allgemeinen kaum unter dieser Maßnahme. Die Nutzung dieses Entwurf- oder Spar-Modus hat bei Tintenstrahldruckern zudem den Effekt, dass die Druckgeschwindigkeit gegenüber dem Drucken in optimaler Qualität deutlich höher ist.

Nutzen Sie darüber hinaus für viele Zwecke weitere Sparoptionen, wie etwa die automatische Verkleinerung oder den Duplexdruck.

Stellen Sie diese Sparoptionen gegebenenfalls auch auf den Rechnern im Netz in den jeweiligen Druckertreibern ein. So verwenden die Nutzer diese Optionen automatisch und drucken nicht aus Bequemlichkeit regelmäßig in der höchsten Qualitätsstufe.

Stand-by-Modus verwenden

Laserdrucker verbrauchen deutlich mehr Energie als Tintenstrahlgeräte, was vor allem auf das Vorheizen der Fixiereinheit zurückzuführen ist. Diese Funktion sorgt dafür, dass der Laserdrucker vergleichsweise schnell einsatzbereit ist. Benötigen Sie den Drucker eher selten und können Sie einige Sekunden länger warten bis das Gerät einsatzbereit ist, nutzen Sie den Stand-by-Modus.

Noch mehr Energie sparen sich mit dem Sleep-Modus ein, bei dem weitere Stromverbraucher deaktiviert werden. Allerdings braucht der Drucker hier nochmals deutlich länger, um Druckaufträge auszuführen.

Auf Ausdrucke komplett verzichen

Die größte Ersparnis ermöglicht schließlich der Verzicht auf den Ausdruck und die Nutzung elektronischer Dokumente. Als weit verbreitetes Standard-Format eignet sich dazu PDF, das auch auf allen Mobilplattformen einfach nutzbar ist. Die meisten Standard-Anwendungen ermöglichen den Export von Dokumenten im PDF-Format. Neuere Scanner oder Multifunktionsgeräte wandeln die Vorlagen per Knopfdruck automatisch in dieses Format um und speichern es optional sofort auf einem Cloud-Speicher ab, sodass ein Zugriff von überall aus und mit jedem Endgerät möglich wird.

Dazu im Management-Handbuch

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