BüroorganisationMit Office Excellence gegen Anarchie im Büro

„Warum brauchen wir Standards, Regeln und Prozessvorgaben im Office? Sind wir nicht alle erwachsen genug, um uns selbst und unsere Abläufe am Arbeitsplatz zu organisieren“? Führungskräfte fragen sich immer wieder, ob klar formulierte Benchmarks und Prozesse im Office die Freiheitsgrade Ihrer Mitarbeiter zu sehr einschränken. Befürchtungen, die häufig mitschwingen sind folgende: „Mache ich mich als Führungskraft eventuell lächerlich oder gar unbeliebt, wenn ich Standards einfordere, und demotiviere ich mein Team, wenn ich mich so stark in deren operatives Geschäft einmische“?

Wie bei allen Dingen geht es auch im Office um das richtige Maß: So viel Selbstverantwortlichkeit wie möglich und so viel Standard wie nötig. So in etwa hätten Sie das auch ausgedrückt? Sie sind sich aber noch unsicher, welches die relevanten Excellence-Stellschrauben für Ihr Team sind? Dann lesen Sie im Folgenden, was Ihre Mitarbeiter in jedem Fall an Vorgaben benötigen, um effektiv und effizient zu arbeiten und die individuelle und teambezogene Performance im Office zu verbessern.

Sie haben noch nie von Office Excellence gehört und fragen sich, ob es sich um eines der vielen Modewörter handelt, die gerade mal wieder durchs Netz „schwirren“? Office Excellence bedeutet, die richtigen Dinge richtig zu tun. Office Excellence ist daher keine leere Wortblase, sondern etwas ganz Konkretes.

Excellence im Büro beschreibt die Art und Weise, wie Ihre Abteilung arbeitet. Im Idealfall ist Ihr Team effektiv und effizient und damit produktiv. Produktivität endet nicht vor den Türen von fertigungsnahen Einheiten im Betrieb – im Gegenteil. Jeder Kopfarbeiter weiß genau um die Rahmenbedingungen im Büro, unter denen er hochproduktiv und motiviert arbeiten kann. Studien belegen jedoch, dass die Produktivitätspotenziale im Office - im Gegensatz zu denen in der Produktion – zu wenig ausgeschöpft werden.

Als Führungskraft eines Teams oder einer ganzen Abteilung geht es nicht nur darum, die eigenen Mitarbeiter zu motivieren und gemäß ihrer Fähigkeiten einzusetzen. Jeder Einzelne muss auch einen Weg finden, diese Fähigkeiten umzusetzen, also „auf die Straße zu bringen“. Daran muss jedem im Team – insbesondere der Führungskraft gelegen sein. Führungskräfte in der Produktion haben bei der Implementierung von Standards- und Qualitätssystemen weitaus weniger Akzeptanzprobleme, als Vorgesetzte in Vertrieb, Einkauf, Marketing, F&E und Verwaltung. Woran liegt das?

Kopfarbeiter wünschen sich freies Arbeiten und dieser Wunsch manifestiert sich oft in einem persönlichen Arbeitsstil, der Produktivitätspotenziale in sich birgt und nicht selten als unproduktiv eingestuft werden kann. Deshalb ist die entscheidende Frage, an welchen Stellen eine Standardisierung sinnvoll und damit produktivitätssteigernd ist. Viele Vorgesetzte wissen zwar, was ihre Mitarbeiter tun, sie wissen aber in der Regel nicht, wie sie es tun. Da die Gesamtperformance eines Teams mehr ist als die Summe seiner Teile, ist die Abteilungseffizienz und damit das Thema Office Excellence Managementaufgabe. Bevor Sie konkret erfahren, was die Potenziale im Team hebt, sind hier die optimalen Voraussetzungen für hohes Output – also Produktivität aufgeführt. Ihre Mitarbeiter bringen dann Höchstleistung, wenn:

1. die Fähigkeit vorhanden ist, die Aufgabe zu lösen,
2. die Motivation da ist, um diese Fähigkeit einzusetzen und
3. die Aufgabe effektiv und effizient umgesetzt werden kann.

Auch wenn kein Kopfarbeiterteam dem anderen gleicht, weil Persönlichkeiten, Aufgabengebiete und Abläufe sehr unterschiedlich sind, gibt es dennoch in jedem Team klar identifizierbare Produktivitätsfaktoren, die etwas über die Performance im Office aussagen. Diese sind:

1. Die Informations- und Dokumentenstrukturen;
2. Die Kommunikation und Besprechungskultur;
3. Das individuelle Zeit- und Selbstmanagement;
4. Die Projekt- und Prozessstandards;
5. Das individuelle Arbeitsverhalten jedes Teammitgliedes;
6. Die Qualität/Nachhaltigkeit und die Akzeptanz im Team.

Identifizieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team die größten Effizienzkiller, damit möglichst alle Mitarbeiter hinter der Idee einer Verbesserung der Abläufe und Strukturen stehen. Als Excellence Startpunkt eignet sich das Thema Informations- und Dokumentenmanagement hervorragend. Die Anzahl der Mails, die täglich zu verarbeiten sind, steigt stetig an. Die Fähigkeit schnell entscheiden zu können, wann wo welche Informationen abgelegt gehören, um sie später wieder problemlos abrufen zu können, ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Produktivität im Team. Zeitraubende Suche nach Daten und Informationen nimmt einen Großteil der Arbeitszeit von Kopfarbeitern in Anspruch. Ein Angestellter verbringt im Durchschnitt sechs Wochen im Jahr mit suchen. Je klarer hier die Vorgaben, Strukturen und Prozesse im Team sind, umso einfacher ist es für jeden Einzelnen, sich schnell zurechtzufinden.

Was können Sie nun als Führungskraft machen, um nicht mit der Ablage-Einheitsmethode gegen Wände zu rennen? Denn Sie müssen davon ausgehen, dass besonders die „Wissenshorter“ im Team das eigene System auf keinen Fall ändern wollen. Ablagestrukturen zu entwickeln ist nicht trivial, sondern ein Kommunikations- und Kompromissthema. Die ideale Lösung sieht wie folgt aus: Erstellen Sie mit einem Teil der Mitarbeiter ein ganzheitliches Ablagekonzept – und übergeben Sie das Thema bitte nicht dem Praktikanten!

1. Klären Sie zuerst, was nur noch in elektronischer Form aufbewahrt werden muss. Praxistipp: Machen Sie dazu Screenshots der aktuellen Ablage aber auch der individuellen Ordner auf Server und Outlook/Lotus Notes.
2. Definieren Sie dann, welche Informationen für alle auf dem gemeinsamen Laufwerk unter welchen Oberbegriffen abgelegt werden müssen. Praxistipp: Maximal acht bis zehn Oberbegriffe – Themen oder Prozessbezogen.
   
3. Gibt es einen Sharepoint-Server oder eine gemeinsame Datenbank, dann definieren Sie die Schnittstelle, damit es nicht zu Doppelablagen kommt. Praxistipp: Häufig macht es Sinn, Projekte oder Dokumente virtueller Teams nur hier abzulegen.
   
4. Bestimmen Sie im nächsten Schritt, welche E-Mails Dokumentencharakter haben und deshalb unbedingt aus den Accounts der Mitarbeiter in die gemeinsame elektronische Ablage wandern müssen. Praxistipp: Machen Sie sich die Mühe die Mails im Dateinamen so zu benennen, dass sie ein Datum gemäß JJ-TT-MM enthalten, das erleichtert später das Auffinden.
   
5. Klären Sie im Team nun, welche gemeinsamen papierenen Ablagen noch benötigt werden und welche Papiervorgänge jeder am Arbeitsplatz verwahren kann.  Praxistipp: In Teams mit stark unterschiedlichen Aufgaben sollte eine gewisse individuelle Flexibilität erlaubt sein. Wichtig: Die Kollegen müssen wissen, wo beim Einzelnen die aktuellen Vorgänge zu finden sind.
   
6. Sorgen Sie im Team dafür, dass alle aktuellen Vorgänge auf den einzelnen Schreibtischen für die Kollegen, die sich gegenseitig vertreten, schnell verfügbar sind. Idealerweise brieft sich das jeweilige Tandem so, dass auch ohne „Urlaubsübergabe“ immer klar ist, wo die offenen Posten liegen.
   
7. Besprechen Sie auch, welche technischen/rechtlichen Voraussetzungen eventuell noch geschaffen werden müssen, um das neue gemeinsame Ablagekonzept erfolgreich zu verabschieden. Mögliche fehlende gemeinsame elektronische Postfächer, Scanner oder PC-Faxe können die Akzeptanz des neuen Systems schnell infrage stellen. Praxistipp: Klären Sie bei der Gelegenheit auch gleich mit Ihrer Personal- oder Rechtsabteilung, welche Dokumente wie lange und in welchem Format Revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

Mit den neuen Ablagestandards im Team haben Sie eine gute Grundlage geschaffen, auf der sich nun nach und nach weitere Excellence-Schritte umsetzen lassen. Sie werden sehen, dass Sie sich im Team jetzt nicht mehr – hoffentlich – so häufig fragen, wo die Info beziehungsweise das Dokument liegt. Sie werden vielmehr merken, dass die Teammitglieder jetzt auch über das Wie sprechen. Also darüber, wie ein bestimmter Vorgang nun abgewickelt wird, wann das Zwischenergebnis, an wen weitergeleitet wird und so weiter. Setzen Sie also direkt beim nächsten Produktivitätsfaktor an und nehmen Sie gemeinsam Ihre Kernaufgaben und Ablaufprozesse kritisch unter die Lupe, es lohnt sich!

Quellen:

• Diana Booher, Cutting Paperwork in the Corporate Culture
• Standard Österreich Dewoot 2005
• FAZ Proudfood-Studie Consulting Studie 2004