BüroorganisationPlatz sparen und Raum gewinnen!

Als erstes tritt alles die Reise in den Müll an, was offensichtlich nicht mehr nützlich ist. Dazu gehören alte Zeitungen und Zeitschriften genauso wie die Telefonbücher des letzten Jahres. Kataloge Ihrer Wettbewerber, die Sie auf der schon länger zurückliegenden Fachmesse gesammelt haben - weg damit! Grundsätzlich verdächtig ist auch jede Art von Papier, um die es „schade“ wäre. Aber wer braucht schon noch Briefpapier mit veralteten Daten oder Unterlagen aus Schul- und Studienzeiten?

Nach diesen leichten Fällen wenden Sie sich den etwas komplizierteren Kandidaten zu: Gehen Sie Faxe, Berichte und ausgedruckte E-Mails durch und prüfen Sie, was davon wirklich noch relevant ist oder was in die "Ablage Papierkorb" gehört. Was nicht entsorgt wird, sollte zum entsprechenden Vorgang abgelegt werden, denn im Zweifel findet man die Informationen nur dort.

Gehen sie auch Ihre Archive durch: Sie finden dort fast sicher Garantieurkunden und Gebrauchsanleitungen von Geräten, die Sie gar nicht mehr besitzen und CDs mit Sicherheitskopien, deren Inhalte höchstens noch von historischem Wert sind. Ergebnis: Geringere Suchzeiten, weil die Stapel kleiner sind, und mehr Platz vorhanden ist. 

Eine der Hauptursachen für chaotische Verhältnisse auf der Schreibtischoberfläche sind nur teilweise erledigte Aufgaben. Denn man muss sie immer wieder in die Hand nehmen und traut sich nicht, sie irgendwo anders zu deponieren - einmal aus dem Sichtfeld verschwunden, könnte man sie völlig vergessen. Der Unordnung begegnen Sie im ersten Schritt, in dem Sie einen Stapel mit Tätigkeiten, die Sie selbst durchführen müssen, und einen zweiten mit anderen, die Sie delegieren können, bilden. Der Vorteil: Den Delegationsstapel gehen Sie in regelmäßigen Abständen mit Ihrer Assistenz durch, besprechen die Durchführung und Maßnahmen - und sind ihn anschließend los.

Verfügen Sie über keine direkten Zuarbeiter, nehmen Sie als täglichen Punkt in Ihrer Tagesordnung "Aufgaben weitergeben" auf und geben alles weiter, was Sie nicht selbst erledigen wollen. Den anderen Stapel teilen Sie dann in "allgemein" und "dringend". In letzteren gehören vor allem Aufgaben, die nicht nur eilig sind, sondern die Sie auch in überschaubarer Zeit abarbeiten können.

Nach jedem Arbeitstag sollte dieser Bereich abgearbeitet sein. Andere dringende Aufgaben, für deren Erledigung Sie länger brauchen, legen Sie in eine Wiedervorlagemappe. Was nicht akut dringend ist, selektieren Sie so, dass die Unterlagen platzsparend und strukturiert auf der Schreibtischoberfläche liegen können. Verwenden Sie dazu einfache Trennordner oder Klarsichthüllen. Ergebnis: Klare Prioritäten für Aufgaben, besserer Überblick, weniger Versäumnisse.

Viele Unterlagen werden Ihnen aus Gewohnheitsgründen zugeleitet, obwohl das gar nicht notwendig ist. Dazu gehören Umläufe oder Informationen, die Ihnen nur "zur Kenntnis" gegeben werden. Wehren Sie sich aktiv dagegen: Schauen Sie sich jeden Umlauf an und streichen Sie sich aus den meisten Verteilern heraus oder bitten Sie darum, dass Ihnen die Daten per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Ein nicht allzu großer Posteingangskorb zeigt Ihnen auf den ersten Blick, welche neuen Papiere herein gekommen sind.

Wenn Kollegen Papierberge bei Ihnen „abladen“, schauen Sie sie sofort an und geben Feedback, ob Sie diese in Zukunft auch noch haben möchten. Machen Sie deutlich, dass es Aufgabe des „Absenders“ von Informationen ist, diese selektiert zu übergeben - und sich dieser der Verpflichtung nicht dadurch entledigen kann, dass er Papierberge bei Ihnen ablädt. Ergebnis: Kontrolle über Ihren Schreibtisch, weniger Aufwand.

Gewöhnen Sie sich an, Arbeitstage mit einem zumindest oberflächlichen Aufräumen des Schreibtisches zu beenden. Notieren Sie sich die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag und legen Sie die Unterlagen schon bereit - so starten Sie jeden Morgen ohne Verzögerung. Wenn Sie zur Erledigung die Zuarbeit von Mitarbeitern benötigen, sollten Sie ebenfalls möglichst früh am Tage loslegen, damit Sie bis zum Nachmittag die für den Abschluss notwendigen Informationen und Unterlagen haben und am Abend die Sache ad acta legen können. Ergebnis: Sie starten mit Erfolgserlebnissen in den Arbeitstag.

• Alles, was alt oder doppelt ist, wegwerfen.
• Alles Gedruckte, das auch digital vorhanden ist, wegwerfen oder ablegen.
• Alles, was bereits erledigt ist, ablegen, weitergeben oder wegwerfen.
• Umläufe durchsehen und weitergeben.
• Aufgaben, die mit einer Tätigkeit erledigt sind, erledigen.