BüroorganisationSo schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch

Um Prozesse zu optimieren und Zeit einzusparen, sollten Sie bei der wichtigsten Instanz anfangen: dem Schreibtisch. Auftragsunterlagen, Akten oder auch Rechnungen sammeln sich schnell an und sollten griffbereit liegen. Durcheinander liegende und unaufgeräumte Dokumente verhindern eine optimale Übersicht. Um das Schreibtisch-Chaos zu bewältigen, braucht es ein System.

Bevor Sie beginnen zu organisieren, sollten Sie erst einmal ausmisten. Verwenden Sie dazu drei Kartons: einen sehr großen für alle wegzuwerfenden Dinge wie etwa veraltete Unterlagen und Verträge, nicht mehr funktionsfähige Schreibtischwerkzeuge oder auch alte Bürogeräte. Im zweiten Karton sammeln Sie die Dinge, die Sie noch benötigen. Der dritte ist für solche Dinge, die im Büro mehrmals vorhanden sind, also zum Beispiel Stifte, Locher oder Tacker. Sie sollten sich überlegen, ob Sie nicht einen Teil davon verschenken.

Mit folgenden Maßnahmen realisieren Sie einen aufgeräumten Scheibtisch:

Unterlagen entsorgen

Richten Sie sich ein Fach für Unterlagen ein, die Sie von Zeit zu Zeit lesen wollen. Wichtig ist, dass das Fach nach oben begrenzt ist, zum Beispiel durch das nächste Regalbrett. Ist das Fach voll, entsorgen Sie die ältesten Unterlagen ungelesen.

Wiedervorlage anlegen

Ob Kontierungsordner, Hängemappen oder Einstelltaschen: Wichtig ist, dass Sie ein schnell geschriebenes Inhaltsverzeichnis anlegen; am besten mit Bleistift, denn so können abgeschlossene Projekte einfach ausradiert werden.

Dateinamen standardisieren

Vereinbaren Sie in Sachen Dateibenennung klare Standards. Dateien werden immer mit Datum (Jahr, Monat, Tag: 20120130), eindeutiger Projektbezeichnung und konkretem Dokumenteninhalt abgespeichert. Vermeiden Sie Doppelspeicherungen, sonst verlieren Sie schnell den Überblick, welche Datei aktuell ist.

Folienbuch anlegen

Legen Sie ein Folienbuch an, in dem Telefonnummern oder sonstige Informationen gesammelt und im Bedarfsfall schnell aktualisiert werden können. So vermeiden Sie das Anbringen vieler einzelner Merkzettel an Ihrem Monitor.

Platz schaffen

Verbannen Sie Hilfsmittel wie Locher, Tacker und Stifte vom Schreibtisch in die Schreibtischschublade oder einen Stiftehalter. So haben Sie Platz zum Arbeiten und müssen nicht ständig suchen.

Kanban-System nutzen

Um den Nachschub zu gewährleisten, können Sie mit dem Kanban-System arbeiten: Erinnerungskärtchen, mit Hilfe derer Büromaterial rechtzeitig nachbestellt wird.

Post organisieren

Stellen Sie einen Schale auf für eingehende Post, Informationen von Kollegen und für sonstige Unterlagen, die über den Tag verteilt für Sie abgegeben werden. Auf diese Weise können Sie sich diesen Unterlagen abends konzentriert und schnell widmen.

Kalender nutzen

Um Unterlagen genau dann zu finden, wenn sie benötigt werden, verknüpfen Sie Ihren Kalender mit Ihrer Ablage. Nutzen Sie ihn als Organisator Ihrer Arbeit, so dass Sie entspannt und fristgerecht gute Arbeit abliefern können. Schreiben Sie einfache Symbole und Nummern für den Ort der Ablage hinter den Termin, so müssen Sie nie lange nach den richtigen Unterlagen suchen.

Eine Verringerung der Such- und Durchlaufzeiten ermöglicht eine effektivere Nutzung der gewonnenen Zeit. Ordnung ist auch dann von Vorteil, wenn Kunden oder die, die es werden sollen, ins Büro eingeladen werden. Denn Ordnung signalisiert: Sie sind gut organisiert. Dies wiederum hinterlässt einen positiven Eindruck.