BüroorganisationWie Sie im Großraumbüro konzentriert arbeiten

Im Großraumbüro sind Mitarbeiter im Vergleich zu Einzelbüros mehr ablenkenden Geräuschen ausgesetzt. Das gefährdet die Konzentration beim Arbeiten. Die folgenden Tipps helfen, mit dieser Herausforderung umzugehen.
Von Christian Mörsch und Melanie Müller

Die Aufzugtür hinter Ihrem Schreibtisch öffnet sich und entlässt einen Schwung lachender Kollegen. Sie erfahren, welche Rezepte ausprobiert wurden und in welchem Supermarkt es heute Erdbeeren besonders günstig gibt. Nach einer halben Ewigkeit trotten die Kollegen zu ihren Schreibtischen hinter den Stellwänden und verschwinden aus Ihrem Blickfeld. Endlich Ruhe?

Weit gefehlt! Das permanente Geklapper der Tastaturen, laute Telefonate, klickende Kugelschreiber, ein Hustenanfall am Arbeitsplatz gegenüber und das Surren der Klimaanlage stellen Ihre Konzentration auf eine harte Probe. Sie sehnen sich zurück in Ihr kleines Einzelbüro. Doch das ist nach dem Umzug Ihres Unternehmens in das neue Gebäude ein Relikt aus der Vergangenheit. Wie können Sie dennoch konzentriert arbeiten?

Spielregeln im Großraumbüro festlegen

Um im Großraumbüro in einer guten Atmosphäre und so konzentriert wie möglich arbeiten zu können, hat sich die Vereinbarung von gemeinsamen Spielregeln bewährt:

  • Nehmen Sie gegenseitig Rücksicht.
  • Stören Sie nicht einfach ohne Erlaubnis.
  • Stellen Sie Ihr Smartphone auf Vibration oder aktivieren Sie die Lautlosfunktion.
  • Telefonieren Sie am Platz möglichst leise. Eine gedämpfte Stimme wird von den Kollegen in Ihrer Nähe als weniger störend wahrgenommen.
  • Rufen Sie nicht quer durch das Büro. Wenn Sie einen Kollegen sprechen möchten, gehen Sie zu ihm und besprechen Sie sich leise.
  • Führen Sie private Gespräche in der Kaffeeküche oder im Pausenraum.
  • Räumen Sie regelmäßig Ihren Schreibtisch auf.
  • Geben Sie große Druckaufträge möglichst dann in Auftrag, wenn nur wenige Kollegen anwesend sind.
  • Richten Sie spezielle Zonen für Stillarbeit, Besprechungen und für lange Telefonate ein.
  • Sprechen Sie an, wenn Sie etwas stört.

Wenn Sie keine Möglichkeiten haben, gemeinsame Verhaltensregeln zu treffen oder diese von Ihren Kollegen nicht beachtet werden, müssen Sie nicht resignieren. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Survival-Tipps, mit denen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit im Großraumbüro verbessern können.

Weisen Sie Ihre Kollegen charmant ab

Gegenseitige Rücksichtnahme ist leider nicht für alle Menschen selbstverständlich. Großraumbüros sind Orte, an denen Sie besonders häufig mitten in einem Arbeitsvorgang von einem Mitarbeiter angesprochen werden.

  • Sagen Sie Ihrem Kollegen höflich aber bestimmt, dass Sie momentan nicht gestört werden möchten.
  • Erklären Sie ihm, warum Sie momentan keine Zeit haben.
  • Bieten Sie einen späteren Zeitpunkt an, zu dem Sie sich mit ihm unterhalten können.

Führen Sie Nicht-Stören-Signale ein

Sicherlich kennen Sie das Bitte-nicht-stören-Schild, das man an Hotelzimmertüren in Form eines roten Pappaufhängers findet. Auch im Großraumbüro ist ein solcher Hinweis von Nutzen. Denn damit wissen Ihre Kollegen, dass Sie gerade Ruhe brauchen. Das Problem: Sie haben keine eigene Bürotür, an deren Klinke ein solcher Aufhänger passen könnte. Stattdessen können Sie

  • ein rotes Fähnchen auf Ihren Schreibtisch stellen,
  • Kopfhörer tragen – diese wirken zudem lärmreduzierend,
  • ein Ruheschild auf dem Computer anbringen, auf dem zusätzlich eine Zeitangabe zu sehen ist, ab wann Sie wieder ansprechbar sind,
  • ein Stofftier mit dem Rücken zu den Kollegen aufstellen.

Tatsächlich kaufte sich ein Software-Ingenieur von Hewlett-Packard eines Tages den größten Teddybären, den er finden konnte. Er war es leid, nicht ungestört arbeiten zu können. Ständig wurde er von Smalltalks und Mitarbeitergesprächen abgelenkt. Er setzte den Teddybären sichtbar auf seinen Aktenschrank und teilte seinen Kollegen mit, dass er ansprechbar ist, wenn der Teddybär sie anlächelt. Sollte der Teddybär mit dem Gesicht zur Wand sitzen, möchte er nicht gestört werden. Zuerst wurde über seine Vorgehensweise geschmunzelt, aber nach ein paar Tagen akzeptierten es alle.

Nutzen Sie flexible Arbeitszeiten

Sofern Sie flexible Arbeitszeiten haben, sollten Sie diese auch nutzen! Vermeiden Sie den klassischen Nine-to-five Job. Denn in den frühen Morgenstunden oder in den Feierabendstunden herrscht auch im Großraumbüro oft gähnende Leere und Sie können in aller Ruhe konzentriert Ihrer Arbeit nachgehen.

Wenden Sie den Spinnentrick an

Wenn Sie eine vibrierende Stimmgabel das erste Mal an ein Spinnennetz halten, dann werden Sie in kürzester Zeit die dazugehörige Spinne sehen. Denn sie schaut nach, ob sich in ihrem Netz etwas zu fressen befindet. Beim mehrmaligen Wiederholen wird die Spinne nicht mehr erscheinen, da sie gelernt hat, dass die Vibrationen kein Anzeichen für Beute sind. Trainieren Sie Ihr Gehirn in gleicher Weise, damit es auf Ablenkungen nicht mehr reagiert.

Wenn Sie merken, dass sich eine Ablenkung aus einer Ecke des Großraumbüros an Sie heranschleicht und Sie aus Ihrer Arbeit buchstäblich herausreißen möchte, dann wenden Sie doch die folgende Übung an:

  1. Entspannen Sie sich. Schließen Sie Ihre Augen und atmen Sie drei bis vier Mal tief in den Bauchraum, sodass sich Ihre Bauchdecke beim Einatmen etwas hebt und beim Ausatmen wieder senkt.
  2. Legen Sie bewusst Prioritäten fest. Fragen Sie sich in Ihren Gedanken, was jetzt die wichtigste Aufgabe ist.
  3. Visualisieren Sie Ihre Priorität: Stellen Sie sich ein kleines Detail Ihrer wichtigen Aufgabe vor, zum Beispiel, wie Sie nach neuen Kunden in der Datenbank suchen. Malen Sie sich in Ihren Gedanken aus, wie Sie an Ihrem kleinen Detail arbeiten.
  4. Kehren Sie zurück in die Realität: Öffnen Sie langsam die Augen und starten Sie mit der gewählten Aufgabe. Egal welche Ablenkung auf Sie zukommt: All das ist gleichgültig und hat keine Priorität in Ihrem Kopf. Bleiben Sie einfach bei Ihrer priorisierten Aufgabe.

Gehen Sie gelassen mit Geräuschen um

Sobald Sie sich über ein Geräusch in Ihrer Arbeitsumgebung ärgern, das sich nicht abstellen oder reduzieren lässt, verstärken Sie das Geräusch in Ihrem Kopf. Regen Sie sich also nicht über Lärm oder nervende Geräusche auf! Denn das, was Sie beachten, verstärken Sie noch. Auch wenn Sie es nicht glauben: Es wäre sogar sinnvoll zu denken, „Jedes Geräusch verbessert meine Konzentration“. Überraschen Sie Ihr Gehirn mit einer paradoxen Reaktion. Probieren Sie es aus! All das ist besser, als sich über das Geräusch zu ärgern.

Art der Aufgaben an Geräuschpegel anpassen

Ein letzter Tipp: Beenden Sie langweilige oder überfordernde Aufgaben, wenn der Geräuschpegel im Großraumbüro steigt. Widmen Sie sich einer herausfordernden und interessanten Tätigkeit. Dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Aufmerksamkeit mehr und mehr an die Aufgabe gebunden wird und Sie den Lärm um Sie herum vergessen.

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