Change-ManagementWie Agile Change Canvas funktioniert

Ein Agile Change Canvas stellt alle Aspekte eines Veränderungsprozesses übersichtlich auf einer Seite, der Veränderungsleinwand, dar. Was macht Agile Change Canvas aus und wie setzen Sie das Tool Change Canvas ein?

Was ist ein Agile Change Canvas

Agile Change Canvas bedeutet so viel wie „Schlanke Veränderungsleinwand“. Alle Faktoren und Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Wandel (Change) werden gemeinsam im Team erarbeitet und übersichtlich als Change Canvas dargestellt. Alle wesentlichen Punkte sind damit auf nur einer Seite, der Veränderungsleinwand, zusammengefasst. Ein Change Canvas ist nie abgeschlossen, es wird laufend angepasst.

Ein Agile Change Canvas bringt Übersichtlichkeit und dient und lebt von der Kommunikation im Team. Gleichzeitig entsteht eine „Sprache der Veränderung“, die die persönliche Motivation gegenüber den Veränderungszielen stärkt. Zudem kann mit dem Canvas eine Change Story entstehen. Um eine sinnvolle Leinwand zu erstellen, tauschen sich alle Projektbeteiligten über ihre Erwartungen aus. Das fördert das Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderung und ihre wesentlichen Erfolgsfaktoren.

Funktionen und Effekte des Agile Change Canvas

Die Arbeit mit Change Canvas hat folgende Funktionen:

Die Veränderung sichtbar machen

Ein Change Canvas macht die wichtigen Aspekte der Veränderung sichtbar. Davon profitieren die Beteiligten im Veränderungsteam. Auch nicht direkt beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich zu informieren und gegebenenfalls einzubringen. Deshalb ist wichtig, das Change Canvas an einem für alle zugänglichen und gut besuchten Ort auszuhängen. 

Beteiligung erhöhen und Feedback fördern

Ein Change Canvas ist ein Kommunikationstool. Ziel ist, Veränderungen im Team strukturiert zu planen und zu durchdenken. Beim Erstellen des Canvas in der Gruppe ergeben sich viele neue Ideen. Der kommunikative Austausch über die Veränderung wird gefördert. Mit dem generierten Feedback gestalten Sie Veränderungsexperimente. Wendet sich ein betroffenes Teammitglied mit Ideen oder Verbesserungsvorschlägen an das Team, hat das Tool ein zentrales Ziel erreicht.

Das Canvas an die Situation anpassen

Wie immer im Agile Change Management gilt: Tools sind an die Gegebenheiten in der Praxis anzupassen, nicht umgekehrt. Jede Veränderungsleinwand muss auf die spezielle Situation eingehen – und kann jederzeit angepasst werden. Beispielsweise kann das Veränderungsteam mit einer bestimmten Farblogik arbeiten, um die Planung für alle verständlicher zu machen. Sie können Ihr Canvas auch im Umfang an die Größe des Veränderungsprojekts anpassen. 

Es gibt kein richtig oder falsch

Mit Change Canvas soll kein perfekter Plan entworfen werden. Viel wichtiger sind der Prozess der Planung und die gewonnenen Erkenntnisse. Der gemeinsame Prozess stärkt zudem das Vertrauen untereinander. Es gibt kein richtig oder falsch. Wichtig sind eine offene Fehlerkultur und die Bereitschaft, kontinuierlich dazuzulernen.

So erstellen Sie ein Agile Change Canvas

Medien und Materialien für das Agile Change Canvas auswählen

Das Change Canvas wird häufig auf einem Whiteboard oder Flipchart abgebildet. Sie können aber auch andere Medien und Materialien verwenden oder die nackte Wand nutzen.

Die relevanten Punkte werden auf Haftzettel geschrieben, um sie an die entsprechende „Leinwand“ zu hängen. So können Sie einzelne Inhalte schnell und unkompliziert verändern. Fotos können den Status des Change Canvas dokumentieren. Machen Sie die Fotos allen Beteiligten zugänglich. So können alle nachverfolgen, wie sich Inhalte und Ideen entwickeln.

Change Canvas inhaltlich füllen

Folgende Aspekte werden mit der Veränderungsleinwand erarbeitet und dargestellt:

Warum und wozu machen wir das?

Dringlichkeit herausstellen: Was ist die Vision für die Veränderung? Welche Probleme wollen wir überwinden? Warum ist die Veränderung wichtig für das Unternehmen? Was soll die Veränderung erreichen? Wie soll der Zielzustand aussehen?

Wie unterstützen wir die Menschen im Unternehmen?

Unterstützungs- und Kommunikationsplan aufstellen: Wie kommunizieren wir die Veränderung? Wie sammeln wir Feedback? Wie unterstützen wir die Beteiligten und begleiten sie durch die Veränderung?

Was wollen wir erreichen?

Aktionen definieren: Was sollen wir konkret machen?
Erfolgskriterien festlegen: Was wollen wir erreichen? Wie messen wir Erfolg und Fortschritt?
Risiken und Hindernisse identifizieren: Was kann die Veränderung behindern?

Wer und was ist von der Veränderung betroffen?

Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Abteilungen und Prozesse sind von der Veränderung betroffen? Was müssen sie ändern, damit die Veränderung Erfolg hat? Wer steuert den Change?

Wann soll was erreicht werden?

Welche Maßnahmen sollten zuerst angegangen werden? Was ist vordringlich? Was könnte schnelle Erfolge bringen? Priorisieren: Wann wird was gemacht?

Change Canvas überprüfen

Überprüfen Sie regelmäßig das erstellte Change Canvas. Wie bei agilen Projektmanagement-Methoden wie Scrum üblich, setzen Sie Ihr Change Canvas ein: Ändern sich Ihre Einschätzungen und Sichtweisen, entwickeln Sie das Change Canvas weiter. Ob Sie das alleine, mit anderen Betroffenen oder im ganzen Team umsetzen, hängt von Ihrem Projekt ab. Es kann auch sinnvoll sein, Unbeteiligte dazuzuholen und andere Perspektiven einzubeziehen.

Beispiel: Entstehungsprozess eines Change Canvas

In einem Unternehmen soll ein veraltetes IT-System durch ein neues, effektiveres System ersetzt werden. Während das Change Team die Bedeutung der Veränderung für das Unternehmen kennt, akzeptieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Einführung der Software nicht uneingeschränkt. Es reicht also nicht aus, das Einführen der Veränderung bloß zu kommunizieren. Stattdessen geht es darum, die Betroffenen von vornherein zu integrieren und ihr Engagement zu wecken. Wie gelingt das?

1. Change-Arbeit mit den Führungskräften

Im Rahmen eines Workshops kreieren Unternehmensleitung, Führungskräfte und Betroffene ein erstes Change Canvas. Sie machen sich mit der Methode vertraut und erarbeiten einen strategischen Rahmen für die Veränderung.

2. Change Canvas Workshops

Die einzelnen Abteilungen kommen zusammen, um das Canvas – basierend auf der Vorarbeit der Unternehmensleitung – weiterzuentwickeln. Die Workshops sind in zwei Phasen geteilt: Um das Veränderungsvorhaben einzuführen, bespricht man in der ersten Hälfte nur die Themen Vision und Dringlichkeit sowie Erfolg und Fortschritt der Veränderung. In der zweiten Hälfte geht es darum, welche Unternehmensbereiche die Veränderung beeinflussen werden, welche Unterstützung nötig ist und welche Experimente erforderlich sind.

Nun führen die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Kleingruppen ein Brainstorming für jede Sektion auf der Canvas durch. Diese werden anschließend präsentiert. Die Führungskräfte haben so die Möglichkeit, Muster zu erkennen und falsche Annahmen zu korrigieren. Da sie sich bereits mit dem Canvas auseinandergesetzt haben, können sie außerdem Ideen beisteuern, um die Diskussion aufrechtzuerhalten.

3. Dialogische Kommunikation

Das bisher Erarbeitete wird ins Unternehmen kommuniziert. Als Kanäle kann man beispielsweise Abteilungs-Meetings, interne Nachrichtentools, Townhall-Meetings oder das Intranet nutzen. Der Vorteil der Methode: Weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuvor für das Thema aktiviert wurden, ist die Bereitschaft größer, auf Führungskräfte zuzugehen, Vorschläge zu machen, Wissen beizusteuern.

4. Veränderung für alle sichtbar machen

Letztlich wird das Change Canvas an einem häufig frequentierten Ort platziert, beispielsweise im Pausenraum des Personals. Ein Blick auf das Canvas bietet einen Überblick über wesentliche Rahmenfaktoren und strategische Gedanken. Außerdem sollte es ein aktives Angebot für Feedback enthalten und informelle Möglichkeiten des Austauschs aufzeigen.

Pläne sind nichts, Planung ist alles

Das von Dwight D. Eisenhower stammende Zitat „Pläne sind nichts. Planung ist alles.“ bringt es auf den Punkt: Versuchen Sie nicht, einen perfekten Plan aufzustellen, sondern widmen Sie Ihre Energie dem Prozess. Während Sie ein Change Canvas erstellen, werden Sie merken, dass die in dieser Phase gewonnenen Erkenntnisse wertvoller sind als jeder starr definierte Plan.

Change Canvas für verschiedene Situationen

Lean Change Canvas

Das „Standard“-Canvas im agilen Change Management von Jeff Anderson wird für unternehmensweite Veränderungen eingesetzt und folgt den acht Phasen der Veränderung nach John Kotter. Die detaillierte Vorgabe der Veränderungsphasen ist ein häufiger Kritikpunkt an Andersons Veränderungsleinwand. Denken Sie also immer daran, das Canvas an die Gegebenheiten Ihrer Organisation anzupassen.

Team Canvas

Dieses Canvas eignet sich für die agile Team- und Bereichsentwicklung. Das Canvas hilft, wichtige Themen des Teams wie Ziele, Auftrag, Rollen und Vereinbarungen festzulegen und für alle sichtbar zu machen. Alle Teammitglieder erstellen das Canvas gemeinsam und entscheiden zusammen und eigenverantwortlich über seine Gestaltung und den Inhalt. Davon profitiert die Selbstverpflichtung des Teams.

Improvement Canvas

Das aus der Lean-Produktion von Toyota stammende Canvas eignet sich für Szenarien. Mit ihm werden Unsicherheiten reduziert oder komplexe Sachverhalte übersichtlich dargestellt. Außerdem können Teams und Einzelpersonen wichtige Ziele reflektieren und die ersten Schritte planen.

Minimales Change Canvas

Dieses Change Canvas wird für kleine Veränderungen verwendet – zum Beispiel solche, die nur ein Team betreffen.

In der folgenden Vorlage finden Sie die unterschiedlichen Change Canvas mit Leitfragen für die inhaltliche Entwicklung und die Diskussion im Team.

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