ChecklisteEingangskorb effektiv und effizient abarbeiten

Was zuerst bearbeiten? Was später? Was tun mit umfangreicheren Aufgaben? Wer seinen Eingangskorb im Griff hat, arbeitet leichter.

Was sich im Eingangskorb befindet, ob Posteingang des E-Mail-Programms oder Briefablage, muss bearbeitet werden. Die zentrale Frage dabei ist, wie effektiv und effizient das geschieht. Hierzu hilft folgende Checkliste:

Checkliste

  • Am Tag vorher oder kurz vor Feierabend planen, welche Aufgaben am nächsten Tag angegangen werden.
  • Wichtige Aufgaben vormittags abschließen, da das Leistungspotenzial hier am höchsten ist.
  • Nicht mehr aktuelle oder nicht mehr benötigte Aufgaben aussortieren und wegwerfen.
  • Vorgänge, die erledigt sind beziehungsweise keine Aktion mehr erfordern, sofort ablegen.
  • Briefe von oben nach unten bearbeiten.
  • Kein Brief oder sonstiges Poststück wieder zurücklegen und nicht bearbeiten.
  • Literatur oder Fresszettel, mit denen keine unmittelbare Aufgabe verbunden ist, aus dem Eingangskorb entfernen.
  • Aufgaben, die innerhalb von zwei bis fünf Minuten erledigt werden können, sofort angehen und abschließen.
  • Andere Aufgaben in den Aufgabenplan übertragen: Was muss erledigt werden und bis wann?
  • Größere Aufgaben in kleine Teilaufgaben zerlegen; dabei zuerst eine längere Teilaufgabe bearbeiten und danach die kleineren.
  • Vergleichbare Aufgaben bündeln; zum Beispiel mehrere Briefe oder E-Mails hintereinander schreiben.
  • Bei stockender Aufgabenerledigung einen späteren Zeitpunkt dafür einplanen; zuvor eine andere Aufgabe angehen oder eine Pause machen, um den Kopf frei zu bekommen.

Dazu im Management-Handbuch

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