ChecklisteEingangskorb effektiv und effizient abarbeiten
Was sich im Eingangskorb befindet, ob Posteingang des E-Mail-Programms oder Briefablage, muss bearbeitet werden. Die zentrale Frage dabei ist, wie effektiv und effizient das geschieht. Hierzu hilft folgende Checkliste:
Checkliste
- Am Tag vorher oder kurz vor Feierabend planen, welche Aufgaben am nächsten Tag angegangen werden.
- Wichtige Aufgaben vormittags abschließen, da das Leistungspotenzial hier am höchsten ist.
- Nicht mehr aktuelle oder nicht mehr benötigte Aufgaben aussortieren und wegwerfen.
- Vorgänge, die erledigt sind beziehungsweise keine Aktion mehr erfordern, sofort ablegen.
- Briefe von oben nach unten bearbeiten.
- Kein Brief oder sonstiges Poststück wieder zurücklegen und nicht bearbeiten.
- Literatur oder Fresszettel, mit denen keine unmittelbare Aufgabe verbunden ist, aus dem Eingangskorb entfernen.
- Aufgaben, die innerhalb von zwei bis fünf Minuten erledigt werden können, sofort angehen und abschließen.
- Andere Aufgaben in den Aufgabenplan übertragen: Was muss erledigt werden und bis wann?
- Größere Aufgaben in kleine Teilaufgaben zerlegen; dabei zuerst eine längere Teilaufgabe bearbeiten und danach die kleineren.
- Vergleichbare Aufgaben bündeln; zum Beispiel mehrere Briefe oder E-Mails hintereinander schreiben.
- Bei stockender Aufgabenerledigung einen späteren Zeitpunkt dafür einplanen; zuvor eine andere Aufgabe angehen oder eine Pause machen, um den Kopf frei zu bekommen.