ChecklisteMeetings vorbereiten

Was Sie im Vorfeld eines Meetings unbedingt beachten sollten.

Meetings sollten gut durchdacht und vor allem gut vorbereitet sein. Die folgenden Tipps können dabei helfen:

Besprechungszweck definieren

Zu viele Meetings haben kein klar definiertes Ziel wie etwa wöchentliche Teambesprechungen oder Fortschrittsberichte. Optimale Besprechungen beziehen sich auf konkrete Aktionen, die mit klaren Zielen oder gewünschten Ergebnissen verbunden sind.

Teilnehmerzahl begrenzen

Mit steigender Teilnehmerzahl steigt das Risiko ergebnisloser Gespräche. Überlegen Sie, welcher Mitarbeiter wirklich anwesend sein muss oder wer die Ergebnisse auch später erhalten kann. Gehen Sie dabei diplomatisch vor: Betonen Sie, dass nicht eingeladene Mitarbeiter nicht übergangen werden, sondern ihre Zeit für etwas anderes nutzen können.

Agenda aufsetzen

Eine schlüssige Agenda ist für eine gute Planung entscheidend und sollte den Teilnehmern rechtzeitig bereitgestellt werden, damit sie während der Besprechung darauf eingehen können. Alle Teilnehmer müssen genau wissen, welche Gesprächspunkte Vorbereitung benötigen.

Passende Räumlichkeiten wählen

Bestimmte Störfaktoren beeinträchtigen die Produktivität, da sie die Teilnehmer ablenken und dadurch deren Leistungsfähigkeit senken. Dies können zum Beispiel stickige Räume mit wenig Sauerstoff sein, spiegelnde Fenster, die es unmöglich machen, das Geschriebene auf den Monitoren zu lesen, oder anklopfende Personen, die das Meeting ständig unterbrechen, weil sie wissen möchten, ob der Raum frei ist. In einem professionellen Konferenzraum mit der richtigen Beleuchtung und Belüftung können sich die Teilnehmer besser konzentrieren und mitarbeiten.

Größe, Raumtyp und Ausstattung beachten

Ist für die Besprechung ein Sitzungssaal, ein Seminarraum oder eine Bestuhlung in U-Form notwendig? Fragen Sie alle Besprechungsteilnehmer, was sie brauchen. Zum Beispiel Flipchart, Whiteboard, Drucker oder Kopierer. Fragen Sie sich, ob es sich um eine Präsentation handelt, die eine bestimmte Stuhlanordnung erfordert.

An Essen und Trinken denken

Hungrige oder durstige Teilnehmer sind weniger produktiv. Bieten Sie deshalb Tee, Kaffee und Wasser und eventuell auch Snacks oder ein Mittagessen an. In diesem Fall müssen Sie auch an ausreichend Platz für Geschirr denken.