ControllingWarum regelmäßige Reportings wichtig sind

Ohne Controlling verschenken Unternehmen Geld, Potenziale und Ressourcen. Im Falle einer Krise ist es dann oft schon zu spät. Der Grund: Strategische Planungen, betriebswirtschaftliche Analysen und ein regelmäßiges Reporting wurden nicht durchgeführt. Das heißt, Zahlen und deren Entstehung wurden nicht wirklich hinterfragt. Dabei bildet jede Zahl oder Kennziffer einen bestimmten Zusammenhang ab, steht für Erfolg oder Misserfolg. Jede Zahl erzählt also eine Geschichte. Auf diese Geschichten sollten Unternehmer öfter hören – nicht bloß am Jahresende und beim Erstellen der Bilanz, sondern auch während eines laufenden Geschäftsjahres. Wenigstens jedoch immer dann, wenn strategische Entscheidungen anstehen.

Regelmäßiges Controlling unterstützt den Unternehmer die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei geht es um Fragen wie:

• Stimmt die Richtung noch?
• Erreiche ich meine Ziele?
• Was läuft gut und was weniger?
• Welche Ressourcen kann ich einsparen oder besser nutzen?
• Wo soll oder muss sich etwas ändern, für mich und das Unternehmen?

Diese Fragen können oft mit einfachen Mitteln beantwortet werden. So lassen sich Probleme vermeiden, bevor sie entstehen.

Controlling ist so gesehen kein lästiges Aneinanderreihen von Zahlen, sondern der positive Kern unternehmerisch-visionären Handelns und Gestaltens. Einem echten Unternehmer macht es Spaß, Entscheidungen zu treffen und zu sehen, wie die eigenen Planungen Schritt für Schritt Realität werden und wie er dem Ziel nach und nach näher kommt. Der Weg dorthin führt über das oft als lästig empfundene Controlling.

Wer seine Berichte und Analysen nur für das Finanzamt oder die Bank erstellt, verschenkt dieses Potenzial. Es reicht bereits aus, etwa ein Mal pro Quartal einen Plan- beziehungsweise Ist-Bericht oder eine kleine Analyse zu erstellen. Controlling soll am Ende neue Ressourcen schaffen und keine in Anspruch nehmen. Zwei bis drei Stunden Zeit pro Quartal reichen dafür schon aus.

Für das Finanzamt und die Bank sind Auswertungen leblose Darstellungen der Vergangenheit. Für einen Unternehmer aber sind sie die Basis wichtiger Zukunftsprognosen und Weichensteller richtiger, valider und transparenter Entscheidungen. Damit Reportings, Plan-, Soll- und Ist-Zahlen so funktionieren, muss der Unternehmer seine eigenen Ziele kennen. Es empfiehlt sich also vorher festzulegen, welche Zahlen betrachtet, analysiert und bewertet werden sollen, denn nicht alle sind gleich wichtig. Welche wichtig sind, sollte der Unternehmer selbst entscheiden. Auch das ist ein gravierender Unterschied zur Sicht der Banken, die möglicherweise auf andere Kennzahlen schauen.

Der Controller ist elementarer Dienstleister im Unternehmen. Er ist einerseits Erfolgsüberwacher, anderseits Dolmetscher zwischen Bank und Unternehmen. Dabei hat er zwei Funktionen inne: eine strategisch-unternehmerische sowie eine abbildend-funktionale. Beide sind wichtig, denn die Bank entscheidet auch aufgrund der Zahlenbasis über Kredite und Konditionen.

Regelmäßiges Controlling und Reporting sollte nicht nur für die Bank gemacht werden. Fragt sie etwa aufgrund einer anstehenden Kreditentscheidung nach, ist es sinnvoll, wenn Zahlen vorliegen. Bei der Frage nach der Kapitaldienstfähigkeit zum Beispiel will ein Kreditinstitut erfahren, ob das Unternehmen seine Schulden bezahlen kann – und das muss durch Zahlen belegt und untermauert werden können. Hier kommt die Arbeit des Controllers zum Tragen: Er muss sowohl die Unternehmensziele sowie die aktuelle geschäftliche Situation transparent darstellen als auch die für die Bank relevanten Kennzahlen. Nur wer beide Seiten sieht, kann den maximalen Nutzen daraus ziehen und sein Berichtswesen in jeder Beziehung gewinnbringend einsetzen.

Am Ende hilft Controlling dem gesamten Unternehmen: Kredite und Bankkonditionen werden günstiger und das Rating besser, weil immer aktuelle Zahlen vorliegen. Außerdem gestaltet sich die eigene, interne Erfolgskontrolle leichter. Vor allem aber hilft Controlling bei der Beantwortung der Frage, ob der einmal eingeschlagene Weg noch stimmt. Die unternehmerische Zufriedenheit bleibt somit erhalten.