Datenschutz am ArbeitsplatzRegelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz

Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmerdaten nur unter bestimmten Voraussetzungen erheben, nutzen oder weitergeben. Bei Verstößen drohen Bußgelder.

Welche Informationen der Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern erheben, weitergeben und verarbeiten darf, ist bis heute nicht umfassend geregelt. Einige Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthalten, weitere Regeln wurden von der Rechtsprechung entwickelt. Im Zusammenhang mit dem Arbeitnehmerdatenschutz müssen regelmäßig das Interesse des Arbeitgebers an der Datenerhebung beziehungsweise Datennutzung mit den schutzwürdigen Belangen des Arbeitnehmers unter Berücksichtigung der insoweit von der Rechtsprechung entwickelten Leitlinien abgewogen werden, weshalb die Zulässigkeit oft eine Frage des Einzelfalls ist. Dementsprechend werden hier nur die Grundsätze dargestellt.

Grundsätzliches Verbot der Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von Arbeitnehmerdaten

Sowohl das BDSG als auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, ab Mai 2018) gestalten den Arbeitnehmer-Datenschutz als sogenanntes „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“ aus. Das bedeutet: Die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten ist verboten, es sei denn der Betroffene hat eingewilligt oder die Datenerhebung beziehungsweise Datennutzung ist durch ein Gesetz, eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag gestattet. Bei der Einwilligung muss es sich um eine sogenannte informierte Einwilligung handeln. Eine solche liegt vor, wenn der betroffene Arbeitnehmer eine Einwilligung für den konkreten Fall und in Kenntnis der Sachlage abgegeben hat.

Ist die Erhebung, Nutzung und Weitergabe von Arbeitnehmerdaten erforderlich?

Entscheidende Grenze bei der Datenerhebung, Datennutzung und Datenweitergabe ist regelmäßig die Erforderlichkeit. Diese ist gegeben, wenn nach einer Abwägung des Interesses des Arbeitgebers mit den schutzwürdigen Belangen des Arbeitnehmers feststeht, dass die Daten benötigt werden und die Datenerhebung beziehungsweise Datenverarbeitung oder Datenweitergabe den geringst möglichen Eingriff in die informationelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers darstellt, der für die Erreichung des jeweiligen Zwecks geeignet ist. Der Arbeitgeber hat unter Berücksichtigung dessen regelmäßig ein Fragerecht, wenn er ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Beantwortung seiner Frage hat.

Erforderlichkeit der Erhebung von Arbeitnehmerdaten

Regelmäßig erforderlich ist etwa die Erhebung sogenannter Stammdaten von Arbeitnehmern, wie Adresse, Steuerklasse oder Kinderfreibeträge. Damit kann der Arbeitgeber seine Pflichten aus dem Gesetz, einer Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag erfüllen.

Heimliche und verdeckte Erhebung von Arbeitnehmerdaten nur ausnahmsweise erlaubt

Im Datenschutzrecht gilt ferner der Grundsatz der Direkterhebung. Das bedeutet: Daten müssen in der Regel vom Betroffenen erhoben werden. Die heimliche Erhebung von Daten, zum Beispiel durch verdeckte Videoaufzeichnungen oder Öffnen von Spinden in Abwesenheit betroffener Arbeitnehmer ist somit nur ausnahmsweise möglich. Verdeckte Maßnahmen sind nur dann zulässig, wenn sie die einzige Möglichkeit darstellen, eine schwere Straftat oder Verfehlung aufzudecken. Will der Arbeitgeber aus heimlicher Erhebung gewonnene Daten verwerten, ist dies nur möglich, wenn er darlegen kann, dass sein Aufklärungsinteresse das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers überwiegt.

Ansprüche von Arbeitnehmern bei der Speicherung und Übermittlung ihrer Daten

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Benachrichtigung, wenn ihre personenbezogenen Daten erstmals gespeichert oder an Dritte übermittelt werden. Zusätzlich besteht ein Anspruch auf Berichtigung unrichtig gespeicherter Daten sowie auf die Löschung von Daten, die nicht mehr benötigt werden. An die Stelle der Löschung tritt eine Sperrung, wenn der Löschung Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Sperrung bewirkt, dass die Daten nur mit Einwilligung der Betroffenen genutzt werden dürfen.

Folgen bei Verstößen gegen den Arbeitnehmerdatenschutz

Erhebt oder nutzt der Arbeitgeber Daten von Arbeitnehmern unter Missachtung der Regeln des Arbeitnehmerdatenschutzes, setzt er sich der Gefahr aus, ordnungswidrig zu handeln und ein Bußgeld zahlen zu müssen. Zudem dürfen rechtswidrig erhobene Daten regelmäßig nicht genutzt werden, um rechtswidriges Verhalten der Arbeitnehmer zu ahnden. Darüber hinaus haben Arbeitnehmer regelmäßig Schadenersatzansprüche.

Dazu im Management-Handbuch

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