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Digitale TransformationWarum sich HR-Prozesse perfekt automatisieren lassen

Viele Aufgaben im Personalmanagement lassen sich gut digitalisieren, HR-Prozesse so automatisieren. Davon profitiert das ganze Unternehmen.

HR-Prozesse sind ein erfolgskritischer Faktor in Unternehmen. Und zwar unabhängig davon, ob damit neue Mitarbeiter eingestellt, Angestellte geschult oder die Einhaltung geltender Arbeitsgesetze sichergestellt werden soll. Dennoch verschwenden viele HR-Abteilungen einen Großteil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben. Die zeit- und arbeitsintensiven manuellen Prozesse des Personalmanagements verhindern oft, dass Personaler sich auf die kritischen und strategischen Verantwortlichkeiten konzentrieren können, die ihr Unternehmen voranbringen.

Die Lösung für dieses Problem: Automatisierung. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen wird den HR-Bereich zunehmend durchdringen. HR-Abteilungen, die die Vorteile dieser Veränderung erkennen und nutzen, werden mittel- und langfristig erfolgreich sein.

Der technische Fortschritt verändert HR-Abteilungen

HR wurde lange Zeit als ein Unternehmensbereich mit hauptsächlich manuellen Arbeitsprozessen angesehen. Personaler sind es gewohnt, die Ärmel hochzukrempeln und die Aufgaben selbst zu erledigen. Dies ändert sich seit einigen Jahren: Unternehmen erleben aktuell große disruptive technologische Veränderungen. Diejenigen, die nicht auf die digitale Transformation reagieren, werden die Versäumnisse mittel- und langfristig nicht aufholen können. Daher sind in modernen Personalabteilungen künstliche Intelligenz und RPA-Technologie (Robotic Process Automation) eher zu Hause als die klassischen Aktenschränke.

Die meisten Aufgaben in der HR-Abteilung wiederholen sich. Hindernisse und Fehler beeinträchtigen häufig die Effektivität der Aktivitäten innerhalb der Abteilung. Dies wirkt sich nachteilig auf Bereiche wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Talentmanagement oder auf die Mitarbeiter beim Onboarding aus. Im Zuge der digitalen Transformation nutzen Unternehmen Programme, um einige dieser Aufgaben zu automatisieren. So verfügt eine Organisation über eine voll funktionsfähige virtuelle (computergesteuerte) „Belegschaft“, die diese Aufgaben mit einem höheren Maß an Genauigkeit und Effizienz erledigt.

Effektiver arbeiten dank Automatisierung

Die Vorteile der Automatisierung der Personalabteilung können unterteilt werden in die kurzfristigen Vorteile durch die Automatisierung, die mittelfristigen Vorteile durch die ausgeweitete Automatisierung und schließlich die langfristigen Vorteile durch frei gewordene Ressourcen für andere HR-Aktivitäten und Aufgaben. Durch HR-Automatisierung können Unternehmen die erforderlichen Tätigkeiten schnell und zu erheblich geringeren Kosten umsetzen.

Das McKinsey Global Institute schätzt, dass bis zu 56% aller Aufgaben der Personalabteilungen mit vorhandenen Technologien automatisiert werden können. Diese Automatisierung würde es Mitarbeitern und Führungskräften ermöglichen, sich dort einzubringen, wo es drauf ankommt.

Durch die richtige Mischung aus künstlicher Intelligenz, Robotik, intelligenten Automatisierungstools und Analysen können alltägliche, transaktionsbasierte Aufgaben automatisiert und qualifizierte Ressourcen für anspruchsvolle Aufgaben eingesetzt werden – Automatisierung führt insgesamt zu höherer Produktivität.

Vorteile der HR-Automatisierung auf einen Blick

  1. Höhere Produktivität durch schnellere Verarbeitung und gemeinsame Nutzung von Daten
  2. Geringere Fluktuation aufgrund des erhöhten Engagements der Mitarbeiter
  3. Geringere Kosten
  4. Weniger Compliance- oder Gesetzesverstöße
  5. Weniger Dateneingabefehler und verlegte oder verloren gegangene Dokumente
  6. Intelligentere Geschäftsentscheidungen durch detaillierte, unvoreingenommene Berichte

Informationen zum Thema Prozessautomatisierung und spezielle Softwarepakete bietet Haufe.

Beispiele für die Automatisierung im HR-Arbeitsalltag

Mitarbeiter-Onboarding

Das Onboarding von Mitarbeitern ist einer der aufwendigsten und gängigsten HR-Prozesse. Alle zugehörigen Aktivitäten können automatisch mithilfe einer Onboarding-App verwaltet werden.

Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiten manuell zu erfassen ist ineffizient. Mithilfe von Automatisierung können Unternehmen die Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter automatisch verwalten. Der Prozess der Arbeitszeiterfassung wird so effizienter und genauer.

Urlaubsanfragen

Es ist erheblich aufwendiger, Urlaubstage manuell zu berechnen, um den Urlaubssaldo zu überprüfen, Urlaubstage für Genehmigungen und die Lohnberechnung zu verwalten. Mit einem automatisierten Urlaubsverwaltungsprozess kann dies automatisch durchgeführt werden – ohne die Gefahr, dass Urlaubsanträge im Posteingang der verantwortlichen Person liegen bleiben oder verloren gehen.

Leistungsmanagement

Das Leistungsmanagement ist ein dynamischer HR-Prozess, der die Leistung eines Mitarbeiters verfolgt, misst und analysiert, indem er sie an den Geschäftszielen ausrichtet. Eine automatisierte Performance-Management-Software rationalisiert den Prozess, hält ihn vorurteilsfrei, sorgt für genauere Entscheidungen und macht ihn sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer verständlich.

Mitarbeiter-Offboarding

Exit-Interviews spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung des Engagements der Mitarbeiter. Papierbasierte, manuelle Exit-Interviews zu bearbeiten, ist langwierig, zeitaufwendig und ineffektiv. Mithilfe der Automatisierung können Unternehmen potenzielle Probleme identifizieren und verwertbare Daten abrufen, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern, ohne Berge von Dokumenten durchsuchen zu müssen.

Dazu im Management-Handbuch

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