Digitaler BriefkastenWie Sie Briefpost digital erhalten
Von unterwegs die Briefpost erledigen und Papierrechnungen überweisen? Das wünschen sich viele, die häufig auf Reisen sind. Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten. Damit kann man sich um die Briefpost kümmern, wann und wo man will. Das spart Zeit, bietet Freiheit und damit ein ganzes Stück Lebensqualität. Die wichtigsten Fragen und Antworten zum digitalen Briefkasten gibt es hier in der Übersicht.
Wie kommen meine Briefe zum Dienstleister?
Die tägliche Briefpost wird per Nachsendeauftrag an den Dienstleister gesendet. Beim Dienstleister wird die Post dann automatisch geöffnet, anonym und dem Briefgeheimnis entsprechend eingelesen und in ein PDF-Dokument umgewandelt.
Die Weiterleitung per Nachsendeauftrag funktioniert zumindest für alle Sendungen der Deutschen Post. Manche Anbieter für digitale Briefkästen arbeiten außerdem mit einigen privaten Zustellern zusammen, allerdings nicht mit allen.
Welche Postsendungen werden digitalisiert, welche nicht?
Es wird alle scanbare Post digitalisiert. Das schließt natürlich Pakete, Kataloge oder Warensendungen aus. Post, die nicht eingescant werden kann, wird einfach weiter an die gewohnte Adresse geschickt. Es gehen also keine Sendungen verloren.
Wie werde ich über neue Post benachrichtigt?
Wenn beim Dienstleister neue Post eintrifft, wird der Kunde benachrichtigt. Die Art der Benachrichtigung hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Die Benachrichtigung kann per E-Mail erfolgen, als Nachricht in der Cloud oder als Push Notification per App auf das Smartphone.
Wie kann ich auf die digitalisierte Post zugreifen?
Je nachdem, wohin man seine Post zugeschickt bekommt, kann man sie dann auch verwalten.
Die Anbieter übernehmen die Archivierung der digitalen Kopien. Sie versehen den Scan mit Schlagworten oder bieten eine Volltextsuche an, damit ein Dokument leichter gefunden werden kann. Das macht es deutlich komfortabler, wichtige Unterlagen aufzubewahren – und auch einfacher, diese zu verwalten. Weiterhin gibt es je nach Anbieter verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten. Zum Beispiel die Funktion, Briefe zu beantworten oder Rechnungen bequem aus der App heraus zu begleichen.
Was passiert mit den Originalen?
Nach dem Digitalisieren werden die Papierdokumente entweder an den ursprünglichen Empfänger gesendet, vom Dienstleister dauerhaft aufbewahrt oder nach kurzer Aufbewahrungszeit entsorgt. Es hängt vom Dienstleister ab, welche Möglichkeiten angeboten werden.
Wer nur die digitalisierten Dokumente benötigt, kann die Originale vernichten lassen. Wenn es allerdings wichtig ist, dass die physischen Briefe erhalten bleiben, zum Beispiel bei Rechtsstreitigkeiten, muss sich der Empfänger entweder selbst um die Aufbewahrung kümmern, oder die sichere Aufbewahrung dem Anbieter übertragen.
Was muss ich beim digitalen Briefkasten sonst noch beachten?
Das Einrichten eines Nachsendeauftrags wird von manchen Anbietern erledigt, kann aber mehrere Werktage in Anspruch nehmen. Bestehende Nachsendeaufträge müssen gegebenenfalls gekündigt werden.
Man sollte außerdem die Aufbewahrungsfristen von Originalen im Blick behalten. Für Selbstständige und Unternehmen gelten zum Beispiel sehr viel längere Aufbewahrungsfristen von Originaldokumenten als für Privatpersonen. Die Aufbewahrungsfristen können 10 Jahre und länger betragen, zum Beispiel im Falle einer Steuerprüfung.