DokumentenmanagementUmgang mit aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

Ein Großteil der mittelständischen Firmen geht davon aus, dass viele Betriebe in Deutschland ihre Dokumente unnötig lange aufheben. Dies teilt das Dienstleistungsunternehmen Aktentreuhand DE GmbH in einer Presseinformation mit. Der Grund: Die Unternehmen seien unsicher bezüglich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und wüssten nicht, wie lange bestimmte Unterlagen schon im eigenen Archiv lagern.

Grundsätzlich gilt: Unterlagen müssen in der Regel entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Akten, die beispielsweise 2013 archiviert wurden, müssen dementsprechend bis 2019 beziehungsweise 2023 aufbewahrt werden. Um genau zu wissen, wie lange Geschäftsakten schon lagern oder gelagert werden müssen, sollten Unternehmen folgendermaßen vorgehen:

• Akten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahren
• Akten direkt bei der Einlagerung im Unternehmensarchiv oder externen Archiv sofort mit der Aufbewahrungszeit beziehungsweise dem Vernichtungsdatum kennzeichnen
• Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, getrennt von den übrigen verwalten

Akten sollten rechtzeitig vernichtet werden, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen und um die Nutzfläche nicht unnötig mit Aktenbergen zu überfrachten. In einem großen Aktenlager dauere die Suche nach bestimmten Dokumenten entsprechend länger.

2013 kam die Aktentreuhand DE in der Studie „Archivierung von Geschäftsdokumenten - aktueller Stand und Trends 2013/2014“ zu dem Ergebnis, dass der deutschen Wirtschaft durch das Suchen von archivierten Dokumenten jährlich ein Schaden in dreistelliger Millionenhöhe entsteht. Demnach bezifferten 55 Prozent der befragten 100 Top-Manager den finanziellen Schaden auf jährlich bis zu 500 Millionen Euro. Rund ein Drittel ging sogar von Verlusten von bis zu einer Milliarde Euro oder mehr pro Jahr aus, die durch mangelhafte Aktenlagerung entstehen.

Zu den Dokumenten mit gesonderten Aufbewahrungsfristen gehören zum Beispiel:

• Verträge, die sich verlängern (zum Beispiel Mietverträge)
• Behördliche Genehmigungen
• Akten aus noch laufenden Verfahren
• Baupläne und Gerichtsurteile
• Dokumente von ideellem Wert
• Dokumente mit gesonderten Branchenvorschriften (zum Beispiel Patientenakten)

Von diesen Ausnahmen abgesehen könnten aufbewahrungspflichtige Dokumente nach Angaben der Aktentreuhand DE grundsätzlich in zwei Zeiträume eingeteilt werden. Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen:

• Ausgangsrechnungen
• Gehaltslisten
• Bankbelege
• Bewirtungsbelege
• Eingangsrechnungen
• Fahrtenbücher
• Gewinn-und-Verlust-Rechnung (Jahresbilanz)
• Grundbuchauszüge
• Buchungsbelege
• Steuererklärungen

Hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden müssen Unterlagen wie:

• Bürgschaften
• Bestellungen
• Geschäftsbriefe
• Darlehensunterlagen
• Kassenzettel
• Geschenknachweise
• Preislisten
• Einfuhr- und Exportunterlagen

Quelle: euromarcom public relations GmbH