Dynamische ModerationMeetings effektiver moderieren

Besprechungen in Unternehmen sind häufig eine Quelle von Zeitverschwendung. Vorhandene Ressourcen werden nicht effektiv genutzt. Das liegt unter anderem daran, wie solche Meetings durchgeführt und wie sie in die Arbeitsabläufe eingebunden werden.

In Unternehmen sind Besprechungen häufig Bestandteil der Regelkommunikation. Das heißt: Mehrere „Experten“ mit unterschiedlicher Kompetenz sowie verschiedenen Aufgaben treffen sich regelmäßig, um Informationen auszutauschen, sich abzustimmen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und ihre Aktivitäten zu koordinieren. Das Ziel: Synergien und den größtmöglichen gemeinsamen Output erzielen.

Erfolgreiche Teams wissen um die interdependente Natur ihres Zusammenwirkens. Sie wissen, wie wichtig das wechselseitige Abstimmen und Koordinieren der Aktivitäten für den Teamerfolg ist. Entsprechend groß ist ihre Motivation, Meetings als Bestandteil des Tagesgeschäfts so zu gestalten, um Folgendes zu erreichen: 

• Eigenen Handlungsrahmen bestimmen oder anpassen (Teamleitung)
• Zukunftsweisende Teambeschreibung zur gemeinsamen Ausrichtung pflegen
• An der eigenen Identität arbeiten (Teamkultur)
• Sich auf qualitative und quantitative Ziele fokussieren (Was?)
• Strategien formulieren (Wie?)
• Kernprozesse innerhalb des Handlungsrahmens optimieren
• Transparenz im Beziehungsgefüge gewährleisten
• Wissens- und Ideenspeicher für Innovationen aufbauen
• Neue Entscheidungen sofort eigenverantwortlich im Tagesgeschäft umsetzen
• Feedbackkultur aufbauen für mehr Selbstverantwortung, Zukunftsorientierung, Erhöhung der Umsetzungsmöglichkeiten und Vermeidung von Wiederholungsfehlern
• Wertschätzenden Umgang kultivieren
• Wirkungsgrad im Team und in der Zusammenarbeit mit anderen Teams verbessern

Um an diesen Zielen permanent arbeiten zu können, genügen die klassischen Moderationsmethoden nicht – unter anderem, weil sie in einer tayloristischen Art und Weise versuchen, den Kommunikations- und Entscheidungsprozess in der Gruppe in linear aufeinander aufbauende Teilschritte zu zergliedern. Damit werden sie weder der Komplexität der Aufgaben, noch der Komplexität des Beziehungsgeflechts in modernen Unternehmen gerecht.

Je qualifizierter die Teilnehmer einer Besprechung sind, umso größer ist ihr Verlangen nach Mitbestimmung und konsensorientierten Entscheidungsverfahren sowie nach mehr Verantwortung und Entscheidungsfreiräumen. Gerade für Unternehmen mit vielen hochqualifizierten Mitarbeitern gilt: Vielfach findet eine Art Umwälzung von der Basis her statt, der das Management teilweise hilflos gegenüber steht. Denn die hochqualifizierten „Spezialisten“ wollen nicht nur wahr- und ernst genommen, sondern pochen regelrecht darauf, auch einbezogen zu werden.

Klassische Moderationsmethoden, die etwa mit der legendären Kartenabfrage in Kombination mit Powerpoint-Präsentationen durchgeführt werden, sind zur Umsetzung komplexer Aufgaben im Tagesgeschäft eher ungeeignet. Bei dieser Moderationsmethode wird der Moderationsprozess zumeist in folgende Teilschritte zergliedert:

• Thema als Frage oder Aufgabe formulieren
• Problem definieren
• Ursachen analysieren
• Lösungsalternativen sammeln
• Strukturieren
• Bewerten
• Auswählen
• Maßnahmen definieren

Bei Aufgabenstellungen, die sich durch eine geringe Komplexität auszeichnen, hat dieses standardisierte Verfahren Vorteile. Unter anderem, weil der Moderator diesen Prozess aufgrund seiner linearen Struktur einfach steuern kann.

Anders ist dies bei komplexen Aufgabenstellungen, bei denen es zum Beispiel um den Entwurf ganz neuer Problemlösungen geht. Hierbei stoßen Moderationsmethoden wie die Kartenabfrage qualitativ und quantitativ schnell an ihre Grenzen. Und das nicht nur, weil sich komplexe Themen vielfach nicht als linearer Prozess darstellen lassen. Sie schränken auch die Kreativität ein und bieten keinen Raum fürs Entwerfen innovativer Lösungen. Auch berücksichtigen sie nicht die Konflikte, die gerade dann schnell entstehen, wenn ganz neue Lösungen entworfen werden sollen, die auch das Durchbrechen von Denk- und Verhaltensgewohnheiten erfordern.

Anders ist dies bei der Dynamischen Moderation. Sie nutzt Methoden zur aufmerksamkeitsfokussierenden Visualisierung, Dokumentation und Prozesssteuerung, bei der der Auftrag zunächst ausgehend vom Kernthema durch Differenzierung geklärt. In einem kreativen Prozess werden dann kontextbezogene Inhalte in Kleingruppen zusammengetragen und mit verschiedenen partizipativen Methoden ziel- und lösungsorientiert bearbeitet. Das ressourcenorientierte Vorgehen und die damit einhergehende Visualisierung machen Potenziale sichtbar und bringen sie auf den Punkt.

Der Moderator steuert ausschließlich auf der Prozessebene und hält sich inhaltlich heraus. Durch zieldienliche Fragen unterstützt er die Gruppe als Katalysator auf ihrem Weg zum selbstlernenden Team. Er unterstützt die Gruppe dabei, Verborgenes an die Oberfläche zu bringen, überbrückt Barrieren und öffnet Schranken. Der Moderator ist sozusagen ein Kommunikations- und Beziehungsmanager. Er gestaltet den Raum für geplante Veränderungen und öffnet Räume für neue Erfahrungen.

Dynamische Moderation unterstützt Mitarbeiter in Meetings und Veränderungsprozessen, um schnell wirksame Arbeitsbeziehungen aufzubauen, Wissen und Informationen zu teilen und transparente Prozesse und Strukturen in einer wertschätzenden Kultur aufzubauen oder zu verbessern. Als Grundlagen dienen dabei die gemeinsamen Zielsetzungen und Zielvorgaben innerhalb der Rahmenbedingungen, so dass die Arbeitsplanung und -koordinierung ziel- und ergebnisorientiert erfolgt. Zudem hilft ein permanenter Feedbackprozess dem Team, sich selbst und die Meetings ständig zu optimieren. Eine Dynamische Moderation hat gegenüber der klassischen Moderation folgende Vorteile:

• Entscheidungen werden im Tagesgeschäft sofort umgesetzt; Veränderung findet in Echtzeit statt (Sparen von Ressourcen)
• Aktiviert und motiviert den Einzelnen und die gesamte Organisation
• Stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und Wir-Gefühl
• Unterstützt die Identifikation auch auf der Handlungsebene des Unternehmens
• Aktiviert ungenutzte Ressourcen der Mitarbeiter
• Fördert die Eigenverantwortung
• Macht Komplexität verständlich und als eine Ressource für neue Möglichkeiten zugänglich
• Spart Zeit durch die Bündelung von Arbeitsgängen
• Prozessklarheit
• Transparenz der Wirkungszusammenhänge
• Positiver Einfluss auf die Unternehmenskultur
• Unterstützt Teams und Unternehmen auf ihrem Weg zur selbstlernenden Organisation

Mit einer Dynamischen Moderation erzielen Arbeits- oder Projektteams aus den folgenden Gründen bessere Arbeitsergebnisse:

• Alle Teammitglieder sind stets gut informiert
• Abläufe und Aktivitäten werden koordiniert
• Streu- und Reibungsverluste an den Schnittstellen werden reduziert
• Blind- und Fehlleistungen durch direkte Feedbackschleifen werden vermieden
  

Zudem brauchen Unternehmen keine Motivationsveranstaltungen und können auf interne Unterstützungsorganisationen und aufwendige Analyseverfahren verzichten. Meetings sind im Tagesgeschäft integriert und verlaufen effektiver und effizienter. Mit dynamischer Moderation lässt sich bis zu einem Drittel der bisher in sie investierten Arbeitszeit sparen.