E-Mail3 Beispiele für einen Autoresponder-Text für Unternehmen

Uneinheitliche Feiertage, Oster, Pfingsten, Weihnachten oder der Jahreswechsel. Wenn Unternehmen geschlossen haben und per E-Mail kontaktiert werden, braucht es einen zentralen Autoresponder-Text.

Bei bundesweit uneinheitlichen Feiertagen oder Betriebsfeiern und Fortbildungen ist mitunter das gesamte Unternehmen nicht erreichbar. In diesen Fällen wird in der Regel ein Autoresponder für alle Mitarbeiter und Abteilungen eingerichtet. Die übliche Formulierung „Unser Büro bleibt vom … bis … geschlossen.“ ist zwar sachlich richtig, aber unpersönlich und austauschbar. Vermeiden Sie deshalb langweilige Floskeln und verleihen Sie Ihrem Unternehmen mit dem passenden Ausdruck eine sympathische Außenwirkung.

Nicht jedes Bundesland in Deutschland hat die gleichen Feiertage. In manchen Unternehmen wird also an einem bestimmten Tag gearbeitet und in manchen nicht. Nehmen nun Mitarbeiter aus einem Unternehmen, in dem gearbeitet wird, per E-Mail Kontakt zu einem Unternehmen aus einem Bundesland mit Feiertag auf, sollten sie über einen entsprechenden Autoresponder-Text über die Feiertagsregelung und die Abwesenheit der gesamten Belegschaft informiert werden.

Beispiele: Autoresponder bei uneinheitlichen Feiertagen

„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Hier in [BUNDESLAND] ist der [DATUM] ein Feiertag, daher sind unsere Mitarbeiter heute nicht erreichbar. Ab dem [DATUM] sind wir wieder für Sie da und beantworten gerne Ihre E-Mail.

Einen schönen Tag wünscht Ihr Team von [UNTERNEHMEN].“

(Signatur mit Kontaktdaten)


„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Hier in [STADT] regiert am [DATUM] der [KARNEVAL/FASCHING], daher sind unsere Mitarbeiter heute nicht erreichbar. Ab dem [DATUM] sind wir wieder für Sie da und beantworten gerne Ihre E-Mail.

Einen schönen Tag wünscht Ihr Team von [UNTERNEHMEN].“

(Signatur mit Kontaktdaten)

Ostern, Pfingsten oder Weihnachten sind bundesweit einheitliche Feiertage. Auch hier sollten Unternehmen auf einen zentralen Autoresponder-Text zurückgreifen.

Beispiel: Autoresponder bei einheitlichen Feiertagen

„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Über [OSTERN], [PFINGSTEN], [WEIHNACHTEN] sind unsere Mitarbeiter nicht erreichbar. Ab dem [DATUM] sind wir wieder für Sie da und beantworten gerne Ihre E-Mail.

Schöne Feiertage wünscht Ihr Team von [UNTERNEHMEN].“

(Signatur mit Kontaktdaten)

Zum Jahreswechsel bietet sich ein Autoresponder-Text an, der zu erkennen gibt, wann das Unternehmen im neuen Jahr den Betrieb wieder aufnimmt.

Beispiele: Autoresponder zum Jahreswechsel

„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Wir sind im neuen Jahr wieder für Sie da. Unsere Antwort senden wir Ihnen gern nach dem 3. Januar. Alles Gute für 201x wünscht Ihnen schon heute Ihr Team von [UNTERNEHMEN].

(Signatur mit Kontaktdaten)

„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit. Am 3. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gerne beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen das Team von [UNTERNEHMEN].“

(Signatur mit Kontaktdaten, gegebenenfalls Hinweise auf Events oder Website-Angebote)


„Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen zum Jahreswechsel eine kleine Pause: Sie erreichen uns wieder ab dem 3. Januar 20xx. Ihr Anliegen ist dringend und kann nicht warten? Dann hilft Ihnen [VERTRETUNG UNTERNEHMEN] gern weiter. Sie erreichen die Kollegen von [VERTRETUNG UNTERNEHMEN] unter Tel. 01234 - 56789, info@vertretung.de, www.vertretung.de.

Ein frohes, gesundes und erfolgreiches 201x wünscht Ihnen das Team von [UNTERNEHMEN].“

(Signatur mit Kontaktdaten)

Die Beispiele zeigen, wie ein kleiner Baustein in der Unternehmenskommunikation zum Sympathie-Aushängeschild des gesamten Unternehmens werden kann.

Dazu im Management-Handbuch

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