E-Mail-Bewerbung8 Tipps fürs Schreiben Ihrer Bewerbung

Wenn Sie sich per E-Mail bewerben, sollten Sie die Formalitäten einer Online-Bewerbung kennen. Auch bestimmte Verhaltensregeln im Bewerbungsprozess sind wichtig.

Für E-Mail-Bewerbungen gibt es keine einheitlichen Standards. Entsprechend unsicher sind viele Jobsuchende, wenn sie sich auf diese Weise bewerben. Auch für die E-Mail-Bewerbung gibt es, wie bei der Bewerbung per Post auch, bestimmte Regeln. Die wichtigste davon lautet: Dem Empfänger das Bearbeiten der Bewerbung so einfach wie möglich machen.

E-Mail-Bewerbung an konkrete Person versenden

Die E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre Bewerbung senden, sollte – sofern möglich – den Namen einer konkreten Person enthalten. Notfalls müssen Sie den konkreten Ansprechpartner im Unternehmen recherchieren.

Das Versenden der Bewerbungsunterlagen an eine anonyme Unternehmensadresse (zum Beispiel „info@firma-xy.de“) kann dazu führen, dass diese in der Flut der E-Mails untergehen oder erst mit Verzögerung bei der Personalabteilung eingehen.

Eindeutigen Betreff der E-Mail formulieren

Die erste Arbeitserleichterung für den Empfänger der E-Mail-Bewerbung ist eine aussagekräftige Betreffzeile in der E-Mail. Hier sollten Sie angeben, auf welche Position Sie sich bewerben. Geben Sie zudem Ihren Namen und gegebenenfalls die Kennnummer an, denn so weiß der Empfänger sofort Bescheid, um was es geht. Gut geeignet ist zum Beispiel folgender Betreff: „Klaus Weber – Bewerbung als Leiter Buchhaltung Werk A-Hausen – Nr. 66778“.

Vermeiden Sie Betreffzeilen wie „Meine Bewerbung“, „Bewerbungsunterlagen“ oder „Unser Telefonat“. Da sie wenig aussagen, erzeugen sie lediglich mehr Aufwand. Der Bearbeiter muss erst einen Blick in die Unterlagen werfen, um diese einordnen zu können. 

Anschreiben schon in der E-Mail aufführen

Bei vielen Bewerbern besteht die E-Mail nur aus einem Satz: „Anbei meine Unterlagen nebst Anschreiben.“ Das eigentliche Anschreiben findet sich in einer separaten Datei im Anhang. Arbeitserleichternd ist es für den Empfänger, wenn die E-Mail selbst bereits das Anschreiben darstellt. Wie bei einer Bewerbung per Post gilt aber auch hier die Faustregel: Das Anschreiben sollte nicht länger als eine gedruckte DIN-A4-Seite umfassen.

Ansonsten gelten für Anschreiben per E-Mail weitgehend die gleichen Regeln wie für Anschreiben per Post. So sollte zum Beispiel klar daraus hervorgehen, warum Sie sich auf die Position bewerben. Zudem sollten Sie aufführen, wo Sie die Stellenausschreibung entdeckt haben. Schreiben Sie nicht: „Im Internet las ich Ihre Stellenanzeige“, sondern: „Im Stellen-Portal XY las ich Ihre Stellenanzeige“.

Zusammengehörende Dateien in einer zusammenfassen

Packen Sie Dateien, die thematisch zusammengehören, in eine Datei, also zum Beispiel Ihren Werdegang und Ihr Kompetenzprofil sowie eventuell ein Deckblatt. So ersparen Sie dem Empfänger das Öffnen mehrerer Dateien sowie ein mühsames Suchen und Sortieren. Das Deckblatt können Sie unter diesem Aspekt natürlich auch weglassen.

Platzieren Sie stattdessen Ihr Foto und die Informationen des Deckblatts am Anfang des Lebenslaufs. Von Vorteil ist es auch, Ihre Kompetenzen in die dazugehörigen Stationen Ihres Lebenslaufs einzufügen. Achten Sie auch darauf, dass das Datum auf dem Lebenslauf nicht zu stark vom Versanddatum der E-Mail abweicht.

Auf maximale Dateigröße achten

Scannen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen möglichst einheitlich ein und nicht in unterschiedlichen Dateiformaten. Das Dateivolumen sollte pro Anlage 1 MB und insgesamt maximal 5 MB umfassen. Auf keinen Fall sollten Sie ihrem künftigen Arbeitgeber zip-Dateien senden, denn diese verursachen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand fürs Entpacken und abspeichern.

Achten Sie darauf, dass alle Anhänge eine sinnstiftende Dateibezeichnung mit Ihrem Namen als Bestandteil haben. Nennen Sie die Datei mit Ihrem Lebenslauf also nicht einfach „CV“, sondern zum Beispiel „Mustermann_Max_CV“. Auch das erleichtert dem Adressaten das Bearbeiten Ihrer Bewerbung.

Dokumente als PDF senden

Übermitteln Sie alle Dokumente in einer unveränderbaren und in einer für Computerviren möglichst nicht anfälligen Form, also zum Beispiel im PDF-Format. Zudem sieht ein PDF-Dokument beim Empfänger immer gleich aus. Sollte trotzdem ein Word-Format verlangt werden, achten Sie beim Erstellen der Datei auf die sinnvolle Verwendung der Formatierung (zum Beispiel Absatzzeichen und Tabulatoren). Blenden Sie beispielsweise keine Formatierungszeichen ein. 

Seriöse E-Mail-Adresse verwenden

Versenden Sie Ihre Bewerbung von einem E-Mail-Account, den Sie regelmäßig überprüfen können. Unternehmen gehen davon aus, dass Bewerber regelmäßig ihre E-Mails abrufen. Sollten Sie länger abwesend sein, richten Sie einen Abwesenheitsassistenten ein.

Achten Sie beim Einrichten Ihres Postfachs auf eine klare Adresse. Falls die Adresse in der Form „IhrVornameNachname@provider.de“ bereits belegt ist, verwenden Sie eine Kurzform Ihres Namens. Vermeiden sollten Sie aus Gründen der Seriosität E-Mail-Adressen wie zum Beispiel „baerchen69@provider.de“.

Ebenfalls ungünstig ist es, die E-Mail-Adresse einer anderen Person, zum Beispiel eines Bekannten oder Verwandten zu verwenden. So wird Ihre Bewerbung höchstwahrscheinlich nicht ernst genommen. Ein No-Go ist es auch, eine E-Mail-Bewerbung vom Unternehmensserver des aktuellen Arbeitgebers zu versenden.

Postanschrift und Telefonnummer angeben

Neben Ihrer E-Mail-Adresse sollten Sie vorsorglich auch Ihre vollständige Postanschrift inklusive Telefon- und eventuell Fax-Nummer angeben. Es empfiehlt sich, die Adressdaten außer im Anschreiben auch im Lebenslauf unter „Persönliche Daten“ aufzuführen.

Löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mails in Ihrem Postfach regelmäßig, da manche Anbieter eine Speicherplatzbeschränkung haben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie eine positive Resonanz auf Ihre Bewerbung nicht erreicht.

Sich mit automatisierter Eingangsbestätigung zufrieden geben

Wenn Sie Ihre E-Mail-Bewerbung versenden, erhalten Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auch eine Eingangsbestätigung per E-Mail in automatisierter Form. Geben Sie sich damit zufrieden! Ein wiederholtes Nachhaken ist keine gute Werbung in eigener Sache, da Sie dem Unternehmen unterstellen, die Prozesse nicht im Griff zu haben.

Nachzureichende Bewerbungsunterlagen einzeln versenden

Sollten Sie Unterlagen nachreichen – zum Beispiel ein nachträglich ausgestelltes Arbeitszeugnis – tun Sie dies individuell und nicht mittels Massenverteiler an alle Unternehmen, bei denen der Bewerbungsprozess läuft. Nicht jedes Unternehmen muss wissen, bei wem Sie sich sonst noch bewerben. 

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