E-MailPosteingang systematisch bearbeiten

Die E-Mail ist ein Arbeitsmittel mit vielen Vorteilen. Deshalb ist die E-Mail so beliebt. Doch wenn der Posteingang überquillt, kann der Überblick schnell verloren gehen und wichtige E-Mails werden leicht übersehen. Das muss nicht sein.

Schalten Sie in Ihrem E-Mail-Programm die automatische Benachrichtigung aus. Durch die Benachrichtigung werden Sie von der Arbeit abgelenkt und Sie lesen viele E-Mails mehrmals. Legen Sie stattdessen die Zeiten fest, zu welchen Sie sich um den Posteingang kümmern werden. Meist reicht es, neue E-Mails zwei bis vier Mal pro Tag zu bearbeiten. Bearbeiten Sie dann aber ausnahmslos alle neuen E-Mails.

Bearbeiten Sie den Posteingang zu den Zeiten, die Sie dafür vorgesehen haben, zum Beispiel frühmorgens, nach der Mittagspause und am späten Nachmittag. Bearbeiten Sie dabei immer alle neuen E-Mails. Sie benötigen eine Aufgabenliste, in der Sie aufschreiben, was Sie tun müssen. Bearbeiten Sie jede Nachricht auf eine der folgenden Weisen:

Sofort bearbeiten

Wenn Sie aufgrund der E-Mail selbst etwas tun müssen, das sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt: Tun Sie es sofort. Danach legen Sie die E-Mail ab (siehe Ablegen).

Aufgabe erstellen

Wenn die Aufgabe länger als fünf Minuten dauert oder wenn mehrere Teilaufgaben durchgeführt werden müssen, dann wird aus dieser E-Mail eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste. Sie schreiben also die Aufgaben auf und bestimmen ein Datum, wann Sie die Aufgabe erledigen werden. Danach legen Sie die E-Mail ab (siehe Ablegen).

Weiterleiten zur Bearbeitung

Wenn sich aus der E-Mail eine Aufgabe ergibt, die eine andere Person für Sie erledigen muss, leiten Sie die Nachricht mit der Aufforderung zur Bearbeitung an die entsprechende Person weiter. Danach verschieben Sie die E-Mail in den Ordner „Nachfassen“. Vermerken Sie auf Ihrer Aufgabenliste, dass Sie prüfen, ob die Aufgabe erledigt wurde oder wann Sie mit einer Antwort rechnen.

Weiterleiten zur Information

Wenn die E-Mail Information enthält, die nicht für Sie, aber für eine andere Person wichtig ist, leiten Sie die Nachricht mit einem Hinweis weiter. Danach löschen Sie die E-Mail.

Ablegen

Manche E-Mails gelten als Geschäftsbrief und müssen entsprechend archiviert werden. Manche E-Mails brauchen Sie eventuell später wieder für Ihre Arbeit. Beide E-Mail-Typen legen Sie ab. Sie verschieben sie also in einen passenden Ordner im E-Mail-Programm oder Sie speichern sie lokal ab und löschen Sie aus dem Posteingang.

Löschen

Eine E-Mail, die jetzt noch übrig ist, löschen Sie. Die E-Mail enthält keine Aufgabe, muss nicht abgelegt werden und ist für niemanden im Unternehmen wichtig. Das betrifft beispielsweise Newsletter, Werbe-Mails oder alle E-Mails mit irrelevanten Informationen.

Nehmen Sie sich die nächste E-Mail vor und bearbeiten Sie sie nach diesem Schema. Am Ende sind alle E-Mails bearbeitet. Im Posteingang bleibt keine E-Mail übrig, weil es keine weiteren Möglichkeiten zur E-Mail-Bearbeitung gibt. Alle E-Mails sind aus dem Posteingang in den Papierkorb oder in die Ablage gewandert. Der Posteingang ist leer. Wenn sich aus den E-Mails Aufgaben ergeben haben, stehen diese in Ihrer Aufgabenliste.

Das Bearbeiten des Posteingangs können Sie erleichtern, indem Sie dafür sorgen, dass möglichst nur wichtige E-Mails in Ihrem beruflichen Postfach landen. Nutzen Sie den Filter in Ihrem E-Mail-Programm. Legen Sie Filterregeln fest, die reine Informationsmails automatisch verschieben oder löschen. Nutzen Sie eine zweite E-Mail-Adresse (Alias) für Newsletter und Ähnliches. Das erleichtert das Filtern.

Auch unternehmensintern werden oft unnötig viele E-Mails verschickt. Legen Sie Regeln fest, wann E-Mails in Kopie verschickt werden und zu welchen Zwecken unternehmensintere Verteiler verwendet werden. Berücksichtigen Sie diese Regeln auch selbst und vermeiden Sie unnötige E-Mails an Ihre Kollegen.