E-MailsDer Nachrichtenflut die Stirn bieten

Regeln für die Organisation und die Bearbeitung von E-Mails helfen, nicht im Nachrichtenchaos zu versinken.

Vor noch rund hundert Jahren hatten wir es leichter in der Kommunikation. Wenn wir mit einem Mitmenschen etwas zu regeln hatten, setzten wir uns mit ihm zusammen oder schickten eine schriftliche Botschaft, die wir von Hand verfassten und per Post oder Bote übermittelten. Heute stehen für fast alle Menschen mindestens vier weitere Kommunikationsmedien zur Verfügung: Wir können telefonieren, mailen, eine SMS senden oder Nachrichten auf Facebook, Twitter & Co. posten. Der kanadische Philosoph Marshall McLuhan hielt schon 1961 fest, dass am Beispiel der Erfindung des Buchdrucks sehr gut gezeigt werden kann, wie das Kommunikationsmedium den Inhalt, also die vermittelte Botschaft, beeinflusst.

Ohne jetzt auf die Details seiner noch immer höchst aktuellen und spannenden Erkenntnisse eingehen zu wollen, kann die Bedeutung seiner Forschungen bis heute kaum überschätzt werden. Seine These im griffigen Titel hat sich mittlerweile über weite Strecken bestätigt. Klar ist ohne Zweifel, dass die Verbindlichkeit oder Seriosität einer Nachricht im inhaltlichen Sinne sehr stark vom Übermittlungsmedium beeinflusst wird. Ich gehe sogar so weit zu behaupten, dass es eine Art Hitparade der Kommunikationsmedien gibt, die wir sinnvollerweise beachten, wenn wir so verstanden werden möchten, wie uns das wichtig ist.

E-Mails sinnvoll und effizient nutzen

Ohne E-Mail-Verkehr wäre unser modernes Geschäftsleben wohl nicht mehr denkbar. Die Vorzüge der elektronischen Nachricht liegen auf der Hand: 

  • Schriftkommunikation ohne Zeitverzug
  • Möglichkeit, Dokumente als Anhang zu versenden
  • Freie Wahl des Zeitpunkts der Lektüre durch den Empfänger
  • Kostenfreiheit

Grundsätzlich gilt: E-Mails sind ein sehr effizientes und praktisches Kommunikationsmittel. Dennoch hat dieses Medium unsere Kommunikation nicht nur positiv beeinflusst: Ihr Charakter und ihre leichte Verfügbarkeit verführen zu einem Umgang, der zu Mehrarbeit, Störungen und Stress führen kann. Deshalb sollten Sie, wenn Sie nicht in einer E-Mail-Flut ertrinken wollen, einige Regeln beachten:

Umgang mit „CC“

Gehen Sie sparsam mit den Funktionen „Kopie“ und „Antworten an alle“ um und verhindern Sie so eine Informationslawine! Bedienen Sie mit „CC“ nur Empfänger, die die Information wirklich benötigen. Beweisen Sie dem Chef nicht mit E-Mail-Kopien, dass Sie gute Arbeit leisten oder zu bestimmten Tageszeiten noch arbeiten.

Abrufzeiten

Rufen Sie Ihre E-Mails bewusst und gezielt ab! Richten Sie die Zahl der Abfragen nach der Tätigkeit, die Sie machen, und setzen Sie einen Zeitblock in Ihrem Kalender für deren Bearbeitung. Bestimmen Sie selber über sich und lassen Sie sich nicht von eingehenden E-Mails terrorisieren!

Umgang mit neuen E-Mails

Schalten Sie das Signal aus, das Sie auf neue E-Mails hinweist! Die Neugier gehört zu den stärksten Triebkräften des Menschen, und kaum jemand kann widerstehen, wenn das E-Mail-Programm neue Post vermeldet. Halten Sie sich unbedingt an Regel Nummer zwei!

Bearbeitungsregel

Bearbeiten Sie E-Mails sofort, falls Sie sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lassen! Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich in Ihrer Arbeitsplanung einen Zeitblock für deren Erledigung.

Posteingang leeren

Am Ende eines Arbeitstages sollte Ihr Posteingang leer sein. Sie öffnen zu Hause ja auch nicht Ihren Briefkasten, um nach neuer Post zu sehen und legen diese dann wieder zurück.

Ordnersystem

Arbeiten Sie deshalb mit Ordnern, in die Sie den Posteingang ablegen! Die modernen E-Mail-Programme bieten Ihnen dafür zahlreiche Automatismen, die Ihr Leben erleichtern. Stellen Sie Regeln für die Ablage auf, die für Ihr Arbeitsfeld passend sind. Newsletter können beispielsweise direkt in einen dafür vorgesehenen Ordner wandern.

Betreffzeile

Denken Sie daran: Auch die Empfänger Ihrer E-Mails möchten ihre E-Mail-Programme gut organisieren. Schreiben Sie daher aussagekräftige Betreffzeilen, damit der Empfänger weiß, worum es geht – und die Posteingänge entsprechend ablegen kann. Schreiben Sie zudem, wenn immer möglich, nur über ein Thema pro E-Mail. Sie erleichtern damit auch dem Empfänger die gute und effiziente Ablage seiner Posteingänge, ohne dass er Kopien erstellen muss.

Schreibfehler

Verfassen Sie Ihre E-Mails inhaltlich klar und verständlich, ohne Schreibfehler und sauber gestaltet! Die Regeln der Rechtschreibung und des Anstands gelten auch im E-Mailverkehr. Auch E-Mail-Empfänger verdienen es, korrekt und anständig angesprochen zu werden. „Grüß dich“, „Tschüss“ oder „Ciao“  gehören in den privaten Bereich.

Business-Niveau

Formulieren Sie klar und unmissverständlich, aber auf Business-Niveau! Ausdrücke aus dem Privatbereich, Smileys oder unverständliche Abkürzungen wie zum Beispiel „MfG“ sind in geschäftlichen E-Mails ebenfalls fehl am Platz.

Empfänger-Adresse

Denken Sie vor allem daran, dass die „Senden“-Taste schnell gedrückt ist. Sie haben keine Chance, eine gesendete E-Mail zurückzuholen, wenn Sie nachträglich einen Fehler feststellen oder den von Ihnen angeschlagenen Ton abschwächen möchten. Oft wird im E-Mail-Text auch auf Anhänge hingewiesen, und die E-Mail dann versehentlich ohne diese versendet. All das können Sie verhindern, wenn Sie sich angewöhnen, die E-Mail-Adresse des Empfängers erst dann einzusetzen, wenn Sie alles kontrolliert haben. So manche Peinlichkeit kann auf diese Weise verhindert werden.

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