E-MailsGesetzliche Vorgaben für die E-Mail Archivierung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tauschen viele geschäftsrelevante Informationen per E-Mail aus. Dabei müssen sie gesetzliche Vorgaben aus dem Handelsrecht, aber insbesondere auch aus dem Steuerrecht beachten. Das betrifft:

Veränderbarkeit

Es muss sichergestellt sein, dass Dokumente nachträglich nicht geändert oder manipuliert werden können.

Zugriff

Bei Bedarf müssen die Dokumente schnell verfügbar sein.

Zuordnung

Es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist.

Aufbewahrung

Alle Dokumente müssen solange aufbewahrt werden, wie es die Gesetze fordern.

Steuerrechtliche Vorschriften haben in der Praxis meist eine größere Bedeutung. Denn oft ist es das Finanzamt, das bei einer Betriebsprüfung die entsprechenden Dokumente einsehen will. Wer den Anforderungen nicht nachkommt, kann wegen Verletzung der Besteuerungsgrundlage belangt werden. Das kann sogar als Steuerhinterziehung gelten und strafrechtliche Konsequenzen oder die persönliche Haftung von Vorständen und Geschäftsführern nach sich ziehen.

Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die Handelgeschäfte vorbereiten, abwickeln, rückgängig machen oder abschließen. Mit „Schriftstücken“ meint der Gesetzgeber auch elektronische Dokumente, also auch E-Mails. Darunter fallen beispielsweise:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Korrespondenz zur Projektabwicklung
• Rechnungen
• Rückgängigmachung oder Kündigungen

Uninteressant sind Werbesendungen, Prospekte und Angebote, die zu keinem Geschäftsabschluss geführt haben. Darunter fallen auch E-Mails mit werblichem Charakter oder Newsletter.

6 Jahre:

Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden.

10 Jahre:

• Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventarlisten
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz
• Buchungsbelege
• Zollrelevante Unterlagen
• Rechnungen

Unbestimmte Zeit:

• Auszüge oder Löschungen aus dem Grundbuch
• Patente
• Markenanmeldungen
• Dokumente, die in einem Rechtsverfahren eine Rolle spielen können
• Dokumente für noch nicht abgeschlossene Steuerverfahren

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe gesendet oder empfangen wurden. Erst danach dürfen sie vernichtet werden.

Wichtig ist, dass Behörden – insbesondere das Finanzamt – auf die elektronisch gespeicherten Daten jederzeit zugreifen können. Alle E-Mails und ihre Anhänge, die für das Finanzamt steuerrechtlich relevant sein könnten, müssen immer zugänglich sein.

In Betracht kommen hier vor allem die Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen vom November 2014.

Steuerrechtlich relevante Dokumente müssen gemäß den GoBD beim Absender und Empfänger so aufbewahrt werden, dass sie nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht aufgezeichnet, ordentlich und unveränderlich sind. In der Praxis müssen Unternehmen insbesondere nachweisen, dass ein elektronisches Dokument nicht verändert werden kann und dass ein Prüfer jederzeit Zugriff darauf hat – auch wenn es vor zehn Jahren erstellt und gespeichert wurde. Eine Rechnung im Word-Format auf einer alten CD erfüllt diese Kriterien nicht.

§ 147 Abs. 1 AO regelt, welche E-Mails mit welchen Inhalten aufbewahrt werden müssen:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind