E-MailsIn E-Mails immer die richtige Anrede formulieren

Die Anrede in E-Mails ist nach dem Betreff das Erste, was die Empfänger Ihrer Nachrichten lesen. Die Empfänger sollten sich von der E-Mail also angesprochen fühlen. Im beruflichen Umfeld sollten Sie im Zweifel eine förmliche Variante wählen.

Grundsätzlich werden Geschäftspartner auch in E-Mails mit „Sehr geehrter Herr …“ beziehungsweise „Sehr geehrte Frau …“ angesprochen. Für eine vertraute Person passt auch die Anrede „Liebe Frau …“ oder „Lieber Herr …“.

Zwischen der förmlichen und der vertrauten Anrede hat sich bei E-Mails das „Hallo“ als Anrede etabliert. Das ist nicht so formell wie „Sehr geehrte/r“, aber auch nicht so vertraulich wie „Liebe/r“.

Doch nicht jeder möchte von jedem gleich mit „Hallo“ begrüßt werden. Gerade im geschäftlichen Bereich kann die weniger formelle Anrede als weniger respektvoll aufgefasst werden. Das ist insbesondere dann schwierig, wenn der Empfänger deutlich älter oder auch deutlich jünger als der Absender ist oder wenn es ein größeres hierarchisches Gefälle zwischen beiden gibt.

Was Sie grundsätzlich vermeiden sollten, sind Hallo-Anreden ohne Namen oder mit Vor- und Nachnamen. „Hallo“ ohne Namen wirkt respektlos. „Hallo Barbara Kettl-Römer“ ist sehr unpersönlich. Im Zweifelsfall bleiben Sie lieber dabei, den Geschäftspartner mit „Sehr geehrte/r“ anzusprechen.

In Deutschland ist es nach wie vor üblich, akademische Titel ab dem Doktortitel in der Anrede zu verwenden. Sie sollten also auch in einer E-Mail jemanden mit einem Doktortitel so ansprechen:

„Sehr geehrter Herr Dr. Klöbner“

Amtsbezeichnungen wie „Herr Oberamtsdirektor“ müssen dagegen heutzutage nicht mehr auftauchen. In anderen Fällen ist es wieder eine Frage der Hierarchie. Wenn beispielsweise ein Student an einen Professor schreibt, sollte er höflichkeitshalber die Anrede „Sehr geehrter Herr Professor …“ wählen. Schreibt dagegen eine Professorin an eine andere Professorin, wird sie üblicherweise schlicht als Frau Klug an Frau Weise schreiben.

In Österreich ist es gang und gäbe, den akademischen Grad zu nennen. Nach der Bologna-Reform gibt es drei statt zwei Stufen beim akademischen Grad: Bachelor, BA (neu), Master, MA sowie Doctor of Philosopy, PhD. Diese Grade werden in der E-Mail-Anrede nicht genannt. Ob die alten Grade, also Magister oder Doktor, genannt werden, kann der Absender der E-Mail frei entscheiden. Bei mehreren akademischen Graden wird der höchste zuerst genannt.

Akademische Titel werden in Österreich abgekürzt und ohne nähere Bezeichnung aufgeführt. Beispiel: „Dr.“ statt „Dr. nat. techn.“.

Sie schreiben Ihre Nachrichten schon frühmorgens oder noch spät abends? Das bietet Ihnen Gelegenheit für eine individuellere Anrede, wie beispielsweise:

„Guten Morgen, Frau …“
„Guten Abend, Herr …“

Aber Vorsicht: Verwenden Sie diese Form der Anrede nur, wenn der Empfänger die Nachricht voraussichtlich auch zu dieser Tageszeit empfangen und lesen wird. Gerade die Abend-Anrede könnte auch als subtiler Druck aufgefasst werden, dass die E-Mail unbedingt noch am Abend gelesen und beantwortet werden soll.

Bei zwei Empfängern ist die Ansprache einfach. Nennen Sie beide in der Anrede so, wie Sie sie auch einzeln anschreiben würden. Beispiel für eine formelle und eine vertrautere Anrede an zwei Personen:

„Sehr geehrter Herr Professor Frank, sehr geehrter Herr Frei“
„Liebe Mia, liebe Birgit“

Bei zwei Empfängern müssen Sie entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie die Empfänger ansprechen. Im Privaten gilt nach wie vor die Etikette-Regel: Damen vor Herren, Ältere vor Jüngeren. Im beruflichen Umfeld gilt dagegen die hierarchische Rangordnung: Die ranghöhere Person wird zuerst genannt.

Wenn Sie mehr als zwei Personen ansprechen wollen, ist es nicht praktikabel, alle Personen nacheinander anzureden. Für die Anrede von mehreren Personen gibt es mehrere Möglichkeiten.

Nur den wichtigsten Empfänger ansprechen

Gibt es einen Empfänger, der am wichtigsten ist oder der Ihr Hauptansprechpartner ist? Dann schreiben Sie die E-Mail nur an diese Person und setzen die anderen Empfänger auf Kopie (CC). Die E-Mail erreicht alle Empfänger, aber Sie richten die Anrede an diese eine Person und ziehen sich damit elegant aus der Affäre. Das funktioniert leider nicht, wenn Ihr Schreiben alle Empfänger gleichermaßen betrifft.

Mehrere Personen als Gruppe anreden

Mehrere Empfänger können Sie als Gruppe ansprechen. Dabei müssen Sie das Geschlecht beachten. Das geht recht einfach, wenn die Empfänger alle dasselbe Geschlecht haben oder jedes Geschlecht mehrfach vertreten ist:

„Liebe Kolleginnen“
„Liebe Kolleginnen und Kollegen“

Kniffliger wird es, wenn ein Geschlecht nur durch eine Person vertreten ist. Eine Möglichkeit für solche Fälle besteht darin, die Person namentlich zu nennen. Damit wird die Person allerdings stärker herausgehoben und es entsteht leicht der Eindruck, dass die Person nicht zur Gruppe gehört. Besser ist es, die Gruppenbezeichnung im Singular zu verwenden.

„Liebe Kolleginnen, lieber Lukas“
„Liebe Teilnehmer, liebe Eva“
„Liebe Kolleginnen, lieber Kollege“
„Liebe Teilnehmer, liebe Teilnehmerin“

Geschlechtsneutrale Gruppenbezeichnung für mehrere Personen

Oft findet sich auch eine Gruppenbezeichnung, mit der sich alle Personen angesprochen fühlen. Zum Beispiel:

„Sehr geehrte Arbeitskreismitglieder“
„Liebes Projektteam“
„Liebe Kolleginnen und Kollegen aus der Produktion“

E-Mails sind flexibler und weniger förmlich als Briefe. Bei der Anrede in E-Mails sollten Sie dennoch darauf achten, dass die Empfänger diese einerseits nicht als respektlos empfinden, sich andererseits aber auch angesprochen fühlen.